2.4.1. Коллегия при мэре города образуется постановлением мэра города и является совещательным органом.
2.4.2. В состав коллегии входят по должности: мэр города - председатель коллегии, вице - мэр, первый заместитель мэра - заместители председателя коллегии, управляющий делами администрации города.
В состав коллегии могут входить другие должностные лица администрации города, государственных, муниципальных, коммерческих предприятий и учреждений, а также представители общественных организаций.
Состав коллегии утверждается постановлением мэра города.
2.4.3. Деятельность коллегии при мэре города основывается на коллегиальном, свободном обсуждении вопросов, открытости и гласности, законности, изучении и учете общественного мнения и организуется в соответствии с Положением о коллегии, утвержденной мэром города.
2.4.4. Заседания коллегии являются основной организационно - правовой формой ее деятельности.
День проведения заседаний - третья среда месяца. Ответственность за подготовку заседаний коллегии несет управляющий делами администрации города.
2.4.5. Вопросы для обсуждения на заседаниях коллегии вносятся структурными подразделениями администрации города на полугодие. Планирование работы коллегии ведется в соответствии с требованиями пп.2.2.1, 2.2.2 настоящего регламента.
2.4.6. Внеплановые вопросы могут включаться в повестку дня только по согласованию с мэром города при условии полной подготовленности необходимых для их рассмотрения материалов.
2.4.7. Ответственные за подготовку вопроса на заседание коллегии за 7 дней представляют управляющему делами администрации города полностью подготовленные и завизированные документы: справку (доклад) о состоянии дел по рассматриваемому вопросу; проект постановления мэра города с листом согласования; список лиц, приглашенных на заседание; список лиц, записавшихся для выступлений; справку к проекту постановления с указанием рассылки.
2.4.8. Проект постановления мэра города и материалы, представленные на заседание коллегии, предварительно обсуждаются в соответствующих службах; с проектом знакомятся должностные лица, ответственные за исполнение. Их замечания, разногласия, предложения фиксируются в листе согласования.
Наличие разногласий не является основанием для снятия вопроса с рассмотрения коллегии.
2.4.9. Документы, представленные на заседание коллегии, за 5 дней до заседания управляющий делами администрации города передает мэру города.
2.4.10. Рассмотренные мэром города материалы предстоящей коллегии передаются в общий отдел управления делами (в дальнейшем - общий отдел), который знакомит с замечаниями и поправками, внесенными мэром города, ответственных за подготовку вопросов на заседание коллегии.
2.4.11. Общий отдел после внесения в проекты постановлений поправок мэра города (если таковые имеются), ксерокопирует материалы коллегии для членов коллегии, глав администраций районов, средств массовой информации.
За три дня до заседания материалы коллегии вручаются для ознакомления членам коллегии и другим заинтересованным лицам.
2.4.12. О времени и месте проведения коллегии члены коллегии оповещаются общим отделом.
На заседания коллегии постоянно приглашаются заместители мэра города, главы районных администраций, начальники юридической службы, пресс - службы, организационно - методического отдела, прокурор города, представители средств массовой информации, которые оповещаются общим отделом.
В заседаниях коллегии могут участвовать депутаты городской думы и депутаты других уровней.
Приглашенные на заседания коллегии по конкретному вопросу оповещаются о времени и месте проведения коллегии отделом, ответственным за подготовку вопроса. Регистрацию приглашенных осуществляет также отдел, ответственный за подготовку вопроса.
2.4.13. Внеочередные заседания коллегии созываются мэром города по его инициативе, по предложениям его заместителей или руководителей структурных подразделений.
Предложения о созыве внеочередного заседания коллегии направляются мэру города в письменном виде с указанием вопросов, предлагаемых к включению в повестку дня заседания коллегии и обоснованием необходимости созыва внеочередного заседания.
Дату внеочередного заседания коллегии назначает мэр города не раньше, чем через 5 дней с момента поступления предложения.
Подготовка материалов для рассмотрения на внеочередном заседании коллегии осуществляется в том же порядке, как и подготовка плановых вопросов.
2.4.14. Проекты документов, подготовленные с нарушением порядка, установленного настоящим регламентом, к рассмотрению не принимаются.
Своевременность представления документов на заседания коллегии, доработки проектов постановлений после их рассмотрения, качество подготовки документов учитываются как основные показатели при подведении итогов работы подразделений администрации города за месяц.
2.4.15. Заседания коллегии протоколируются в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской думе и администрации г. Хабаровска, утвержденной распоряжением мэра города от 18.02.99 N 127-р (в дальнейшем - "Инструкция").
Протокол оформляется общим отделом, который не позднее чем через 3 дня после заседания коллегии представляется на подпись председателю коллегии.