ГУБЕРНАТОР КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
УКАЗ
от 5 декабря 2006 года N 131-уг
Об Инструкции по делопроизводству
(с изменениями на 30 января 2012 года)
_________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг
("Ведомости высших органов государственной власти Красноярского края" N 40 (192), 27.08.2007)
указом Губернатора Красноярского края от 11 августа 2010 года N 147-уг
("Ведомости высших органов государственной власти Красноярского края" № 41 (412), 16.08.2010)
указом Губернатора Красноярского края от 30 января 2012 года N 14-уг
("Ведомости высших органов государственной власти Красноярского края" № 5 (517), 13.02.2012)
_________________________________
В соответствии со статьей 88 Устава Красноярского края
постановляю:
1. Пункт утратил силу с 14 февраля 2012 года на основании указа Губернатора Красноярского края от 30 января 2012 года N 14-уг, - см. предыдущую редакцию.
2. Признать утратившим силу указ Губернатора края от 29.12.01 № 1-уг «О Порядке подготовки проектов указов, распоряжений и писем Губернатора края».
3. Опубликовать указ в «Ведомостях высших органов государственной власти Красноярского края».
4. Указ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.
Губернатор края
А.Г.Хлопонин
УТВЕРЖДЕНА
указом Губернатора края
от 05.12.06 № 131-уг
Инструкция по делопроизводству
1. Общие положения
1.1. Правовой основой Инструкции по делопроизводству (далее - Инструкция) являются законодательство Российской Федерации и Красноярского края, государственные стандарты в области делопроизводства и архивного дела.
1.2. Инструкция устанавливает порядок документационного обеспечения исполнения полномочий Губернатора края и Совета администрации края.
1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.4. При работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется управлением документационного обеспечения Совета администрации края (далее - УДО).
2. Организация документооборота
2.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов
2.1.1. Движение документов в Совете администрации края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
2.1.2. В Совете администрации края используется централизованная форма делопроизводства.
Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется структурными подразделениями УДО.
Прием и отправка документов осуществляется другими структурными подразделениями аппарата Совета администрации края в случаях, установленных пунктами 2.1.4, 2.1.8, 2.3.7 Инструкции.
2.1.3. Доставка корреспонденции в Совет администрации края осуществляется:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
нарочно - представителями (экспедиторами, курьерами) различных организаций, учреждений, предприятий.
Документы могут быть переданы Губернатору края и в Совет администрации края при личном приеме.
2.1.4. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, осуществляется управлением Совета администрации края по безопасности и взаимодействию с правоохранительными органами.
Передача корреспонденции, принятой управлением Совета администрации края по безопасности и взаимодействию с правоохранительными органами, в отдел служебных писем УДО для регистрации осуществляется в день их поступления.
2.1.5. Прием корреспонденции, доставляемой в рабочие дни почтовым отделением связи, факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью, нарочно, осуществляется отделом служебных писем УДО.
2.1.6. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с телеграфных и факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера Совета администрации края.
2.1.7. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).
В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.
При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
2.1.8. Прием корреспонденции, поступающей в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, осуществляется справочно-информационной службой мобилизационного управления Совета администрации края.
Передача корреспонденции, принятой справочно-информационной службой, в отдел служебных писем УДО для регистрации осуществляется до 10 часов в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. Срочные документы либо информация о поступлении таких документов передаются руководителям незамедлительно.
2.1.9. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.
Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями, в отдел служебных писем УДО для регистрации осуществляется в день их приема (передачи).
2.1.10. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.
При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении, составляется акт.
В случае, если такой документ решено не возвращать, акт составляется в 3 экземплярах, один из которых остается в отделе служебных писем УДО, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается по назначению.
В случае принятия решения о возврате документа отправителю акт составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится в отделе служебных писем УДО, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.
Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением № 1.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.1.11. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку «Лично», не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу.
2.1.12. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
2.1.13. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.
Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 2.
2.1.14. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:
полномочий, отнесенных к компетенции руководителей;
сложности поставленных вопросов;
авторства;
срочности исполнения.
2.2. Регистрация документов
2.2.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
2.2.2. Документы регистрируются при поступлении в отдел служебных писем УДО. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Срочные документы регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно.
Корреспонденция с пометкой «Лично», а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.
2.2.3. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.
При регистрации входящих документов в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
фамилия лица, подписавшего документ;
дата документа;
исходящий номер;
дата поступления;
регистрационный номер документа;
заголовок документа (краткое содержание);
резолюция;
срок исполнения;
количество листов приложения;
дата ответа заявителю;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Основными реквизитами при регистрации исходящих инициативных документов являются:
наименование организации - получателя документа;
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер;
заголовок документа (краткое содержание);
фамилия руководителя, подписавшего документ;
фамилия лица, являющегося составителем документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.
2.2.4. На первом листе регистрируемых документов в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Совет администрации края.
Отметка о поступлении документа включает в себя:
наименование органа исполнительной власти края - Совет администрации края;
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. Форма регистрационного штампа приведена в приложении № 3.
2.2.5. Входящий регистрационный номер документа включает в себя:
индекс приемной руководителя, отделяемый дефисом. Индексы приемных руководителей приведены в приложении № 4;
порядковый номер в пределах календарного года;
буквенный индекс, проставляемый через дефис: пр - первоначальное, дп - депутатское, иф - информационное, вн - внутреннее, от - ответное, дсп - для служебного пользования.
Исходящий регистрационный номер включает в себя:
индекс приемной руководителя, отделяемый дефисом;
порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.
В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.
2.2.6. При регистрации входящих документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации, регистрационному номеру и т.п.) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:
повторной регистрации одного и того же документа;
зарегистрированных ранее документов по данной теме;
