ГУБЕРНАТОР ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 22 апреля 2005 года N 83
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА И АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
{Утратил силу:
Указ Губернатора Орловской области от 07.08.2006 г. N 185}
1. Утвердить Положение об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области (приложение N 1), структуру (приложение N 2), штатное расписание (приложение N 3).
2. Указ Губернатора области от 14 января 2002 г. N 27 "Об утверждении Положения об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области" считать утратившим силу.
Первый заместитель
Губернатора В.А.Кочуев
Приложение N 1
к указу Губернатора области
от 22 апреля 2005 г. N 83
ПОЛОЖЕНИЕ об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области
I. Общие положения
Управление делопроизводства является структурным подразделением Аппарата Губернатора и администрации Орловской области.
Положение, структура и штатное расписание управления утверждается указом Губернатора области. Положения об отделах, должностные регламенты утверждает заместитель Губернатора области -руководитель Аппарата Губернатора и администрации области.
Свою работу управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации и Орловской области, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, указами и распоряжениями Губернатора, постановлениями и распоряжениями Коллегии администрации Орловской области, настоящим Положением, приказами руководителя Аппарата Губернатора области.
II. Основные функции управления
документационное обеспечение деятельности Губернатора области, Коллегии администрации области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области;
координация деятельности соответствующих служб органов исполнительной государственной власти специальной компетенции, органов местного самоуправления.
III. Основные функциональные задачи управления
совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной копировально-множительной, машинописной и компьютерной техники;
обеспечение оперативного прохождения документов в Аппарате Губернатора и администрации области, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений Губернатору и Коллегии администрации области по ее сокращению, нормализации и оптимизации документооборота в аппарате;
оказание помощи структурным подразделениям Аппарата Губернатора и администрации области, органам местного самоуправления в постановке делопроизводства;
разработка сводной номенклатуры в Аппарате Губернатора и администрации области;
оформление указов, распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области;
документальное обеспечение подразделений Аппарата Губернатора и администрации области;
техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых Губернатором и Председателем Коллегии администрации области; прием и учет служебной корреспонденции;
отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;
техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, диктофонно - машинописных и копировально-множительных работ;
отбор, учет, хранение копий указов и распоряжений Президента, Российской Федерации, федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, документов Совета Федерации и Государственной Думы;
подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в Аппарате Губернатора и администрации области;
обеспечение необходимой бланочной продукцией приемных руководства, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области;
формирование в дела документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
оформление и хранение в течение установленного срока протоколов заседаний при Губернаторе и Председателе Коллегии администрации области, указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области, в том числе по личному составу, ведение учета и хранение законченных делопроизводством дел и документации Губернатора и Коллегии администрации области, подготовка и сдача их в архив в соответствии с правилами;
осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поступивших в Аппарат Губернатора и администрации законов, указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства, информирование руководства области о сроках рассмотрения документов;
доведение до сведения руководителей органов местного самоуправления, заинтересованных предприятий, учреждений и организаций, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области указов и распоряжений Губернатора,
постановлений и распоряжений Коллегии администрации области, в том числе по личному составу;
регистрация поступивших в Аппарат Губернатора и администрации области предложений, заявлений и жалоб граждан и передача их на рассмотрение руководству области; организация приема граждан по лычным вопросам руководством области;
осуществление контроля за своевременным рассмотрением, предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состояния этой работы в Аппарате Губернатора и администрации области, в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции;
ведение учета правовых актов, исполнение которых стоит на контроле; регулярное напоминание консультантам заместителей Губернатора о необходимости подготовки правовых актов о признании утратившими силу исполненных документов либо о продлении сроков их исполнения;
подготовка копий официальных документов Губернатора области и Коллегии администрации области в электронном виде для ведения банка правовых актов, а также для сборника "Собрание нормативно-правовых актов Орловской области";
организация работы бюро пропусков в здании администрации Орловской области;
разработка инструкции по делопроизводству, образцов бланков, штампов, печатей для Аппарата Губернатора и администрации области, составление графика приема граждан по личным вопросам руководством области, осуществление контроля за состоянием этой работы;
проведение профилактического ремонта пишущих машинок и копировально-множительной техники в Аппарате Губернатора и администрации области;
осуществление заверения документов гербовой и простой печатями.
IV. Права управления:
Управление имеет право:
запрашивать и получать от структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области материалы и информацию, связанную с осуществлением функций, возложенных на управление, требовать своевременного предоставления всех необходимых материалов к заседаниям и совещаниям, проводимым Губернатором и Председателем. Коллегии администрации области;
осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата Губернатора и администрации области;
возвращать исполнителям в структурные подразделения Аппарата Губернатора и администрации области для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;
привлекать по согласованию с руководителями структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области специалистов научно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовки инструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработки рекомендаций по рационализации способов и приемов работы с документами, унификации и регламентации документационных процессов, повышению эффективности и культуры управленческого труда.
организовывать учебу кадров по вопросам делопроизводства;
изучать накопленный опыт в области документоведения;
вносить предложения на приобретение копировально-множительной, машинописной, звукозаписывающей и организационной техники, необходимой для выполнения возложенных на управление функциональных задач;
участвовать в формировании годовых заказов на канцелярские принадлежности;
вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления.
V. Организация деятельности управления
Управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области возглавляет начальник управления, который назначается Губернатором области по представлению заместителя Губернатора -руководителя Аппарата Губернатора и администрации области.
Начальник управления осуществляет действия от имени управления, представляя его интересы перед всеми органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления.
Начальник управления имеет заместителя, назначаемого по его предложению Губернатором области по представлению заместителя Губернатора -руководителя Аппарата Губернатора и администрации области.
Заместитель начальника управления руководит порученным ему участком работы, координирует деятельность отделов и сектора управления, в соответствии с должностным регламентом выполняет другие поручения начальника управления.
VI. Ответственность должностных лиц
Начальник управления несет персональную ответственность за выполнение функций и функциональных задач, возложенных на управление, с учетом прав, предоставленных ему настоящим положением.
Заместитель начальника управления, начальники отделов управления, заведующий сектором несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными регламентами.
Специалисты управления несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными регламентами.
Приложение N 2
к указу Губернатора области
от 22 апреля 2005 г. N 83
СТРУКТУРА управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области
Начальник управления делопроизводства
Специалист II категории
Заместитель начальника управления делопроизводства, начальник отдела делопроизводства
Протокольный сектор
Отдел по работе с обращениями граждан
Машинописное бюро
Копировально-множительное бюро
Бюро пропусков
