РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГУБЕРНАТОР ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

УКАЗ

Об утверждении Положения об управлении делопроизводства

1. Утвердить Положение об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области (приложение № 1), структуру (приложение № 2), штатное расписание (приложение № 3).

2. Распоряжение Главы администрации области от 31.12.97 г. № 486-р "Об утверждении Положения об управлении делопроизводства администрации области" считать утратившим силу.

Приложение № 1
 к Указу Губернатора области
 от 14 января 2002 г. № 27

ПОЛОЖЕНИЕ
 об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области

     1. Общие положения

1. Управление делопроизводства является структурным подразделением Аппарата Губернатора и администрации Орловской области. Положение, структура и штатное расписание управления утверждается Указом Губернатора области. Положения об отделах, должностные инструкции утверждает заместитель Губернатора области - руководитель Аппарата.

2. Свою работу управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, Указами и распоряжениями Губернатора, постановлениями и распоряжениями Коллегии администрации Орловской области и настоящим Положением, приказами руководителя Аппарата Губернатора области.     

II. Основные задачи и функции управления

3. Основными задачами управления являются:

совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной копировально-множительной, машинописной и компьютерной техники;

обеспечение оперативного прохождения документов в аппарате Губернатора и администрации области, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений Губернатору и Коллегии администрации области по ее сокращению, нормализации и оптимизации документооборота в аппарате;

оказание помощи структурным подразделениям аппарата Губернатора и администрации области, райгорадминистрациям в постановке делопроизводства;

разработка сводной номенклатуры в аппарате Губернатора и администрации области;

оформление и выпуск Указов, распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области;

документальное обеспечение подразделений аппарата Губернатора и администрации области;

техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых Губернатором и председателем коллегии администрации области;

прием и учет служебной корреспонденции; отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;

техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, диктофонно-машинописных и копировально-множительных работ;

отбор, учет, хранение копий Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, документов Совета Федерации и Государственной Думы;

подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в аппарате Губернатора и администрации области;

обеспечение необходимой бланочной продукцией приемных руководства;

формирование в дела документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

оформление и хранение в течение установленного срока протоколов заседаний при Губернаторе и председателе коллегии администрации области, Указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений коллегии администрации области, в том числе по личному составу, ведение учета и хранение законченных делопроизводством дел и документации Губернатора и Коллегии областной администрации, подготовка и сдача их в архив в соответствии с правилами;

осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поступивших в Аппарат Губернатора и администрации Законов, Указов Президента, Постановлений и распоряжений Правительства, информирование Губернатора и руководства области о сроках рассмотрения документов;

доведение до сведения и исполнения руководителей горрайадминистраций, заинтересованных предприятий, учреждений и организаций, структурных подразделений аппарата Губернатора и администрации области Указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений коллегии администрации области, в том числе по личному составу;

направление в вышестоящие органы власти копий Указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений коллегии администрации Орловской области;

регистрация поступивших в Аппарат Губернатора и администрации области предложений, заявлений и жалоб граждан и передача их на рассмотрение руководству области; организация приема граждан по личным вопросам руководством области;

осуществление контроля за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состояния этой работы в аппарате Губернатора и администрации области, в органах государственной исполнительной власти и специальной компетенции, в администрациях городов и районов;

разработка инструкции по делопроизводству, образцов бланков, штампов, печатей для аппарата Губернатора и администрации области, составление графика приема граждан по личным вопросам руководством администрации области, осуществление контроля за состоянием этой работ;

проведение профилактического ремонта пишущих машинок и копировально-множительной техники в аппарате Губернатора и администрации области.

4. При осуществлении своих функций управление:

взаимодействует со структурными подразделениями аппарата Губернатора и администрации области по вопросам организации и совершенствования делопроизводства;

организует учебу кадров по вопросам делопроизводства;

подготавливает с участием других подразделений администрации области инструкции и методические материалы, направленные на организацию работы в рамках единой системы делопроизводства;

изучает накопленный опыт в области документоведения;

вносит предложения на приобретение копировально-множительной, машинописной, звукозаписывающей и организационной техники, необходимой для выполнения возложенных на управление задач;

участвует в формировании годовых заказов на канцелярские принадлежности;

пользуется печатями и бланками со своим наименованием;

ведет переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления.

5. Управление имеет право:

запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата Губернатора и администрации области, райгорадминистраций материалы и информацию, связанную с осуществлением функций, возложенных на управление, требовать своевременного представления всех необходимых материалов к заседаниям и совещаниям, проводимым Губернатором и Председателем коллегии администрации области;

осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и администрации области и райгорадминистрациях;

возвращать исполнителям в структурные подразделения аппарата Губернатора и администрации области для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

привлекать по согласованию с руководителями подразделений аппарата Губернатора и администрации области специалистов научно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовки инструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработки рекомендаций по рационализации способов и приемов работы с документами, унификации и регламентации документационных процессов, повышению эффективности и культуры управленческого труда.

6. Указания управления по устранению выявленных недостатков и нарушений в оформлении материалов и служебной корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора области и его заместителей, являются обязательными для структурных подразделений аппарата Губернатора и администрации области, райгорадминистраций.

III. Организация деятельности управления

7. Управление делопроизводства администрации области возглавляет начальник управления, который назначается Губернатором области по представлению заместителя Губернатора- руководителя Аппарата. Он подчиняется только Губернатору, в его отсутствие - первому заместителю Губернатора и заместителю Губернатора - руководителю аппарата.

Начальник управления осуществляет действия от имени управления, представляя его интересы перед всеми органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления.

Начальник управления имеет заместителя, назначаемого по его предложению Губернатором области по представлению заместителя Губернатора - руководителя аппарата.

Заместитель начальника управления руководит порученным ему участком работы, координирует деятельность отдела и секторов управления, в соответствии с должностной инструкцией, выполняет другие поручения начальника управления.

Начальники отделов и заведующая сектором, главные, ведущие специалисты и другие работники управления назначаются на должность и освобождаются от должности Губернатором области по представлению заместителя Губернатора - руководителем Аппарата.

8. Начальник управления:

руководит деятельностью управления;

несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач, находящимся в компетенции управления;

самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности управления, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими подразделениями или должностными лицами аппарата Губернатора и администрации области;

организует взаимодействие с различными организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления;

подготавливает предложения, подписывает и визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью управления;

согласовывает подготавливаемые структурными подразделениями аппарата Губернатора и администрации области нормативные акты, документы и материалы, которыми предусматривается внесение дополнений и изменений в единую систему делопроизводства;

вносит предложения о назначениях работников управления;

определяет порядок и режим работы структурных подразделений управления, готовит Положения об отделах, секторах и должностные Инструкции работников управления;

вносит предложения по улучшению условий оплаты труда работников управления, их поощрению и наложению на них взысканий;

несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на управление настоящим Положением;

организует мероприятия по повышению квалификации работников аппарата Губернатора и администрации, областных управлений, комитетов, отделов, городских и районных администраций, занятых делопроизводством;

вносит предложения по вопросам расширения материально-технической базы множительной техники и обеспечения ее расходными материалами;

осуществляет общий контроль за постановкой работы по исполнению Законов, Указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также Указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений коллегии администрации области по вопросам делопроизводства и работы с обращениями граждан;

организует работу по совершенствованию системы делопроизводства в аппарате Губернатора и администрации области, оказанию практической помощи в работе районным и городским администрациям;

организует при необходимости проверку состояния этой работы в структурных подразделениях Аппарата Губернатора и администрации области, органах государственной исполнительной власти специальной компетенции;

осуществляет общий контроль за постановкой работы в районах и городах области по вопросам рассмотрения обращений граждан, организации их личного приема руководством области, начальниками областных управлений, комитетов, отделов и других структурных подразделений.

IV. Состав управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области

9. В состав управления делопроизводства входят следующие подразделения:

отдел делопроизводства;

протокольный сектор;

отдел по работе с обращениями граждан;

машинописное бюро;

копировально-множительное бюро.