РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении Положения об управлении делопроизводства администрации области

Утвердить прилагаемое Положение об управлении делопроизводства администрации области.

УТВЕРЖДЕНО
 распоряжением главы администрации области
 31 декабря 1997 г. № 486-р

ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении делопроизводства администрации области

I. Общие положения

1. Управление делопроизводства областной администрации является структурным подразделением областной администрации.

Структура и штатная численность Управления утверждаются главой администрации области.

2. Свою работу Управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями и поручениями главы администрации области и настоящим Положением.

II. Основные задачи и функции Управления

3. Основными задачами Управления являются:

совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной копировально-множительной, машинописной и организационной техники;

обеспечение оперативного прохождения документов в администрации области, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений руководству администрации по ее сокращению, нормализации и оптимизации документооборота в администрации;

оказание помощи структурным подразделениям областной администрации, райгорадминистрациям в постановке делопроизводства;

разработка сводной номенклатуры областной администрации;

оформление и выпуск постановлений, распоряжений и поручений главы администрации области;

документальное обеспечение подразделений областной администрации;

техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых главой администрации области;

прием, учет государственной службой корреспонденции;

отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;

справочная работа по входящим и исходящим документам;

техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, диктофонно-машинописных, копировально-множительных работ;

отбор, учет, хранение копий указов и распоряжений Президента Российской Федерации, Федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, документов Совета Федерации и Государственной Думы;

подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в администрации области;

обеспечение необходимой бланочной продукцией приемных руководства;

формирование в дела документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

оформление и хранение в течение установленного срока протоколов заседаний при главе администрации, постановлений и распоряжений главы администрации области, в том числе по личному составу, ведение учета и хранение законченных делопроизводством дел и документации областной администрации, подготовка и сдача их в архив в соответствии с правилами;

осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию Законов, Указов Президента, Постановлений и распоряжений Правительства, информирование руководства областной администрации о сроках рассмотрения документов;

доведение до сведения и исполнения руководителей горрайадминистраций, заинтересованных предприятий, учреждений и организаций, структурных подразделений администрации постановлений и распоряжений главы областной администрации, в том числе по личному составу;

направление в вышестоящие органы власти копий постановлений и распоряжений главы администрации области;

регистрация поступивших в областную администрации предложений, заявлений и жалоб граждан;

ведение учета и передача их на рассмотрение руководству администрации, организация приема граждан по личным вопросам руководством областной администрации;

осуществление контроля за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состояния этой работы в аппарате областной администрации, в управлениях, отделах и объединениях, в администрациях городов и районов;

разработка инструкции по делопроизводству, образцов бланков, штампов, печатей для аппарата областной администрации, составление графика приема граждан по личным вопросам, руководством областной администрации, начальниками управлений, отделов комитетов и объединений, осуществление контроля за состоянием этой работы;

проведение профилактического ремонта пишущих машинок и копировально-множительной техники в аппарате областной администрации.

4. При осуществлении своих функций Управление:

взаимодействует со структурными подразделениями администрации области по вопросам организации и совершенствования делопроизводства;

организует учебу кадров по вопросам делопроизводства;

подготавливает с участием других подразделений администрации области инструкции и методические материалы, направленные на организацию работы в рамках единой системы делопроизводства;

изучает накопленный опыт в области документоведения;

вносит предложения на приобретение копировально-множительной, машинописной, звукозаписывающей и организационной техники, необходимой для выполнения возложенных на Управление задач;

участвует в формировании годовых заказов на канцелярские принадлежности;

пользуется печатями и бланками со своим наименованием;

ведет переписку по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

5. Управление имеет право:

запрашивать и получать от структурных подразделений администрации области, райгорадминистраций материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на Управление, требовать своевременного представления всех необходимых материалов к заседаниям и совещаниям, проводимым главой администрации области;

осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации области и райгорадминистрациях;

возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации области ведомства и органы исполнительной власти на местах для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

привлекать по согласованию с руководителями подразделений администрации области специалистов научно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовки инструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработки рекомендаций по рационализации способов и приемов работы с документами, унификации и регламентации документационных процессов, повышению эффективности и культуры управленческого труда.

6. Указания Управления по устранению выявленных недостатков и нарушений в оформлении материалов и служебной корреспонденции, поступающей в адрес главы администрации и его заместителей,являются обязательными для структурных подразделений администрации области, райгорадминистраций.

III. Организация деятельности Управления

7. Управление делопроизводства администрации области возглавляет начальник Управления, который назначается главой администрации области. Он подчиняется только главе администрации, в его отсутствие 1 заместителю главы и заместителю главы - руководителю аппарата.

Начальник Управления осуществляет действия от имени Управления, представляя его интересы перед всеми органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

Начальник Управления имеет заместителя, назначаемого по его предложению, главой администрации области по представлению заместителя главы - руководителя аппарата.

Заместитель начальника Управления руководит порученным ему участком работы, координирует деятельность отдела и секторов Управления, выполняет другие функции по поручению начальника Управления.

Начальник отдела и заведующие секторами, главные, ведущие специалисты и другие работники Управления назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации по предложению начальника Управления.

8. Начальник Управления:

руководит деятельностью Управления;

самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности Управления, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими подразделениями или должностными лицами администрации области;

организует взаимодействие с различными организациями по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

подготавливает предложения, подписывает и визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью Управления;

согласовывает подготавливаемые структурными подразделениями администрации области нормативные акты, документы и материалы, которыми предусматривается внесение дополнений и изменений в единую систему делопроизводства;

вносит предложения о назначениях работников Управления;

определяет порядок и режим работы структурных подразделений Управления, утверждает положения об отделах, секторах и должностные инструкции работников Управления;

вносит предложения по улучшению условий оплаты труда работников Управления, их поощрению и наложению на них взысканий;

несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на Управление настоящим Положением.

организует мероприятия по повышению квалификации работников аппарата администрации, областных управлений, отделов, городских и районных администраций, занятых делопроизводством;

вносит предложения по вопросам расширения материально-технической базы множительной техники и обеспечения ее расходными материалами;

осуществляет общий контроль за постановкой работы по исполнению Законов, Указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства, а также постановлений и распоряжений главы администрации по вопросам делопроизводства и работы с обращениями граждан;

организует работу по совершенствованию системы делопроизводства в аппарате областной администрации, в районных и городских администрациях;

организует при необходимости проверку состояния этой работы в областных управлениях, отделах и объединениях областной администрации;

осуществляет общий контроль за постановкой работы в районах и городах области по вопросам рассмотрения обращений граждан, организации их личного приема руководством областной администрации, начальниками областных управлений, комитетов, отделов и объединений.

IV. Состав управления делопроизводства областной администрации

9. В состав управления делопроизводства входят:

сектор по работе со служебными документами;

протокольный сектор;

отдел по работе с обращениями граждан;

машинописное бюро;

копировально-множительное бюро.