18.1. В целях установления единой системы формирования и учета дел в делопроизводстве администрации создается номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве администрации по установленной форме, с указанием сроков хранения дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда администрации.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, на которые опись дел не составляется.
Номенклатуру дел администрации (приложение 2), составляют работники отдела делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений администрации в соответствии с нормативными документами администрации, типовыми и иными перечнями документов с указанием сроков хранения.
Номенклатуры дел структурных подразделений администрации (приложение 3) разрабатывается специалистами ответственными за делопроизводство в данном подразделении.
18.2. После утверждения номенклатуры дел администрации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
18.3. Номенклатура дел администрации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
18.4. Согласованная с экспертно-проверочной комиссией департамента культуры Брянской области номенклатура дел администрации в конце каждого года уточняется, утверждается заместителем Губернатора Брянской области, возглавляющим администрацию, и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 29.05.2017 N 155-рп)
Номенклатура дел администрации согласовывается с экспертно-проверочной комиссией департамента культуры Брянской области не реже одного раза в 5 лет. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 29.05.2017 N 155-рп)
В случае коренного изменения функций и структуры администрации разрабатывается новая номенклатура дел.
18.5. При формировании дел в соответствии с номенклатурой дел должны быть соблюдены следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики.
18.6. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и списанию. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива администрации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
подшивку или переплет документов дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях (для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела и т.д.)) внутренней описи документов дела;
оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу (внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости - заголовок каждого тома. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий, имен, отчеств.
Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен, отчеств в хронологическом порядке по годам.