2.1. Поступающая в администрацию Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области корреспонденция принимается, обрабатывается и регистрируется сектором по работе с корреспонденцией отдела делопроизводства и протокола (далее - канцелярия) в локальной сети администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело"). (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Документы, поступившие в нерабочее время (письма, телеграммы, документы, переданные по телефаксу), принимаются дежурным специалистом секретариата Губернатора области. Их поступление фиксируется в специальном журнале. Срочные документы немедленно докладываются Губернатору области или лицу, которому они адресованы. Все поступившие в нерабочее время документы в следующий рабочий день передаются на регистрацию в канцелярию отдела делопроизводства и протокола.
Подразделения администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, приведенные в перечне (приложение 1), ведут прием, регистрацию и направляют поступающую корреспонденцию в соответствии с нормативными документами, регламентирующими их работу. В случае поступления в канцелярию документов, адресованных приведенным в перечне подразделениям, они передаются для регистрации и работы с ними под роспись в соответствующие подразделения. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Абзац исключен на основании распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп.
Телефонограммы в адрес Губернатора области принимаются дежурным специалистом секретариата Губернатора области, а в адрес заместителей Губернатора, руководителей подразделений администрации - работниками их приемных.
При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления документов, целостность вложений.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.
На документе на нижнем поле первого листа проставляются порядковый номер и дата поступления (образец регистрационного штампа - приложение 2).
Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
Не подлежат регистрации копии нормативно-распорядительных документов органов местного самоуправления области. Поступившие в канцелярию копии учитываются в отдельном журнале и передаются под роспись в управление по работе с территориями и муниципальными образованиями для учета и обобщения.
2.2. При недостаче или повреждении документа составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступающих документов, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
На пакетах с пометкой "Лично" или адресованных общественным организациям проставляются дата поступления и учетный номер; они учитываются по реквизитам, указанным на конверте, и передаются адресатам без вскрытия.
2.3. Корреспонденция, поступившая от юридических лиц и адресованная Губернатору, заместителям Губернатора, регистрируется в день поступления канцелярией отдела делопроизводства в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело". Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания либо на следующий день. Приложения к документам отдельно не регистрируются.
Информация о зарегистрированных и переадресованных канцелярией документах доступна для просмотра и использования всем пользователям системы САДД "Дело". (п. 2.3 в ред. распоряжения администрации Брянской области от 18.03.2010 N 171-р)
2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Брянской области, вице-губернатором Брянской области и заместителями Губернатора Брянской области, а также с учетом сфер деятельности курируемых ими подразделений администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области и органов исполнительной власти Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы или поступившее обращение является повторным, то копии материалов предыдущего обращения и упоминаемых документов приобщаются к повторному обращению.
Корреспонденция, адресованная Губернатору, поступившая в канцелярию до 15.00 (в том числе от служб вице-губернатора, заместителей Губернатора, исполнительных органов власти области), передается в отдел по обеспечению деятельности Губернатора в 16.00, поступившая после 15.00 получается помощником Губернатора на следующий день. Весьма срочные и срочные документы передаются немедленно.
Документы, адресованные вице-губернатору, заместителям Губернатора, структурным подразделениям администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, регистрируются и распределяются по папкам соответствующих служб в день их поступления. При этом помощникам вице-губернатора, заместителей Губернатора необходимо не реже трех раз в день изымать из своей папки поступившую корреспонденцию. О поступлении срочных и весьма срочных документов сотрудники канцелярии уведомляют немедленно. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Корреспонденция от служб вице-губернатора, заместителей Губернатора, предназначенная для передачи органам исполнительной власти, принимается в канцелярии до 13.00 и передается под роспись специалистам исполнительных органов, ответственным за делопроизводство, в 15.00. При получении документов специалистом в журнале передачи корреспонденции обязательно указывается фамилия получившего документы, ставится его роспись и дата.
Сотрудники, получившие корреспонденцию в канцелярии, несут полную ответственность за ее сохранность. (п. 2.4 в ред. распоряжения администрации Брянской области от 18.03.2010 N 171-р)
2.5. Законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, постановления палат Федерального Собрания, решения Совета Государственной Думы канцелярией передаются в сектор документального контроля для регистрации и контроля исполнения и прохождения. Порядок работы с этими документами определяется Инструкцией по организации контроля исполнения нормативных и распорядительных документов в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
2.6. Результаты рассмотрения документов руководителем отражаются в резолюциях, которые печатаются на бланках формата А6 и должны содержать:
наименование должности, фамилию и инициалы имени и отчества руководителя;
ссылку на номер документа, к которому готовится данная резолюция;
фамилии и инициалы имени и отчества лиц, определенных исполнителями данного документа;
четкие и исчерпывающие указания о порядке, характере и сроках исполнения документа;
подпись руководителя;
дату подписания резолюции руководителем.