1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с документами несекретного характера, основные правила их подготовки и оформления в структурных подразделениях администрации
Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области <*>. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
--------------------------------
<*> Правила и порядок работы с секретными документами в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области регламентируются специальной инструкцией. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, нормативными документами областной Думы и администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, нормативными требованиями Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) <**>, типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
--------------------------------
<**> ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Москва, 1991.
1.2. Настоящая Инструкция ориентирована на использование наряду с традиционными правилами и приемами работы с документами автоматизированных систем учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.
Осуществление программного и технического обеспечения автоматизированных систем возлагается на отдел информационных систем хозяйственного управления. Внедрение новых автоматизированных технологий подготовки и обработки документированной информации должно отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письмами граждан в комитетах, управлениях, отделах, службах и других структурных подразделениях администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее именуются - подразделения администрации) возлагается на их руководителей. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Заместители Губернатора, руководители подразделений администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области определяют ответственных за ведение делопроизводства, функции которых устанавливаются должностной инструкцией. Инструкция должна предусматривать выполнение работниками службы делопроизводства следующих основных обязанностей: (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
учет (регистрация) внутренних документов;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний (резолюций) непосредственно работнику-исполнителю;
учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;
организация справочно-информационной работы;
подготовка проекта номенклатуры дел подразделения;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел на хранение;
выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
передача информации (ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в технологическую базу данных автоматизированной системы САДД "Дело";
обеспечение сохранности базы данных о документах подразделения в системе САДД "Дело";
ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;
подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;
учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении.
1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений, входящих в состав администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, а также вновь образуемых подразделений администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)