6. Оформление писем и телеграмм
6.1. Правила оформления писем и телеграмм должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложения 15, 16).
6.2. Передача текста служебного документа по телеграфу (телеграммой) допускается в тех случаях, когда требуется его срочное доведение до исполнителя.
6.3. Письма и телеграммы за подписью Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителя аппарата администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области печатаются на бланках по установленной форме (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп).
За подписью Губернатора области готовятся:
обращения, письма в адрес прокуратуры Брянской области, управления ФСБ России по Брянской области, УВД по Брянской области, других правоохранительных органов, а также ответы на их представления и другие документы, на обращения руководителей муниципальных образований области, депутатские запросы, корреспонденцию, адресованную Губернатору области лично, если в резолюции не определено иначе; (в ред. распоряжения администрации Брянской области от 30.07.2007 N 943-р)
письма в адрес Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Правительства, руководителей структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, председателя Брянской областной Думы, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и его аппарата, руководителей иностранных государств, руководителей субъектов Российской Федерации и государств - участников СНГ, если поручением не определено иначе.
6.3. Письма и телеграммы за подписью Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителя аппарата администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области печатаются на бланках по установленной форме (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп).
За подписью Губернатора области готовятся:
обращения, письма в адрес прокуратуры Брянской области, управления ФСБ России по Брянской области, УВД по Брянской области, других правоохранительных органов, а также ответы на их представления и другие документы, на обращения руководителей муниципальных образований области, депутатские запросы, корреспонденцию, адресованную Губернатору области лично, если в резолюции не определено иначе; (в ред. администрации Брянской области от 30.07.2007 N 943-р)
Запросы в адрес управления МВД России по Брянской области о выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования направляются в адрес начальника информационного центра управления МВД России по Брянской области за подписью начальника управления государственной службы и организационной работы администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
На исходящих письмах фамилия, инициалы и телефон исполнителя проставляются на обороте последнего листа письма.
Проекты ответов на обращения прокуратуры по вопросам деятельности администрации должны проходить обязательное согласование с управлением региональной безопасности администрации. (в ред. распоряжения администрации Брянской области от 28.02.2013 N 188-р)
Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, и другие в соответствии с абзацами 3, 4 пункта 6.3 должны представляться на подпись Губернатору после проверки и корректорской доработки в секторе протокольной работы отдела делопроизводства и протокола с визами руководителя аппарата и начальника отдела делопроизводства и протокола.
Второй (или последующий остающийся в деле) экземпляр письма визируется исполнителем, заместителем Губернатора, к чьей компетенции относится данный вопрос, другими должностными лицами в соответствии с поручением Губернатора области. Виза включает подпись, ее расшифровку и дату.
Письма за подписью вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области корректируются и оформляются на гербовых бланках помощниками, сотрудниками служб вице-губернатора, заместителей Губернатора, ответственными за делопроизводство, либо по их усмотрению и под их ответственность сотрудниками курируемых структурных подразделений. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Письма за подписью вице-губернатора, заместителей Губернатора визируются руководителями структурных подразделений (органов исполнительной власти области) и непосредственным исполнителем. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
6.4. При оформлении телеграмм исполнителем указывается полный почтовый или телеграфный адрес. При оформлении писем указывается наименование организации в именительном падеже, в несколько однородных организаций - обобщенно, должностному лицу - должность и фамилия указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией; если телеграмма или письмо являются ответом на поступивший документ, то указываются также его исходящий номер и дата. Фамилия исполнителя (составителя), номер его служебного телефона располагаются в левом нижнем углу телеграммы или письма.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если это не искажает ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
При оформлении письма краткое содержание указывают в заголовке к тексту. Допускается не указывать заголовок к тексту на письмах формата А5 (210 x 148 мм).
6.5. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложения: 1. Проект плана экономического развития
на 20 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту плана
экономического развития на 3 л. в 1
экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
6.6. В письмах объемом более одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются.
Телеграммы визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области на лицевой стороне второго экземпляра, остающегося в канцелярии. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)