ПРАВИТЕЛЬСТВО КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 15.08.2005 № 265
Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в органах исполнительной
власти Кировской области
(с изменениями на 2 ноября 2006 года)
_______________________________________________________
Документ утратил силу в соответствии с
распоряжением Правительства области
от 23.12.2010 № 480
________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
распоряжением Правительства Кировской области от 02.11.2006 № 371
_________________________________________________________________________________
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее - Инструкция). Прилагается.
2. Руководителям органов исполнительной власти при Правительстве области, структурных подразделений администрации Правительства области ознакомить работников с настоящей инструкцией и обеспечить ведение делопроизводства и порядок работы с документами в соответствии с ее требованиями.
3. Рекомендовать руководителям органов исполнительной власти области с правом юридического лица, руководителям органов местного самоуправления области при организации делопроизводства и работы с документами руководствоваться требованиями Инструкции.
4. Признать утратившими силу:
4.1. Распоряжение Правительства области от 07.03.2002 № 65 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Кировской области".
4.2. Распоряжение Правительства области от 21.08.2003 № 366 "О внесении изменений и дополнений в распоряжение Правительства области от 07.03.2002 № 65".
5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области Перескокова А.В.
Губернатор Кировской
области Н.И. Шаклеин
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением Правительства
Кировской области
от 15.08.2005 № 265
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ
ВЛАСТИ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее - Инструкция) разработана на основании Регламента Правительства Кировской области и в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Государственной архивной службы России от 27.11.2000 № 68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26.12.2000 № 2508, и положениями ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки отдельных видов документов несекретного характера, документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и работы с ними, порядок печатания, копирования и размножения материалов, использования печатей и штампов.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство в органах исполнительной власти Кировской области (далее - органы исполнительной власти области), так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемыми и другими независимо от вида носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.2. Требования Инструкции являются обязательными для работников органов исполнительной власти области, организующих или непосредственно ведущих работу с документами.
Работники органов исполнительной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции, обучение работников подразделений органов исполнительной власти области (далее - подразделения), администраций муниципальных образований области по вопросам делопроизводства осуществляется управлением делопроизводства администрации Правительства области (далее - управление делопроизводства).
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностном регламенте, утверждаемом руководителем подразделения.
На указанного работника возлагаются следующие основные функции:
прием и учет поступивших в подразделение документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, числу документов, зарегистрированных в единой электронной базе данных регистрации входящих документов в отделе документооборота управления делопроизводства (далее - отдел документооборота), а также правильности их регистрации;
передача поступивших документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
в соответствии с резолюцией руководителя ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в подразделение;
контроль за прохождением документов в подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях;
ввод в электронную базу данных подразделения и регистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документов;
периодическое (не реже 1 раза в месяц) копирование документов и баз данных, необходимых для сохранения, с локальных компьютеров на магнитные носители, а при необходимости - на сетевой диск;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
ежегодная сверка с данными отдела документооборота наличия в подразделении документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" и представление в отдел документооборота актов сверки;
учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год;
формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив администрации Правительства области (далее - архив);
проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства;
перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя подразделения;
подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в подразделении.
1.5. При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, занимающихся или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С нормативными правовыми актами Правительства области, Председателя Правительства области и их проектами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных актов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Губернатором Кировской области (далее - Губернатор области), первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства и, как правило, без согласования с разработчиком нормативного правового акта.
1.8. Заверенные соответствующей печатью копии постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области сторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей) только отделом документирования управления делопроизводства (далее - отдел документирования) с разрешения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства.
1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник обязан передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, находящиеся на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя своего подразделения; отчитаться за все числящиеся за ним секретные документы или сдать их в отдел специальных программ администрации Правительства области ( далее - отдел специальных программ).
1.10. В случае увольнения или перехода на работу в другое подразделение сотрудник должен своевременно отчитаться перед руководителем своего подразделения о выполнении находящихся у него на исполнении секретных документов и сдать их, а также ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в отдел специальных программ; передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.
1.11. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, обязан сдать по акту, утверждаемому руководителем данного подразделения, имеющуюся у него документацию по ведению делопроизводства другому сотруднику. Подписанный обеими сторонами акт хранится у руководителя подразделения.
1.12. При увольнении сотрудник обязан сдать служебное удостоверение и служебный пропуск. Сотрудники администрации Правительства области, органов исполнительной власти при Правительстве области, руководители органов исполнительной власти области с правом юридического лица сдают служебное удостоверение в управление организационной и кадровой работы администрации Правительства области (далее - управление организационной и кадровой работы), сотрудники (за исключением руководителей) органов исполнительной власти области с правом юридического лица - в свою кадровую службу. Служебный пропуск сдаётся в хозяйственное управление администрации Правительства области (далее - хозяйственное управление).
1.13. Об утрате документа, служебного удостоверения и служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печати для его опечатывания немедленно докладывается руководителю подразделения, заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области и руководителям соответствующих подразделений. Руководителем подразделения незамедлительно назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области.
1.14. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации (далее - СМИ), передача им какой-либо служебной информации или нормативных правовых актов Правительства области осуществляется через департамент культуры, информации и общественных связей Кировской области.
1.16. С настоящей Инструкцией руководитель подразделения знакомит каждого сотрудника под роспись.
1.17. Работа с документами, имеющими гриф ограничения доступа к документу, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями и с учетом требований настоящей Инструкции.
1.18. Порядок использования имеющихся в подразделении средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется руководителем этого подразделения.
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Документирование управленческой деятельности органов исполнительной власти области заключается в подготовке и принятии в соответствии с федеральным и областным законодательством нормативных правовых актов
и писем, которые фиксируют на бумажных или других носителях управленческие действия (решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов исполнительной власти области).
2.2. Основанием для подготовки, принятия и издания нормативных правовых актов Правительства области являются:
федеральные конституционные законы и федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;
законы области, а также постановления Законодательного Собрания области о разработке и принятии Правительством области конкретного правового акта;
указы, распоряжения и поручения Губернатора области;
осуществление исполнительной и распорядительной деятельности Правительства области в пределах его компетенции;
предложения (обращения) руководителей органов исполнительной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории области, органов местного самоуправления муниципальных образований области, руководителей предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан;
обязательства, вытекающие из договоров и соглашений, в которых участвует Правительство области;
другие основания, предусмотренные законодательством.
2.3. Правительство области и его подразделения ведут переписку с федеральными органами государственной власти, предприятиями, учреждениями, организациями, а также с гражданами. При необходимости передачи срочной информации составляются телеграммы и телефонограммы, используются средства электронной почты, телетайпной и факсимильной связи.
3. Состав реквизитов документов
3.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации");
02 - герб Кировской области;
03 - эмблема организации или товарный знак;
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
