(введена Постановлением Правительства Калужской области
78. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа, дата протокола - дате проведения заседания (совещания).
Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо работником службы делопроизводства.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
79. Дата документа может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова "год" не ставятся.
При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово "год" или его сокращение "г.".
80. Регистрационный номер документа - это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению исполнительного органа государственной власти Калужской области, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица, кодом подразделения корреспондента, цифровым обозначением года создания документа).
В текст ответного письма сведения о регистрационном номере и дате документа, на который направляется ответ, не включаются.
81. В случае необходимости ограничения распространения служебной информации, содержащейся в документе, созданном в исполнительном органе государственной власти Калужской области, используется пометка об ограничении доступа к документу "Для служебного пользования".
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяется исполнителем на стадии подготовки проекта документа или должностным лицом в момент подписания или утверждения документа.
Руководитель исполнительного органа государственной власти Калужской области, которым подготовлен проект документа, несет персональную ответственность за непринятие решения об ограничении доступа к информации, изложенной в проекте документа, ограничение на распространение которой обусловлено служебной необходимостью, и необеспечение его соответствующего оформления и согласования как проекта документа с ограничительной пометкой "Для служебного пользования".
Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа либо на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия, имя, отчество исполнителя, контактный телефон исполнителя, фамилия и инициалы работника, печатавшего документ, и дата печатания документа.