Действующий

Об утверждении Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области (с изменениями на 9 января 2024 года)



7.3. Обработка и регистрация документов


(в ред. Постановления Правительства Калужской области от 13.02.2020 N 96)



174. Прием и первичная обработка ЭД, полученных посредством СЭД, осуществляются сотрудниками службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.


175. Регистрация поступающих документов производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области путем ввода информации в СЭД посредством заполнения электронной регистрационной карточки документа и создания электронной копии документа посредством его сканирования или прикрепления к электронной регистрационной карточке ЭД, если документ подлежит электронному документообороту согласно пункту 159 главы 7.1 "Общие положения электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области" раздела 7 "Особенности электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области" настоящего Положения.


(в ред. Постановления Правительства Калужской области от 13.04.2020 N 292)


К электронной регистрационной карточке документа может быть прикреплено любое число электронных файлов, содержащих текст, аудио- или видеоматериал.


Указанные действия совершаются службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в день поступления документа либо на следующий рабочий день.


176. При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку документа вносятся следующие сведения о документе:


вид документа;


корреспондент - наименование органа государственной власти, местного самоуправления, организации;


примечание - инициалы, фамилия представителя органа государственной власти, местного самоуправления, организации, физического лица, подписавшего документ;


дата регистрации документа - используется цифровой способ оформления даты;


входящий номер документа - формируется автоматически по выставленным параметрам; при поступлении документа в рамках одного календарного года по одному и тому же вопросу повторно либо по вопросу, непосредственно связанному с ранее зарегистрированным документом, ему присваивается регистрационный номер с тем же индексом дела по номенклатуре дел и порядковым номером, что и ранее зарегистрированному связанному с ним документу, но с добавлением признака повторности;


(в ред. Постановления Правительства Калужской области от 09.09.2021 N 600)


дата и номер входящего документа;


краткое содержание документа - ключевая фраза содержания поступившего документа;