ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ
(в редакции постановления губернатора Амурской области от 08.07.2013 N 190)
1. Текст документа призван обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст должен точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать только заключительную часть, например: письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
3. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, контракты, гарантийные письма, акты и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию, и пробелы для заполнения переменной.
4. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты.
5. Формы изложения текста.
В распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "постановляю", "предлагаю", "прошу").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановляем", "решили") или третьего лица единственного числа ("постановляет").
В тексте протокола используются глаголы в форме множественного числа прошедшего времени ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности аппарата, структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"), (оформляется только на должностном бланке);
от третьего лица единственного числа ("Правительство области не возражает", "управление считает возможным").
(в ред. постановления губернатора Амурской области от 08.07.2013 N 190)
6. Стиль изложения текста.
Документы должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
В случае если в тексте документа многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) или неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное, а рядом в скобках вводится его сокращенное наименование по форме. Например: Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция). В последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду, что вводимое сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста. Поэтому не могут быть введены в текст нормативного акта такие, например, сокращения, как УВД по Амурской области, ФСБ России и др.
Наименование упоминаемых в документе органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании или о переименовании и т.п. Употребление сокращенных наименований допускается лишь в нетекстовых приложениях к нормативным правовым актам, а также в стенограммах заседаний.
Ниже содержится информация о правописании наиболее часто употребляемых названий органов власти, должностных лиц и наименовании принимаемых ими актов, а также краткий справочник по написанию дат и чисел, названий.