ПРАВИТЕЛЬСТВО УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 28 мая 2012 года № 226
г. Ижевск

О внесении изменений в постановление Правительства Удмуртской Республики от 20 июня 2011 года № 206
«О системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики»

В целях развития системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики Правительство Удмуртской Республики ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Правительства Удмуртской Республики от 20 июня 2011 года № 206 «О системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» следующие изменения:

1)      в пункте 1:

в подпункте 2 слова «электронными документами» заменить словами «документами в электронной форме»;

дополнить подпунктом 4 следующего содержания:

«4) Порядок работы с электронной почтой в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее - Порядок работы с электронной почтой в СМЭД).»;

2) в пункте 2 слова «далее - оператор» заменить словами «далее соответственно - оператор, СМЭД»;

3) дополнить пунктами 2.1-2.3 следующего содержания:

«2.1. Оператору:

1) принять меры по обеспечению ввода в эксплуатацию в государственных органах Удмуртской Республики государственной информационной системы «Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» (далее - СЭД ГО УР) в срок до 1 января 2014 года;

2) обеспечить возможность внедрения СЭД ГО УР в органах местного самоуправления в Удмуртской Республике и подключения к СЭД ГО УР государственных учреждений Удмуртской Республики и муниципальных учреждений в Удмуртской Республике в срок до 31 декабря 2014 года.

2.2. Министерству информатизации и связи Удмуртской Республики, Министерству строительства, архитектуры и жилищной политики Удмуртской Республики и Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики принять участие в реализации пилотного проекта по внедрению СЭД ГО УР в указанных исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики в срок до 1 января 2014 года.

2.3. Рекомендовать:

1) органам местного самоуправления в Удмуртской Республике обеспечить утверждение подведомственными им муниципальными учреждениями, участвующими во внедрении СЭД ГО УР в 2012 году, список которых определяется оператором по согласованию с соответствующими органами местного самоуправления в Удмуртской Республике, перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, в срок до 1 июля 2012 года, а также номенклатур дел и инструкций по делопроизводству, разработанных с учетом указанных перечней, в сроки до 1 октября 2012 года и 1 декабря 2012 года соответственно;

2) органам местного самоуправления в Удмуртской Республике и подведомственным им муниципальным учреждениям с 1 ноября 2012 года при обмене документами в СМЭД с использованием сообщений электронной почты руководствоваться Порядком работы с электронной почтой в СМЭД.»;

4) Положение о системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики изложить в новой редакции согласно приложению 1 к настоящему постановлению;

5) Порядок работы с электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики изложить в новой редакции согласно приложению 2 к настоящему постановлению;

6) План мероприятий по внедрению системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики изложить в новой редакции согласно приложению 3 к настоящему постановлению;

7) дополнить Порядком работы с электронной почтой в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики в редакции согласно приложению 4 к настоящему постановлению.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Министерство информатизации и связи Удмуртской Республики.

Положение
о системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики

1. Настоящее Положение определяет основные принципы организации системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее - СМЭД).

2.      СМЭД - элемент информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства Удмуртской Республики, представляющий собой среду взаимодействия информационных систем электронного документооборота и электронной почты участников СМЭД, а также информационных систем, обеспечивающих обмен сведениями в электронной форме. Взаимодействие указанных информационных систем заключается в обмене электронными сообщениями (ведении служебной переписки в электронной форме) между участниками СМЭД с использованием средств электронной подписи.

3. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. В сопроводительной части указываются реквизиты сообщения: адресат, тема, автор сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения и присоединенные документы в электронной форме (при наличии). Под документами в электронной форме в СМЭД понимаются электронные документы и электронные образы документов.

4. Обмен зарегистрированными в системе электронного документооборота (далее - СЭД) документами между участниками СМЭД, у которых установлена СЭД, осуществляется с её использованием.

5. При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен информацией, являющейся государственной тайной.

6. При осуществлении обмена документами в электронной форме, содержащими  информацию ограниченного доступа, участники СМЭД обязаны руководствоваться нормативными правовыми актами, регулирующими отношения в сфере информационных технологий и защиты информации, и соблюдать установленные требования по защите информации ограниченного доступа на всех этапах ее обработки, хранения и передачи.

Информационное взаимодействие участников СМЭД по открытым каналам связи допускается при обязательном применении электронной подписи и шифрования документов в электронной форме, представленных в виде файлов, передаваемых между участниками СМЭД, при этом обеспечивается конфиденциальность, целостность, достоверность, неотказуемость и юридическая значимость передаваемых документов в электронной форме.

7.      Оператором СМЭД является исполнительный орган государственной власти Удмуртской Республики, определяемый Правительством Удмуртской Республики.

8.      Участниками СМЭД являются государственные органы Удмуртской Республики, государственные учреждения Удмуртской Республики, территориальные органы федеральных органов власти в Удмуртской Республике, органы местного самоуправления и муниципальные учреждения в Удмуртской Республике, другие организации, заключившие с оператором СМЭД  соглашение об информационном взаимодействии в СМЭД.

9. Основными целями организации СМЭД являются:

1)      повышение эффективности государственного управления путем совершенствования организации документационного обеспечения управления с применением современных информационных технологий;

2) создание системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами в процессе деятельности участников СМЭД;

3) создание юридически значимого межведомственного электронного документооборота участников СМЭД.

10.      Основными задачами организации СМЭД являются:

1)      обеспечение использования участниками СМЭД совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

2) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота, в том числе целостности и конфиденциальности передаваемой информации, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3) обеспечение использования участниками СМЭД сертифицированного программного обеспечения и программно-технических средств;

4) обеспечение согласованности действий участников СМЭД в процессе информационного обмена на основании разработанных организационных решений, обеспечивающих техническую поддержку пользователей;

5) обеспечение возможности деятельности участников СМЭД с использованием технологий удаленного доступа.

11.      Оператор СМЭД осуществляет следующие функции:

1)      организационное и методическое обеспечение функционирования СМЭД, в том числе путем размещения методических материалов на официальном сайте оператора СМЭД в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

2) техническое сопровождение и развитие СМЭД;

3) контроль исполнения Плана мероприятий по внедрению системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики, утвержденного Правительством Удмуртской Республики;

4) установление общеобязательных для всех участников СМЭД правил работы в СМЭД;

5) технологическое обеспечение взаимодействия СЭД, реализованных на различных программно-аппаратных платформах и функционирующих в составе СМЭД.

12.      Оператор СМЭД для осуществления своих функций может привлекать на договорной основе другие организации в соответствии с законодательством.

13. Участники СМЭД осуществляют следующие функции:

1)      обеспечение работоспособности программно-технических средств соответствующего участника СМЭД;

2) обеспечение информационной безопасности при передаче электронных сообщений по открытым каналам связи с использованием участниками СМЭД сертифицированных программно-технических средств по защите информации;

3)      контроль процесса работы в СМЭД сотрудников участника СМЭД;

4)      поддержание в актуальном состоянии используемых сотрудниками  участника СМЭД электронных подписей;

5) размещение и поддержание в актуальном состоянии сведений об участнике СМЭД в Реестре участников межведомственного электронного взаимодействия в Удмуртской Республике в соответствии с Положением о государственной информационной системе Удмуртской Республики «Реестр участников межведомственного электронного взаимодействия в Удмуртской Республике», утверждаемым Правительством Удмуртской Республики;

6) поддержание справочников корреспондентов СЭД участника СМЭД  в актуальном состоянии.

14.       Сотрудники участника СМЭД, уполномоченные использовать электронную подпись в СМЭД, могут быть наделены полномочиями на:

1)      подписание документов в электронной форме;

2) прием и отправку (в том числе регистрацию) электронных документов;

3) заверение электронных образов бумажных документов.

Состав и конкретные полномочия сотрудников участника СМЭД, уполномоченных  использовать электронную подпись в СМЭД, утверждаются  руководителем участника СМЭД.

15.       Документ в электронной форме может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.

Заверение бумажных копий документов в электронной форме осуществляется сотрудниками участника СМЭД, уполномоченными заверять бумажные копии электронных документов.

Порядок работы с документами в электронной форме в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики

I. Общие положения

1.      В системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее - СМЭД) межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями.

2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Удмуртской Республики, герба муниципального образования в Удмуртской Республике, эмблемы государственных учреждений Удмуртской Республики, муниципальных учреждений в Удмуртской Республике.

3. Электронные образы документов создаются в случаях, когда создание электронных документов невозможно, а работа с электронными образами документов не противоречит законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

4. При осуществлении межведомственного электронного документооборота используются следующие форматы файлов:

1)       для электронных документов - doc, xls, а в случаях, когда создание указанных форматов файлов невозможно, - rtf, txt;

2)       для электронных образов документов - pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно, - jpg, tiff, png.

По предварительному согласованию между участниками СМЭД могут использоваться и иные форматы файлов.

5.      Для подписания электронных документов (заверения электронных образов документов) участников СМЭД используются электронные подписи сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись в СМЭД.

При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен неутвержденными (неподписанными) документами, которые согласно правилам делопроизводства подлежат утверждению (подписанию).

6.      Каждый файл, входящий в сообщение, подписывается электронной подписью с помощью средства электронной подписи путем формирования отдельного криптографического сообщения в виде отдельного файла.

7. Формирование и проверка электронной подписи осуществляется в соответствии с Порядком применения электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии, утверждаемым оператором региональной системы межведомственного электронного взаимодействия в Удмуртской Республике, определенным Правительством Удмуртской Республики.

8. При передаче и хранении документов в электронной форме вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.

9. При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому сообщение преобразуется в XML-документ с описанием реквизитов сообщения и вложенных файлов.

10. В случае невозможности передачи документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи допускается передача указанных документов на оптическом (электронном) носителе или по другим согласованным каналам связи, при этом порядок использования электронной подписи и шифрования не изменяется, а порядок и сроки передачи документов в электронной форме определяются оператором СМЭД. Документы в электронной форме на магнитном (электронном) носителе могут доставляться специальной (фельдъегерской) почтовой связью или уполномоченным представителем (курьером) отправителя электронных документов.

II. Работа с входящими документами в электронной форме

11.      Документы в электронной форме, поступающие участнику СМЭД, проходят первичную обработку и регистрацию.