МЭР ГОРОДА ТОМСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 января 2009 года N 10


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Города Томска

(с изменениями на 22 мая 2014 года)
________________________________________________________
Отменено на основании
Постановления Администрации Города Томска от 25 июня 2014 года № 551
_________________________________________________________________

________________________________________________________________
     Документ с изменениями, внесенными:
     Постановлением Администрации Города Томска от 22 мая 2014 года № 408

    Постановлением Администрации Города Томска от 28 апреля 2014 года № 332

Постановлением Администрации Города Томска от 26 марта 2014 года № 244

Постановлением Администрации Города Томска от 24 февраля 2014 года № 148

Постановлением Администрации Города Томска от 03 февраля 2014 года № 64

Постановлением Администрации Города Томска от 21 декабря 2013 года № 1453

Постановлением Администрации Города Томска от 18 ноября 2013 года № 1309

Постановлением Администрации Города Томска от 13 ноября 2013 года № 1279

Постановлением Администрации Города Томска от 10 сентября 2012 года № 1050

Постановлением Администрации Города Томска от 09 декабря 2011 года № 1381

Постановлением Администрации г. Томска от 19 июля 2011 года № 765

Постановлением Администрации г. Томска от 27 марта 2009 года № 215

Постановлением Мэра г. Томска 18 февраля 2009 года N 100

Постановлением Мэра г. Томска от 12 февраля 2009 года N 95

 _______________________________________________________________

В связи с изменениями в законодательстве и нормативных актах, регулирующих вопросы организации ведения делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления, и необходимостью приведения процедур документирования и документооборота в администрации Города Томска в соответствие с указанными изменениями, руководствуясь Уставом Города Томска,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Города Томска (далее - Инструкция) согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Заместителям Мэра, руководителям органов и структурных подразделений администрации Города Томска ознакомить всех сотрудников с новой редакцией Инструкции под роспись и обеспечить исполнение ее положений.

3. постановление Мэра Города Томска от 27.05.2004 N 251 "О новой редакции Инструкции по делопроизводству в администрации Города Томска" и постановления о внесении в него изменений: от 16.08.2004 N 410, от 15.11.2004 N 572, от 19.01.2005 N 16, от 01.03.2005 N 111/1, от 12.12.2005 N 662, от 10.04.2006 N 194, от 11.05.2006 N 269, от 16.11.2006 N 603, от 14.05.2007 N 276, от 10.12.2007 N 781, от 16.09.2008 N 710, от 19.09.2008 N 722, от 07.10.2008 N 752;

- пункт 2 постановления Мэра Города Томска от 17.07.2007 N 438 "О внесении изменений в правовые акты Мэра Города Томска";

- пункт 1 постановления Мэра Города Томска от 20.11.2007 N 721 "О внесении изменений и дополнений в постановление Мэра Города Томска от 06.11.2004 № 251 и распоряжение Мэра Города Томска от 12.12.2005 №р1000;

- пункт 2 постановления Мэра города Томска от 29.12.2007 N 890 "О внесении изменений в распоряжение Мэра города Томска от 12.12.2005 № р1000 и в постановление Мэра города Томска от 06.11.2004 № 251

(Пункт в редакции, введенной в действие Постановлением Администрации г. Томска от 27 марта 2009 года № 215, - см. предыдущую редакцию)

4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

     Первый заместитель Мэра
     Н.А. Николайчук

Приложение
к постановлению Мэра г. Томска
от 15.01.2009 № 10

                   

Инструкция
по делопроизводству
в администрации Города Томска

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Города Томска (далее - Инструкция) устанавливает в администрации Города Томска и ее отраслевых и территориальных органах единые правила и порядок работы с организационно-распорядительными документами несекретного характера.

Для целей настоящей Инструкции под организационно-распорядительным документом понимается вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Положения настоящей Инструкции распространяются также на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации в администрации Города Томска должны отвечать требованиям Инструкции.

Порядок организации работы с секретными документами, с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальной инструкцией.

Составление, оформление и учет документов по финансово-хозяйственной деятельности администрации Города Томска производится в порядке, установленном действующим законодательством.

1.2. Правовой основой Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации и Томской области, а также требования Государственных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов",  ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", положения "Государственной системы документационного обеспечения управления" (ГСДОУ), Устав Города Томска, решения Думы Города Томска, Регламент работы администрации г. Томска, а также иные муниципальные правовые акты Города Томска.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства в администрации Города Томска возлагается на управляющего делами. В отраслевых и территориальных органах и подразделениях администрации - на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.

Контроль за соблюдением в администрации, ее органах и подразделениях требований делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение сотрудников возлагается на комитет по общим вопросам и контрольный комитет администрации Города Томска (по своим направлениям деятельности).

1.4. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены руководителем подразделения с настоящей Инструкцией под роспись.

При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него на исполнении документы, по указанию руководителя соответствующего органа или подразделения, передаются другому сотруднику по акту передачи.

При утрате документа сотрудник обязан немедленно доложить об этом руководителю органа и представить письменное объяснение заместителю Мэра по особо важным поручениям.

Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, а также передача им какой-либо служебной информации осуществляется в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами Города Томска.

1.5. В случаях возникновения вопросов по организации делопроизводства, не предусмотренных настоящей Инструкцией, следует руководствоваться положениями и рекомендациями архивных органов.

II. Документация администрации

2.1. В соответствии с действующим законодательством об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, Уставом Города Томска Мэром Города и должностными лицами администрации издаются следующие правовые акты:

- Мэром Города - постановления и распоряжения администрации Города Томска;

- руководителями органов администрации - распоряжения, приказы, иные акты

(Пункт в редакции, введенной в действие Постановлением Мэра г. Томска от 12 февраля 2009 года N 95, - см. предыдущую редакцию)

2.2. В состав документов также входят:

- документация по личному составу;

- документация по заявлениям и обращениям граждан и организаций;

- другие системы документации (плановая, отчетная, финансовая и т.д.)

В связи с особенностями документации по личному составу и бухгалтерской документации рекомендуется руководителям кадровой службы и бухгалтерии на основе типовой инструкции разрабатывать собственные инструкции по кадровому и бухгалтерскому делопроизводству.

III. Оформление документов

     
     3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы должны оформляться на стандартных бланках, имеющих набор реквизитов, идентифицирующих автора и удостоверяющих подлинность письменного документа.

3.1.2. Состав реквизитов документов и их расположение должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

3.1.3. Бланки документов постоянного срока хранения должны изготавливаться на белой бумаге высших сортов.

Для документов временного срока хранения допускается использование бланков, изготовленных с помощью компьютера или средств оперативной полиграфии (ксерокопии).

3.1.4. Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.

3.1.6. Для Мэра Города Томска, администрации Города Томска, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

3.1.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

3.1.8. Бланк документа, в зависимости от расположения реквизитов, может иметь два варианта - угловой и продольный. Бланки с угловым расположением реквизитов используются, в основном, для писем.

3.1.9. В бланках органов  администрации, имеющих право издавать распорядительные документы (департамент, управление и др.), указывается наименование подразделения, над ним, более мелкими буквами, наименование "Администрация Города Томска». Остальные органы используют стандартный бланк администрации.

     3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Герб Города Томска

Изображение герба Города Томска установленного образца помещается на бланках документов администрации Города Томска и Мэра Города Томска и располагается над серединой реквизита "наименование организации".

3.2.2. Наименование администрации

Наименование администрации указывается в соответствии с Уставом Города Томска, а наименование ее органов - согласно положениям о них, утверждаемым в установленном порядке.

3.2.3. Справочные данные об администрации

В состав реквизита входят почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с требованиями правовых актов, регулирующих вопросы оказания услуг почтовой связи.