Роль и значение архивного фонда Пензенской области существенно возросли в последние годы. Потребность к глубокому осмыслению, переоценке исторического прошлого вызывают неподдельный интерес различных слоев населения к огромному невостребованному потенциалу достоверных архивных источников. Этот интерес вызван поиском дальнейших путей развития общества, в значительной мере ориентированный на возрождение дореволюционного опыта России, освоение богатых традиций государственного устройства, экономики, городской жизни, сельского хозяйства. Сохраняя документацию по личному составу предприятий, учреждений и организаций, архивная служба Пензенской области выступает гарантом социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения.
Объем архивного фонда Пензенской области составляет 1942660 единиц хранения. Его сохранность обеспечивают государственные архивы Пензенской области и города Кузнецка, 27 муниципальных и 1658 ведомственных архивов. В архивах на штатных должностях работают 190 человек, из них 120 человек трудятся в государственных и муниципальных архивах, в которых хранится 80 процентов архивного фонда Пензенской области.
Благодаря принятию Закона Пензенской области от 24 мая 2000 года N 211-3ПО "О денежном содержании работников государственных архивов Пензенской области" решен вопрос социальной защищенности сотрудников архивов, повышен престиж профессии архивиста.
Архивы Пензенской области активно взаимодействуют с государственными и муниципальными органами и организациями, обеспечивая их документальной информацией. Документы архивного фонда области широко используются в научно-исследовательских и культурно-просветительских целях. Ежегодно читальные залы архивов посещают почти 700 пользователей, которым выдается около 19000 единиц хранения. Архивные справки социально-правового характера ежегодно получают около 10000 граждан Пензенской области, ближнего и дальнего зарубежья.
Вместе с тем, состояние архивного дела в Пензенской области не отвечает объективным потребностям общества.
Не решен вопрос с созданием правовой базы организации архивного дела в Пензенской области. Не принят закон Пензенской области "Об архивном фонде Пензенской области и архивах", не хватает площадей для хранения документов по личному составу организаций, ликвидированных в результате банкротства. Слабая оснащенность архивов множительной и компьютерной техникой тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, сдерживает возможности оперативного использования документов в информационной и культурно-просветительской работе, снижает качество обслуживания учреждений, исследователей и граждан, обращающихся за справками социально-правового характера.
Из-за отсутствия расходных материалов приостановилось создание страхового фонда копий документов.
Решение актуальных задач государственной политики в области архивного дела требует реализации в ближайшие годы специального комплекса мероприятий по улучшению хранения документов, обеспечению безопасности архивного фонда Пензенской области.
Намечаемые Программой мероприятия обусловлены принятием Правительством Российской Федерации Федеральной целевой программы "Культура России (2001-2005 годы)" и ее подпрограммы "Архивы России" (Постановление от 14.12.2000 N 955).
Настоящая Программа охватывает сферу деятельности архивной службы Пензенской области и включает 7 разделов.