3.6.17. Подпись
Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается через 2-3 межстрочных интервала под текстом документа.
Проекты документов представляются на подпись должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились.
Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
При массовой рассылке копий документов подписывается только один экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени, отчества и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения и дополнения.
3.6.18. Гриф согласования документа
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра путей сообщения
Российской Федерации
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.09.2000
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2001 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица, подписавшего документ, от края левого поля документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.
3.6.19. Визы согласования документа
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник управления