РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Администрация Тамбовской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 12 февраля 2001 года N 109

О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по
делопроизводству в аппарате администрации области
и ее структурных подразделениях

____________________________________________________________________

Утратило силу с 15 марта 2002 года - постановление Администрации области от 15 марта 2002 года N 174.

____________________________________________________________________          

В соответствии с "Изменениями N 1 ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятых и введенных в действие постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 N 9-ст и на основании постановления администрации области от 08.12.2000 N 1226 "О направлении нормативных актов Тамбовской области для включения в Федеральный регистр и проведения юридической экспертизы" ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Внести изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях, утвержденную постановлением администрации области от 11.10.1999 N 881, согласно приложению.

2. Рекомендовать главам администраций городов и районов области, мэру г.Тамбова А.Ю.Ильину внести соответствующие изменения в Инструкции по делопроизводству.

Глава администрации Тамбовской

области                           О.Бетин

г.Тамбов

12 февраля 2001 г.

N 109

Приложение
к постановлению администрации области
от 12 февраля 2001 года
N 109

Изменения и дополнения в Инструкцию по
делопроизводству в аппарате администрации области и ее
структурных подразделениях

Изложить в следующей редакции:

пункт 2.8:

"2.8. Письменные обращения граждан (письма и телеграммы), в том числе поступившие из Управления по работе с обращениями граждан Президента Российской Федерации, передаются по реестру в отдел по взаимодействию с общественными организациями и населением комитета по связям с общественностью администрации";

пункт 7.2:

"7.2. Каждый вид документа должен иметь установленный ГОСТ Р 6.30-97 с изменениями и дополнениями от 01.04.98 комплекс реквизитов (приложение 3), стабильный порядок их расположения, определенный формат бланков, цвет бумаги и краски";

пункт 7.3:

"7.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - не менее 35 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм";

пункт 7.6.4. Подпись, второй абзац:

"Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией";

пункт 7.6.5. Дата, четвертый абзац:

"Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 февраля 2001 г. следует оформить 05.02.2001 (в конце точка не ставится, сокращение слова год г. -. не допускается)";

Пункты 7.6.7., 7.6.9, 8.2.2, 11.3. В примерах дату указать в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 7.6.5.

Пункт 7.6.8. Адресат. Первый абзац изложить в новой редакции:

"В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией".

Дополнить абзацем (после пятого):

"Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Директору открытого
акционерного общества "Пигмент"
Н.П.Утробину

Пункты 7.6.8, 8.2.2. В примерах инициалы указать перед фамилией.

Пункт 7.6.9. Гриф утверждения. Отметка о наличии приложения (после первого) дополнить абзацем:

"При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
работников аппарата администрации области
от 21 января 2001 года
N 14".

Пункт 7.6.10 Визы согласования изложить в новой редакции:

"Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник правового управления

Личная подпись         И.С.Попова

01.02.2001  

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются.

Начальник правового управления

Личная подпись            И.С.Попова

01.02.2001

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Виза на документе, подлинник которого остается в администрации, проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из администрации (например, служебное письмо), виза проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Оформление виз на распорядительных документах администрации может производиться на справке к проекту постановления (распоряжения) администрации (приложение 12)".

Пункт 7.6.13 "Отметка для автоматического поиска документа" изложить в новой редакции:

"7.6.13. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные"

Пункт 8.1.10 . Шестой абзац изложить в новой редакции:

"Этими лицами визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника акта от границы левого поля и включают должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату. Другими заинтересованными лицами виза проставляется на прилагаемой к проекту акта справке в установленном месте."

Пункт 8.1.16 Заменить слова "хранятся ... в отделе инвестиционной политики и внешнеэкономических связей администрации" на "хранятся ... в секторе внешнеэкономических связей управления экономической политики администрации".

Пункт 8.1.19. Дополнить третьим и последующими абзацами:

"В Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области нормативные правовые акты в 7-дневный срок со дня их принятия направляются:

на бумажной основе с пометкой правового управления "Документ подлежит передаче в Управление Минюста РФ по Тамбовской области" общим отделом администрации;

в электронном виде - отделом информатизации администрации.

Изданные руководителями структурных подразделений администрации нормативные правовые акты подлежат регистрации в правовом управлении администрации и направлению их в установленном порядке в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области в 7-дневный срок со штампом "Зарегистрировано в правовом управлении администрации области".

Пункт 8.2.1. Второй и третий абзацы изложить в следующей редакции:

"Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления, распоряжения или приказа. Левое поле - не менее 35 мм, правое - не менее 10 мм и нижнее - не менее 20 мм.

При оформлении проекта постановления, распоряжения или приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 15 мм."

Пункт 8.2.2.

Пятый абзац изложить в новой редакции:

"Дата - оформляется следующим образом: день месяца и месяц двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами".

Двадцатый абзац изложить в новой редакции:

"Подпись - отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, инициалов имени, отчества и фамилии.

Например:

Глава администрации

области                                                                        О.И.Бетин"

Третий абзац снизу изложить в новой редакции:

"Визы - проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа".

Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству. Последнюю строку изложить в новой редакции:

"29 - идентификатор электронной копии документа".

Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству изложить в новой редакции:

"Условные обозначения структурных подразделений
администрации области

Приложения 6-11, 25-27. Изменить написание реквизитов "дата документа", "подпись", "визы согласования документа".

Первый зам. главы администрации Тамбовской

области                                         В.Ключенок