РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Администрация Тамбовской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 февраля 2000 года N 165
О Положении об общем отделе администрации области
____________________________________________________________________
Утратило силу с 29 мая 2002 года - постановление администрации области от 29 мая 2002 года N 401.
____________________________________________________________________
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Положение об общем отделе администрации области согласно приложению.
2. Считать утратившим силу постановление администрации области от 28.04.97 N 214 "О Положении об общем отделе администрации области".
Глава администрации Тамбовской
области О.Бетин
г.Тамбов
28 февраля 2000 г.
N 165
Приложение
к постановлением администрации области
от 28 февраля 2000 года
N 165
ПОЛОЖЕНИЕ
об общем отделе администрации Тамбовской области
1. Общие положения
1.1. Общий отдел администрации Тамбовской области образуется постановлением главы администрации области.
1.2. Общий отдел действует на правах самостоятельного структурного подразделения в составе аппарата администрации области, его деятельность направляет заместитель главы администрации области.
1.3. Управление отделом осуществляется его начальником, который назначается на должность постановлением главы администрации области по представлению заместителя главы администрации области, курирующего работу отдела, и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач. Начальнику отдела подчиняются все работники общего отдела.
Руководитель отдела должен иметь высшее образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 5 лет.
В отсутствие начальника отдела его обязанности выполняет заместитель.
1.4. В состав общего отдела входят: канцелярия, протокольный сектор, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив, секретари приемных главы администрации области и его заместителей, служба хозяйственного обеспечения, другие работники в соответствии со штатным расписанием.
1.5. В своей деятельности общий отдел руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, областной Думы и администрации области, а также настоящим Положением.
1.6. Работа сотрудников общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются и утверждаются руководителем отдела и его заместителем.
1.7. Общий отдел состоит на областном бюджете. Структура и штаты отдела утверждаются главой администрации области.
1.8. Общий отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования. При отправке корреспонденции пользуется бланками с угловым штампом администрации области, при необходимости - гербовой печатью администрации области.
1.9. Общий отдел издает приказы по основной деятельности и по личному составу.
1.10. Прекращение деятельности общего отдела или его реорганизация производятся в установленном законодательством порядке по постановлению главы администрации области.
Общий отдел администрации области расположен по адресу:
г. Тамбов, ул. Интернациональная, д. 14.
2. Основные задачи
2.1. Основными задачами общего отдела являются:
2.1.1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по материально-техническому и документационному обеспечению управления;
2.1.2. Совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля за сроками исполнения поручений главы администрации по служебным письмам из вышестоящих организаций;
2.1.4. Сокращение документооборота;
2.1.5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в аппарате и структурных подразделениях администрации области;
2.1.6. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники;
2.1.7. Обеспечение хозяйственно-технического обслуживания служебного здания, организация его охраны, обеспечение противопожарной безопасности, проведение текущего ремонта, своевременной уборки помещения и прилегающей к зданию территории;
2.1.8. Осуществление руководства и контроля за деятельностью автобазы администрации области, состоящей на хозяйственном расчете.
3. Функции
3.1. В соответствии с поставленными задачами на общий отдел возлагаются следующие функции:
3.1.1. Оформление принятых официальных документов администрации области и оперативное доведение их до исполнителей и населения области;
3.1.2. Обеспечение четкой организации делопроизводства в аппарате администрации области, оказание методической помощи органам местного самоуправления по вопросам документирования управленческой деятельности;
3.1.3. Обеспечение организационно-технической подготовки заседаний коллегии администрации области и проводимых главой администрации области совещаний, заседаний, семинаров, конференций, встреч и других массовых мероприятий;
3.1.4. Обеспечение изготовления, учета и хранения печатей, штампов и бланков документов;
3.1.5. Обеспечение экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
3.1.6. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
3.1.7. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
3.1.8. Разработка номенклатуры дел администрации области, обеспечение хранения и использования законченных делопроизводством дел и документов, обеспечение подготовки и сдачи их на государственное хранение;
3.1.9. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях администрации области;
3.1.10. Организация работы архива администрации области в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы Российской Федерации;
3.1.11. Повышение квалификации сотрудников администрации области и ее структурных подразделений по вопросам ведения делопроизводства, проведения совещаний, семинаров и консультирование работников органов местного самоуправления по проблемам, относящимся к компетенции общего отдела;
3.1.12. Оснащение рабочих мест мебелью, средствами оргтехники, обеспечение сотрудников канцелярскими принадлежностями;
3.1.13. Осуществление материально-технического обеспечения работников структурных подразделений администрации области, помощников депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
3.1.14. Осуществление контроля за сохранностью материальных ценностей и другого имущества. Проведение инвентаризации имущества и всех материальных ценностей администрации области;
3.1.15. Совершение от имени администрации области сделок, заключение договоров, осуществление контроля за их исполнением, получение материальных ценностей, поступающих в адрес администрации области;
3.1.16. В установленном порядке решение вопросов подбора, приема, увольнения и перестановки кадров подведомственных служб.
4. Права
4. Общий отдел имеет право:
4.1. Представлять главе администрации области проекты официальных документов;
4.2. Участвовать в работе коллегии администрации области, совещаний при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции общего отдела;
4.3. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений администрации области выполнения установленных правил работы с документами в администрации области;
4.4. Запрашивать от структурных подразделений администрации области, органов местного самоуправления, других органов, учреждений и организаций, должностных лиц необходимые для осуществления деятельности общего отдела информации, документы, материалы;
4.5. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
4.6. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений администрации области к подготовке проектов документов по поручению руководства;
4.7. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
4.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
4.9. Разрабатывать должностные инструкции работников общего отдела;
4.10. Вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями администрации области и должностными лицами установленных правил работы с документами;
4.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствовании форм и методов работы с ними;
4.12. Вносить на рассмотрение руководства администрации области представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей ответственных работников общего отдела, их поощрении и наложении на них взысканий, принимать и увольнять, поощрять и налагать взыскания собственными приказами работников службы хозяйственного обеспечения и автобазы администрации области.
5. Ответственность
5.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел, с учетом предоставленных ему прав настоящим Положением, за состояние трудовой дисциплины в отделе.
5.2. Работники отдела несут персональную ответственность за выполнение должностных обязанностей, соответствующих поручений, норм КЗоТа и Закона области "О государственной службе Тамбовской области", правил внутреннего трудового распорядка.
6. Взаимоотношения. Связи
6.1. Отдел взаимодействует:
6.1.1. Со структурными подразделениями администрации области - по вопросам документационного обеспечения управления, по правовым вопросам, по вопросам подбора и расстановки кадров, повышения их квалификации, материально-технического обеспечения, хозяйственного и транспортного обслуживания;
6.1.2. С органами местного самоуправления - по вопросам организации делопроизводства и другим направлениям работы отдела.
