Инструкция
по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода
(в ред. распоряжения администрации города Н.Н. от 20.01.2012 № 9-р
распоряжения администрации города Н.Н. от 14.03.2012 № 104-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 26.11.2012 № 539-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 03.06.2013 № 206-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 25.11.2013 № 517-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 24.07.2015 № 1194-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 01.07.2016 № 973-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 09.08.2016 № 1102-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 02.09.2016 № 1248-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 12.10.2016 № 1399-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 26.12.2016 № 1691-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 27.02.2017 № 235-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 29.01.2018 № 34-р)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (далее - структурные подразделения администрации города).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города осуществляются департаментом организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города возлагается на руководителей структурных подразделений.
В каждом структурном подразделении администрации города контроль за ведением делопроизводства в данном подразделении осуществляет служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ): специально созданное подразделение (отдел, сектор) либо сотрудник структурного подразделения, на которого правовым актом руководителя структурного подразделения возложены обязанности по контролю за ведением делопроизводства и подготовке документов для сдачи их в муниципальное казённое учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» (далее - МКУ «Архив города Нижнего Новгорода»).(Абзац второй в ред. распоряжения администрации города Н.Н. от 03.06.2013 № 206-р -см. предыдущую редакцию)
2. Документация администрации города Нижнего Новгорода
2.1. Состав управленческой документации администрации города Нижнего Новгорода определяется компетенцией главы администрации города, заместителей главы администрации города, структурных подразделений администрации города, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями администрации города, а также между администрацией города и иными органами местного самоуправления города Нижнего Новгорода, органами власти Нижегородской области, организациями.
2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, образцы бланков документов утверждаются правовым актом администрации города Нижнего Новгорода.
3. Оформление служебных документов
3.1. Общие требования к оформлению документов,
бланки документов
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями администрации города в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.
Правила оформления правовых актов администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода изложены в разделе 4 настоящей Инструкции.
Порядок подготовки проектов вышеуказанных правовых актов определяется Регламентом администрации города Нижнего Новгорода.
3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения.
Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее:
20 мм - левое,
10 мм - правое,
20 мм - верхнее,
20 мм - нижнее.
3.1.2. Бланки документов.
3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).