ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 7 декабря 2009 года № 3012-р
О единой системе электронного документооборота и делопроизводства
органов исполнительной власти Нижегородской области и органов
местного самоуправления Нижегородской области
(с изменениями на 13 ноября 2010 года)
_______________________________________________________________________________
Утратило силу на основании
распоряжения Правительства Нижегородской области от 7 сентября 2021 года № 885-р
_______________________________________________________________________________
-----------------------------------------------------------------------
Документ с изменениями, внесенными:
распоряжением Правительства Нижегородской области от 13.11.2010 № 2376-р
------------------------------------------------------------------------
В целях повышения эффективности документооборота органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области, оперативности обработки данных, достоверности первичной информации и усиления контроля исполнительской дисциплины:
1. Использовать в работе органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области единую систему электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области (далее - ЕСЭДД).
2. Утвердить прилагаемый регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области.
3. Ответственность за организацию внедрения и сопровождения ЕСЭДД возложить на министерство информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области. (Пункт 3.- в ред. распоряжения Правительства области от 13.11.2010 № 2376-р- см. предыдущую редакцию)
4. Признать утратившими силу распоряжения Правительства Нижегородской области:
- от 15 мая 2006 года № 337-р "О внедрении системы электронного документооборота";
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора, заместителя Председателя Правительства Нижегородской области В.В.Иванова. (Пункт 5.- в ред. распоряжения Правительства области от 13.11.2010 № 2376-р- см. предыдущую редакцию)
Губернатор В.П. Шанцев
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Правительства
Нижегородской области
от 07.12.2009 № 3012-р
Регламент
администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации
единой системы электронного документооборота и делопроизводства
органов исполнительной власти Нижегородской области и органов
местного самоуправления Нижегородской области
(в ред. распоряжения Правительства области от 13.11.2010 № 2376-р)
1. Общие положения
1.1. Настоящий регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области (далее - Регламент ЕСЭДД, ЕСЭДД) определяет порядок установки, администрирования, поддержки и эксплуатации ЕСЭДД.
1.2. Регламент ЕСЭДД разработан в соответствии с:
- Регламентом Правительства Нижегородской области, утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 8 мая 2009 года № 281 (далее - Регламент Правительства);
- Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 26 марта 2009 года № 155 (далее - Инструкция по делопроизводству);
- Регламентом использования электронной цифровой подписи в единой системе электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области, утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 7 июля 2006 года № 221 (далее - Регламент ЭЦП);
- распоряжением Правительства Нижегородской области от 11 июня 2008 года № 910-р "О порядке согласования проектов правовых актов в автоматизированной системе" (далее - Порядок согласования проектов);
- инструкциями по работе в модулях ЕСЭДД, утверждаемыми приказом министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области (далее - Инструкции по работе в ЕСЭДД);
- инструкцией по работе со средствами электронной цифровой подписи в ЕСЭДД, утверждаемой приказом министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области (далее - Инструкция по работе с ЭЦП; ЭЦП).
(Пункт 1.2.- в ред. распоряжения Правительства области от 13.11.2010 № 2376-р- см. предыдущую редакцию)
1.3. Структура ЕСЭДД:
ЕСЭДД - это программно-технический комплекс, объединяющий автоматизированные рабочие места (далее - АРМ) различного функционала в органах исполнительной власти Нижегородской области и органах местного самоуправления Нижегородской области.
АРМ - это персональный компьютер с установленным программным обеспечением по автоматизации документооборота. Данное программное обеспечение представлено следующими модулями: "Служебная корреспонденция", "Система согласования нормативных документов", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов", "Контроль руководителя" и др.
АРМ позволяет в режиме реального времени наглядно получить информацию об исполнительской дисциплине подчиненных и о фактическом состоянии дел по исполнению/рассмотрению зарегистрированных и находящихся в работе документов (в соответствии с компетенцией), а также формировать выходные формы.
АРМ "Служебная корреспонденция" позволяет реализовать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, рассмотрение и обработку служебной корреспонденции, движение документов по руководителям и исполнителям, оперативный контроль за исполнением входящих служебных документов.
АРМ "Система согласования нормативных документов" позволяет автоматизировать процедуру согласования проектов документов.
АРМ "Обращения граждан" дает возможность регистрировать устные и письменные обращения граждан, учитывать ход рассмотрения обращений, ставить обращения на оперативный контроль.
АРМ "Контроль исполнения" предназначено для автоматизации процесса регистрации и обработки данных о контролируемых документах. Назначение АРМ - обеспечение полного компьютерного учета контролируемых документов и информации о ходе их исполнения.
АРМ "Контроль руководителя" может одновременно подключаться к базам данных функциональных модулей "Служебная корреспонденция", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов" (или их произвольной комбинации) и отображать сводную информацию по всем документам, зарегистрированным в подключенных базах данных.
1.4. Термины, используемые в настоящем Регламенте:
Пользователь - орган исполнительной власти Нижегородской области или орган местного самоуправления Нижегородской области, назначающий администратора подсистемы и операторов, работающих в ЕСЭДД.
Администратор - орган исполнительной власти Нижегородской области, ответственный за внедрение, сопровождение, общую координацию процедур работы в ЕСЭДД. (Абзац третий- в ред. распоряжения Правительства области от 13.11.2010 № 2376-р- см. предыдущую редакцию)
Администратор подсистемы - сотрудник органа исполнительной власти Нижегородской области или органа местного самоуправления Нижегородской области, осуществляющий координацию действий Операторов Пользователя, ответственный за организацию ЕСЭДД Пользователя.
Оператор - сотрудник органа исполнительной власти Нижегородской области или органа местного самоуправления Нижегородской области, осуществляющий текущие процедуры работы в ЕСЭДД на своем автоматизированном рабочем месте.
Контролер - структурное подразделение аппарата Правительства Нижегородской области, осуществляющее контроль за соблюдением сроков и порядка текущих процедур работы в ЕСЭДД пользователями.
Глобальный классификатор - перечень сотрудников, участвующих в разработке и исполнении документов, операторов и администраторов подсистемы, включенных в ЕСЭДД органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области.
1.5. В администрировании, информационном сопровождении и эксплуатации ЕСЭДД участвуют стороны:
- Пользователи;
- Администратор - министерство информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области; (Абзац третий- в ред. распоряжения Правительства области от 13.11.2010 № 2376-р- см. предыдущую редакцию)
- Контролер - департамент организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства Нижегородской области.
2. Процедура создания нового автоматизированного рабочего места
Новое АРМ создается в случае, если это прямо предусмотрено правовым актом или обусловлено необходимостью создания нового рабочего места у Пользователя.
2.1. Пользователь
2.1.1. Назначает приказом Оператора, ответственного за обработку документов на данном АРМ, и Администратора подсистемы, ответственного за организацию ЕСЭДД Пользователя (если он не был назначен ранее), с указанием их конкретных функций в должностном регламенте.
2.1.2. Обеспечивает качественное непрерывное сетевое соединение рабочего места ЕСЭДД с серверами ЕСЭДД через корпоративную информационно-телекоммуникационную сеть органов исполнительной власти Нижегородской области - для органов исполнительной власти Нижегородской области.
2.1.3. Обеспечивает сетевое соединение рабочего места ЕСЭДД с сервером ЕСЭДД через корпоративную информационно-телекоммуникационную сеть органов исполнительной власти Нижегородской области - для органов местного самоуправления Нижегородской области.
2.1.4. Обеспечивает техническое оснащение рабочих мест ЕСЭДД:
а) оснащает рабочее место ЕСЭДД IBM-совместимым персональным компьютером с процессором Pentium II и выше, оперативной памятью не менее 256 Мбайт и жестким диском не менее 10 Гбайт, дисплеем, мышью, принтером и устройством бесперебойного питания;
б) устанавливает на рабочее место ЕСЭДД лицензионное антивирусное и системное программное обеспечение с учетом следующих требований: Windows-2000/XP, Internet Explorer 6 и выше, MS Office-97/2000/XP.
2.1.5. Орган исполнительной власти Нижегородской области электронным письмом через модуль ЕСЭДД "Служебная корреспонденция" уведомляет Администратора о необходимости создания АРМ с указанием функционального модуля ЕСЭДД, функций, адреса и контактов Оператора и Администратора подсистемы и приложенными данными:
а) о сотрудниках, работающих с документами, но отсутствующих в Глобальном классификаторе, оформленными в формате Word или Excel согласно приложению к настоящему Регламенту;
б) о номенклатуре дел, в соответствии с которой должна осуществляться регистрация документов (если это первый АРМ "Служебная корреспонденция" у Пользователя).
В случае создания нового органа исполнительной власти Нижегородской области, где отсутствует АРМ "Служебная корреспонденция", данная информация направляется письмом на бумажном носителе.
В случае необходимости установки электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) обязательно предоставление регистрационной карты на владельца ЭЦП, оформленной согласно приложениям 1, 2 к Инструкции по работе со средствами ЭЦП в ЕСЭДД, утвержденной приказом министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области.
При необходимости внедрения во вновь образованные органы исполнительной власти Нижегородской области в совокупности более 10 АРМ: "Служебная корреспонденция", "Система согласования нормативных документов", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов", "Система оперативного контроля руководителя" - рекомендуется заключать соглашение с министерством информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области о безвозмездной передаче Пользователю дистрибутивов вышеназванного программного обеспечения ЕСЭДД с целью самостоятельного внедрения АРМ в подразделении в неограниченном количестве.
2.1.6. Орган местного самоуправления Нижегородской области:
а) при отсутствии дистрибутивов программного обеспечения ЕСЭДД "Служебная корреспонденция" / "Обращения граждан" / "Контроль исполнения документов" (далее - дистрибутивы) заключает соглашение с министерством информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области о безвозмездной передаче программного обеспечения и получает дистрибутивы у Администратора ЕСЭДД;
б) при наличии дистрибутивов осуществляет внедрение самостоятельно или заключает договор на услуги внедрения и сопровождения со сторонней организацией;
в) электронным письмом (через модуль ЕСЭДД "Служебная корреспонденция" или электронной почтой), оформленным в формате Word или Excel согласно приложению к настоящему Регламенту, направляет данные о сотрудниках, работающих с документами, но отсутствующих в Глобальном классификаторе.
В случае создания нового органа местного самоуправления, где отсутствует АРМ "Служебная корреспонденция" и электронная почта, данная информация направляется письмом на бумажном носителе.
2.1.7. При необходимости обучения сотрудников в установленном порядке через модуль ЕСЭДД "Служебная корреспонденция" (дублирование бумажным оригиналом необязательно) уведомляет Администратора о такой необходимости с указанием функционального модуля ЕСЭДД, количества сотрудников, подлежащих обучению, и наиболее удобного времени для обучения.
2.1.8. Обеспечивает условия для работы Администратора на территории объекта внедрения: пропуск на территорию объекта, предоставление рабочего места, возможность проведения обучения сотрудников.
(Пункт 2.1.- в ред. распоряжения Правительства области от 13.11.2010 № 2376-р- см. предыдущую редакцию)
2.2. Администратор
2.2.1. Анализирует и регистрирует заявки Пользователей.
2.2.2. Организует в течение 2 рабочих дней (если не оговорена конкретная дата установки) установку АРМ и создает настройки ЕСЭДД. Срок установки ЭЦП - не более 10 календарных дней с момента отправки регистрационной карты с данными владельца ЭЦП.
2.2.3. Осуществляет обучение Администраторов подсистем и Операторов навыкам работы в ЕСЭДД.
2.2.4. Сопровождает процедуру заключения соглашений Пользователей с министерством информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области о безвозмездной передаче Пользователю программного обеспечения ЕСЭДД.
(Пункт 2.2.- в ред. распоряжения Правительства области от 13.11.2010 № 2376-р- см. предыдущую редакцию)
3. Процедура работы в ЕСЭДД
3.1. Администратор осуществляет внедрение, сопровождение, общую координацию и техническое обеспечение работы ЕСЭДД:
3.1.1. Ведет учет и анализ заявок Пользователей на установку АРМ и организует их установку и настройку.
3.1.2. Готовит и рассылает Пользователям руководства, инструкции и рекомендации по работе в ЕСЭДД.
3.1.3. Организует процедуру сбора и согласования модификаций ЕСЭДД от Пользователей.
3.1.4. Готовит технические задания на модификацию ЕСЭДД и контракты на модификацию и развитие ЕСЭДД.
3.1.5. Осуществляет обновление версий программного обеспечения ЕСЭДД и, при необходимости, перенастройку АРМ.
3.1.6. Администрирует сервер ЕСЭДД, в том числе создает учетные записи новых пользователей на основании электронного запроса от Пользователей в течение двух рабочих дней с момента поступления запроса.
3.1.7. Организует доступ Администраторов подсистемы и Операторов к базам документов в соответствии с полномочиями сотрудников.
3.1.8. Консультирует Администраторов подсистем и Операторов по вопросам работы в ЕСЭДД.
3.1.9. Организует выход специалистов на рабочие места Пользователей с целью решения проблем при работе в ЕСЭДД (в случаях отсутствия возможности решения проблемы удаленно).
3.1.10. Осуществляет резервное копирование баз данных сервера ЕСЭДД.
