ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 марта 2009 года № 155
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах
исполнительной власти Нижегородской области
и их структурных подразделениях
__________________________________________________________________________
Утратил силу на основании
постановления правительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года № 828
__________________________________________________________________________
В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" Правительство Нижегородской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - Инструкция).
2. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота и при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству.
3. Признать утратившим силу постановление Правительства Нижегородской области от 16 апреля 2007 года № 123 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области - министра Правительства Нижегородской области А.И.Силаева.
Губернатор В.П. Шанцев
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Нижегородской области
от 26.03.2009 № 155
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в органах исполнительной власти
Нижегородской области и их структурных подразделениях
ОГЛАВЛЕНИЕ
стр. | |
I. Общие положения | 3 |
II. Документация органов исполнительной власти области | 3 |
III. Оформление служебных документов | 4 |
3.1. Общие требования к оформлению документов | 4 |
3.2. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации | 18 |
IV. Особенности оформления отдельных видов документов | 19 |
4.1. Проекты актов Губернатора, Правительства Нижегородской области и органов исполнительной власти | 19 |
4.2. Приказ | 23 |
4.3. Положение, правила, инструкция, регламент | 26 |
4.4. Протокол | 26 |
4.5. Служебные телеграммы | 29 |
4.6. Служебные письма | 31 |
4.7. Поручения | 33 |
4.8. Оформление доверенности | 36 |
V. Организация документооборота и исполнения документов | 37 |
5.1. Организация документооборота | 37 |
5.2 Организация доставки и отправки документов | 37 |
5.3. Порядок прохождения документов | 41 |
5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты, и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи | 42 |
5.5. Печатание, размножение и учет количества документов | 44 |
5.6. Работа исполнителей с документами | 46 |
5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов | 47 |
5.8. Работа с обращениями граждан | 48 |
5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) | 48 |
VI. Поисковая система по документам | 50 |
6.1. Регистрация документов | 50 |
6.2. Организация поисковой системы по документам | 53 |
VII. Организация документов в делопроизводстве | 54 |
7.1. Составление номенклатур дел | 54 |
7.2. Формирование и оформление дел | 58 |
7.3. Организация оперативного хранения документов | 62 |
VIII. Порядок передачи документов на хранение в архив | 63 |
8.1. Экспертиза ценности документов | 63 |
8.2. Подготовка и передача документов в архив | 66 |
IX. Изготовление, использование, хранение и уничтожение простых печатей и штампов | 67 |
X. Приложения | |
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - органы исполнительной власти).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 года № 536.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) органа исполнительной власти.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ
ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
2.1. Деятельность органов исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органов исполнительной власти, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями.
2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в табеле унифицированных форм документов, утвержденном руководителями органов исполнительной власти.
III. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие требования к оформлению документов. Бланки документов
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями органов исполнительной власти в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.
Порядок подготовки проектов актов Губернатора, Правительства, руководителей органов исполнительной власти, изложены в Регламенте Правительства Нижегородской области; правила оформления правовых актов изложены в разделе 4 настоящей Инструкции.
3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения (приложения 1, 2), установленный соответствующими правовыми актами Правительства Нижегородской области.
Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее:
- 20 мм. - левое;
- 10 мм. - правое;
- 20 мм. - верхнее;
- 20 мм. - нижнее.
3.1.2. Бланки документов.
3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).
3.1.2.2. В органах исполнительной власти и их структурных подразделениях применяются следующие бланки:
- бланк письма (Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, Вице-губернатора, заместителей Губернатора Нижегородской области, органов исполнительной власти Нижегородской области, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области);
- общий бланк (Правительства Нижегородской области, органов исполнительной власти Нижегородской области);
- бланк конкретного вида документа (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюция Губернатора Нижегородской области; постановление, распоряжение Правительства Нижегородской области; протокол, резолюция Вице-губернатора, заместителей Губернатора Нижегородской области, приказ, распоряжение, решение органов исполнительной власти Нижегородской области);
- бланк должностного лица (Вице-губернатора, заместителей Губернатора Нижегородской области).
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Вышеперечисленные бланки используются:
- должностными лицами органов исполнительной власти. Применение указанных бланков допускается теми должностными лицами, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке;
- Правительством Нижегородской области. Применение бланка допускается Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности, Вице-губернатором, заместителями Губернатора;
- министерствами, департаментами, комитетами, управлениями, инспекциями и иными органами исполнительной власти. Применение бланков допускается руководителями органов исполнительной власти, а также лицами их замещающими;
- структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области. Применение бланков структурных подразделений допускается руководителями, заместителями руководителей структурных подразделений.
Документы совещательных органов при Губернаторе или Правительстве Нижегородской области, а также межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках без изображения герба Нижегородской области в случае, если использование бланка предусмотрено положением совещательного органа (межведомственной комиссии/совета). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланков допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов).
Номерные бланки подлежат учету в "Журнале учета и выдачи номерных бланков".
Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться сторонним организациям и лицам.
3.1.2.3. Для ведения переписки между заместителями Губернатора, заместителями Губернатора и Губернатором, членами Правительства (по вопросам работы Правительства) бланки документов не применяются, "внутренняя переписка" оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.
Подпись оформляется с указанием фамилии лица, подписавшего документ без указания должности.
Дополнительно оформление внутренней переписки регулируется инструктивными письмами руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области - министра Правительства Нижегородской области (далее - руководитель аппарата).
3.1.2.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью Губернатора, членов Правительства, должностных лиц органов исполнительной власти в сторонние организации, а также направление в адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписью руководителей органов исполнительной власти области (министерств, департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц, официально их замещающих.
