ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 3 сентября 2008 года № 1523-р

О внесении изменений в распоряжение Правительства
Нижегородской области от 13 июня 2007 года № 772-р

_______________________________________________________________________________
Утратил силу на основании
распоряжения Правительства Нижегородской области от 29 марта 2012 года № 593-р
 ______________________________________________________________________________

Внести изменение в распоряжение Правительства Нижегородской области от 13 июня 2007 года № 772-р "Об утверждении принципов и механизмов оценки эффективности проектов в сфере информатизации органов исполнительной власти Нижегородской области", утвердив Методику оценки эффективности проектов в сфере информатизации органов исполнительной власти Нижегородской области в прилагаемой редакции.

Губернатор                                                                                                В.П. Шанцев

     ПРИЛОЖЕНИЕ
     к распоряжению Правительства
     Нижегородской области
     от 03.09.2008 № 1523-р


     "УТВЕРЖДЕНА
     распоряжением Правительства
     Нижегородской области
     от 13.06.2007 № 772-р

МЕТОДИКА
оценки эффективности проектов в сфере информатизации
органов исполнительной власти Нижегородской области

1. Основные определения и сокращения, используемые в рамках настоящей Методики

Бюджет проекта - сметная совокупная стоимость, распределенная по периодам выполнения проекта.

Доступность ресурса - уровень наличных ресурсов, который может меняться во времени.

Заказчик проекта - орган, организация или подразделение (лицо, уполномоченное его представлять), в интересах которого реализуется проект. Обычно заказчик вводит в действие результаты проекта и осуществляет его финансирование.

Инициация проекта - стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.

Календарный план - совокупность перечня работ с указанием сроков начала и окончания, их логической взаимосвязи, исполнителей, ресурсных, временных и внешних ограничений. Основной инструмент управления реализацией проекта.

Ключевые показатели эффективности - количественно измеримые показатели, которые должны быть использованы для подготовки отчетности о ходе работ, выбранные таким образом, чтобы отражать критические факторы успеха проекта.

Матрица ответственности (Матрица распределения ответственности) - структура, которая ставит в соответствие организационной структуре проекта структурную декомпозицию работ для назначения ответственных лиц за каждую работу.

Оценка бюджета - плановая стоимость запланированных работ.

Оценка риска - процесс качественной и/или количественной оценки рисков для последующего принятия решения по управлению рисками в проекте.

Паспорт (карточка) проекта - основной документ, содержащий в кратком виде ключевую информацию о проекте (цели и результаты, обоснование необходимости, потребности в ресурсах и пр.), на основании которой принимается решение о целесообразности и старте проекта либо его отклонении.

Портфель проектов - множество проектов, объединенных для удобства управления. Они могут иметь или не иметь общую цель, и, как правило, имеют общие ограничения по ресурсам.

Орган управления портфелем проектов - орган централизованного скоординированного управления программой информатизации для достижения стратегических целей программы.

Проект - целенаправленная деятельность временного характера, предназначенная для создания уникального продукта, услуги или результата.

Процесс - совокупность взаимосвязанных работ и ресурсов, шагов и процедур, ведущих к результату через преобразование входных данных в выходные.

Разработка бюджета - распределение предполагаемых затрат по отдельным компонентам проекта в соответствии с графиком их выполнения.

Ранжирование проектов - упорядочивание проектов в соответствии с возможной величиной выгод и ущерба от реализации проекта.

Расписание проекта - описание последовательности и продолжительности работ, а также потребности в ресурсах. Разрабатывается с целью последующего составления календарного плана работ.

Риск проекта - опасность возникновения непредвиденных ситуаций в проекте, которые могут воздействовать на достижение целей проекта. Представляет сочетание вероятности проявления определенной угрозы или возможности и величины последствий рисковых событий.

Совокупная стоимость проекта - сумма прямых затрат на выполнение проекта (расходы на приобретение оборудования, привлечение подрядчиков и т.п.) и косвенных (внутренних) затрат на выполнение проекта.

Трудозатраты - количество единиц затрат труда персонала, необходимых для завершения работы или какого-либо другого элемента проекта. Обычно выражается в рабочих человеко-часах, человеко-днях или иных единицах, затрачиваемых персоналом.

Цель проекта - желаемый результат деятельности, достигаемый путем успешного осуществления проекта в заданных условиях его реализации.

2. Цели Методики

Цели разработки процедуры управления портфелем проектов и методики оценки эффективности проектов:

обеспечение результативности проектов и достижения целей программы информатизации;

оптимизация использования бюджетных средств на цели информатизации Нижегородской области;

целостное представление по всем проектам в сфере информатизации и накапливание опыта успешных проектов;

обеспечение прозрачности и обоснованности принятия решений в процессе управления проектами в сфере информатизации.

3. Методика управления портфелем проектов

Процесс управления портфелем проектов представлен как пятишаговый процесс (рис.1), который позволяет определить приоритеты инициатив и управлять ими:

определение инициатив;

оценка инициатив;

установка приоритетов;

подбор ресурсов;

управление портфелем.

Процесс не является последовательным и имеет петли обратной связи.

Рисунок 1
Шаги процесса управления портфелем проектов

Проектные инициативы могут появляться как со стороны пользователей информационных технологий, так и со стороны структур сферы информатизации. Не каждая инициатива может стать проектом.

Для оценки инициатив необходимо использовать объективные согласованные критерии, чаще всего являющиеся комбинацией финансовых и нефинансовых показателей.

Областями оценки инициативы являются ее ценность, соответствие текущему состоянию организации, риски, требования к денежным потокам, потребные и наличные нефинансовые ресурсы, график внедрения. Ценность инициативы может определяться критериями выгод для целевой аудитории и финансовыми результатами. Количественная оценка финансовых результатов проектов в сфере информационно-коммуникационных технологий (далее - ИКТ-проекты) чрезвычайно затруднена и в практике, как правило, не применяется. Для получения одобрения инициатива должна соответствовать стратегическим целям, а также принятой технической политике.

Со стартом проекта всегда связаны риски, что запланированные результаты не будут достигнуты, что организация не сможет вовремя внедрить проект  и в рамках выделенного объема финансирования, что проектная инициатива не будет использована.

Риски можно классифицировать на:

организационные - риск, что организационные перемены помешают полностью использовать проект и выгоды от него;

технологические - риск, что выбранная технология не оправдает ожиданий или не предназначена для данного конкретного использования;

постановки - риск, что требования к результатам не четко определены либо могут существенно меняться в ходе проекта.

Приоритеты присваиваются не всем проектам. Так, обязательные с юридической или технической точек зрения проекты, а также стратегические проекты с большой значимостью должны включаться в портфель проектов автоматически. Установка приоритетов для оставшихся инициатив производится на основе информации, полученной на этапе оценки. В портфель проектов должны быть включены все инициативы с высокой ценностью и низким риском, а также некоторые другие проекты (за исключением инициатив с низкой ценностью и высоким риском). При этом приоритеты проектов должны пересматриваться через определенные промежутки времени на основе их переоценки.

После установки приоритетов необходимо оценить ресурсы и начать выделять (назначать) их проектам в соответствии с приоритетами до тех пор, пока ресурсы не истощатся. Оставшиеся проекты следует отложить до будущего рассмотрения или до решения вопроса о выделении дополнительных ресурсов.

Как правило, проводится сценарный анализ портфеля, в том числе оптимистичный (при отсутствии ресурсных ограничений) и пессимистичный (обязательные и необходимые для поддержания текущей деятельности проекты).

Активное управление портфелем проектов направлено на приведение имеющегося портфеля к требуемому состоянию.

4. Описание процесса управления портфелем проектов
Методика описания процесса управления портфелем проектов

Пошаговое (поэтапное) описание процесса управления портфелем проектов приводится в формате:

роль шага;

активность шага;

вход шага;

правила шага;

выход шага;

статус запроса.

Неизменяемые на данном шаге атрибуты шага не заполняются.

Документы процесса управления портфелем проектов указываются только в момент их порождения процессом или действий с ними.

Порядки и правила предназначены для определения необходимых действий на определенных шагах процесса управления портфелем проектов и для обоснования таких действий.

Блок-схемы (рисунки 2-5) отражают пошагово возможные последовательности выполнения действий по управлению портфелем проектов.

На блок-схемах также отражаются документы процесса управления портфелем проектов на шагах их порождающих.

Рисунок 2
Общий порядок реализации шага процесса

     Для упрощения усвоения процедуры вместо ролей процесса сразу используются назначения на роли в случаях, когда такие назначения однозначно определены в существующих нормативных документах.

     Блок-схема процесса управления портфелем проектов

       Рисунок 3
     Блок-схема процесса управления портфелем проектов (1/3)

     Рисунок 4
      Блок-схема процесса управления портфелем проектов (2/3)

     Рисунок 5
     Блок-схема процесса управления портфелем проектов (3/3)

5. Пошаговое описание процесса управления портфелем проектов

Шаг 1: Инициация проекта

Роль шага: Инициатор
Активность шага: Заполнение предварительной информации по проекту
Вход шага: Форма паспорта проекта
Правила шага: Порядок инициации проекта
Выход шага: Частично заполненный паспорт проекта
Статус: "Проект инициирован"

Шаг 2: Регистрация проекта

Роль шага: Руководитель по управлению портфелем
Активность шага: Регистрация и рассмотрение проектной инициативы на предмет соблюдения порядка инициации и достаточности информации
Вход шага: Частично заполненный паспорт проекта
Правила шага: Порядок инициации проекта
Выход шага: Зарегистрированный паспорт проекта
Статус: "Проект зарегистрирован"

Шаг 3: Информирование инициатора о нарушении порядка инициации

Роль шага: Руководитель по управлению портфелем
Активность шага: Отклонение проектной инициативы в случае нарушения порядка инициации проекта с информированием инициатора о причинах отклонения
Вход шага: Паспорт проекта
Правила шага: Порядок инициации проекта
Выход шага: Уведомление инициатора об отклонении проектной инициативы
Статус: "Проект не зарегистрирован"

Шаг 4: Предоставление необходимой информации

Роль шага: Инициатор
Активность шага: Предоставление дополнительной информации по проекту в ответ на запрос руководителя по управлению портфелем проектов
Вход шага: Запрос дополнительной информации
Правила шага: Порядок инициации проекта
Выход шага: Дополнительная информация по проекту
Статус: Без изменения

Шаг 5: Предварительная оценка проекта

Роль шага: Эксперт
Активность шага: Проведение предварительной бюджетной оценки проекта, возможных альтернатив реализации проекта, оценки возможных выгод и рисков реализации проекта.
Вход шага: Паспорт проекта
Правила шага: Порядок оценки и ранжирования проектов, Правила классификации проектов
Выход шага: Предварительная оценка проекта
Статус: Без изменения

Шаг 6: Заполнение паспорта проекта

Роль шага: Инициатор, руководитель по управлению портфелем
Активность шага: Заполнение паспорта проекта на основании предварительной оценки проекта экспертом.
Вход шага: Предварительная оценка проекта
Правила шага: Порядок оценки и ранжирования проектов, Правила классификации проектов
Выход шага: Заполненный паспорт проекта
Статус: "Подготовлен паспорт"

Шаг 7: Предоставление необходимых документов по проекту

Роль шага: Инициатор
Активность шага: Разработка и представление к рассмотрению дополнительных документов по проекту
Вход шага: Перечень необходимых документов
Правила шага: Порядок оценки и ранжирования проектов, правила классификации проектов
Выход шага: Бюджет проекта, технические требования, план-график проекта, технико-экономическое обоснование проекта
Статус: "Подготовлена проектная документация"

Шаг 8: Подготовка заседания Экспертного совета по вопросам информатизации Нижегородской области (далее - экспертный совет)

Роль шага: Руководитель по управлению портфелем
Активность шага: Подготовка повестки дня и материалов по рассматриваемым проектам, информирование членов совета и приглашенных
Вход шага: Паспорта и документы проектов
Правила шага: Порядок оценки и ранжирования проектов, Правила классификации проектов
Выход шага: Повестка заседания
Статус: Без изменения

Шаг 9: Оценка проектов

Роль шага: Экспертный совет
Активность шага: Оценка проектов и включение в портфель
Вход шага: Повестка заседания, паспорта и документы проектов
Правила шага: Порядок анализа и утверждения портфеля проектов
Выход шага: Согласованные оценки выгод и рисков проектов
Статус: Без изменения

Шаг 10: Анализ портфеля проектов

Роль шага: Экспертный совет
Активность шага: Анализ портфеля и одобрение проектов в составе портфеля
Вход шага: Сводный перечень проектов с оценками выгод и рисков
Правила шага: Порядок анализа и утверждения портфеля проектов
Выход шага: Рекомендации экспертного совета
Статус: "Проект рекомендован", "Проект отклонен"

Шаг 11: Информирование инициатора об отклонении проекта

Роль шага: Руководитель по управлению портфелем
Активность шага: Информирование инициатора об отклонении проекта с указанием причин отклонения
Вход шага: Паспорт проекта
Правила шага: Порядок оценки и ранжирования проектов, Порядок анализа и утверждения портфеля проектов
Выход шага: Уведомление инициатора об отклонении проекта
Статус: "Проект отклонен"

Шаг 12: Подготовка заседания Координационного совета по информатизации Нижегородской области при Губернаторе - Председателе Правительства (далее - координационный совет)

Роль шага: Руководитель по управлению портфелем
Активность шага: Подготовка повестки дня и материалов по рассматриваемым проектам, информирование членов совета и приглашенных
Вход шага: Паспорта проектов, сценарные анализы портфеля
Правила шага: Порядок анализа и утверждения портфеля проектов
Выход шага: Повестка заседания
Статус: Без изменения

Шаг 13: Утверждение портфеля проектов

Роль шага: Координационный совет
Активность шага: Рассмотрение и утверждение проектов в составе портфеля
Вход шага: Повестка заседания, паспорта проектов, сценарные анализы портфеля
Правила шага: Порядок анализа и утверждения портфеля проектов
Выход шага: Решение координационного совета, утвержденный портфель проектов
Статус: "Проект утвержден"/"Проект отклонен"

Шаг 14: Корректировка портфеля проектов

Роль шага: Экспертный совет
Активность шага: Корректировка и дополнительный анализ портфеля проектов
Вход шага: Рекомендации координационного совета
Правила шага: Порядок анализа и утверждения портфеля проектов
Выход шага: Скорректированный портфель проектов
Статус: "Проект утвержден"/"Проект отклонен"

Шаг 15: Информирование инициаторов об утвержденном портфеле

Роль шага: Руководитель по управлению портфелем
Активность шага: Информирование инициатора об утверждении проекта
Вход шага: Решение координационного совета
Правила шага: Порядок анализа и утверждения портфеля проектов
Выход шага: Скорректированный портфель проектов
Статус: "Проект утвержден"

Шаг 16: Выделение финансирования

Роль шага: Орган по выделению финансирования
Активность шага: Обеспечение финансирования в бюджетах соответствующих уровней
Вход шага: Бюджет проекта
Правила шага: Действующие нормативные документы
Выход шага: Скорректированный портфель проектов
Статус: "Финансирование выделено"/"Финансирование не выделено"

Шаг 17: Проведение конкурса

Роль шага: Заказчик
Активность шага: Проведение конкурса
Вход шага: Технические требования, конкурсная документация
Правила шага: Действующие нормативные документы
Выход шага: Итоги конкурса
Статус: "Выбран исполнитель"

Шаг 18: Заключение договора, выделение ресурсов

Роль шага: Заказчик
Активность шага: Заключение договора, выделение ресурсов и старт проекта
Вход шага: Итоги конкурса
Правила шага: Действующие нормативные документы
Выход шага: Договор, назначенные ресурсы
Статус: "Проект стартовал"

Шаг 19: Мониторинг ключевых этапов реализации проектов

Роль шага: Орган управления портфелем проектов, руководитель по управлению портфелем
Активность шага: Мониторинг ключевых этапов реализации проектов
Вход шага: Ключевые показатели эффективности
Правила шага: Порядок мониторинга проектов
Выход шага: Фактические значения показателей эффективности
Статус: Без изменения

Шаг 20: Формирование отчета по проекту

Роль шага: Заказчик
Активность шага: Формирование отчета по проекту
Вход шага: Целевые и фактические значения показателей эффективности
Правила шага: Порядок мониторинга проектов
Выход шага: Отчет по проекту
Статус: "Проект завершен"

Шаг 21: Оценка результатов завершенных проектов

Роль шага: Экспертный совет
Активность шага: Оценка результатов проекта
Вход шага: Отчеты по проектам
Правила шага: Порядок мониторинга проектов
Выход шага: Оценка результатов проекта
Статус: "Проект успешно завершен" / "Проект неуспешно завершен"

Шаг 22: Руководитель по управлению портфелем проектов

Роль шага: Формирование архива проектов
Активность шага: Размещение ключевой информации и всей документации по проекту в архив
Вход шага: Паспорт проекта, оценка результатов проекта, документация по проекту
Правила шага: Порядок мониторинга проектов
Выход шага: Информация по проекту в архиве
Статус: "Проект в архиве"