ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16.11.2005 № 295
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах
исполнительной власти Нижегородской области
и их структурных подразделениях
__________________________________________________________________________
Утратил силу на основании
постановления правительства Нижегородской области от 16 апреля 2007 года № 123
__________________________________________________________________________
В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" Правительство Нижегородской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях.
2. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота и при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству.
3. Признать утратившим силу постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 № 298 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области".
4. Контроль за выполнением данного постановления возложить на заместителя Губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области Л.А.Белова.
Губернатор В.П. Шанцев
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Нижегородской области
от 16.11.2005 № 295
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в органах исполнительной власти
Нижегородской области
ОГЛАВЛЕНИЕ
стр. | |
I. Общие положения | 1 |
II. Документация органа исполнительной власти области | 2 |
III. Оформление служебных документов | 2 |
3.1. Общие требования к оформлению документов | 2 |
3.2. Оформление документов, направляемых за рубеж | 14 |
3.3. Оформление доверенности | 15 |
IV. Особенности оформления отдельных видов документов | 16 |
4.1. Проекты актов Губернатора, Правительства Нижегородской области и органов исполнительной власти |
|
4.2. Приказ | 20 |
4.3. Положение, правила, инструкция, регламент | 22 |
4.4. Протокол | 23 |
V. Организация документооборота и исполнения документов | 27 |
5.1. Организация документооборота | 27 |
5.2 Организация доставки и отправки документов | 28 |
5.3. Порядок прохождения документов | 31 |
5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи |
|
5.5. Печатание, размножение и учет количества документов | 34 |
5.6. Работа исполнителей с документами | 34 |
5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов | 35 |
5.8. Работа с письмами и обращениями граждан | 35 |
5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" |
|
VI. Поисковая система по документам | 37 |
6.1. Регистрация документов | 37 |
6.2. Организация поисковой системы по документам | 39 |
VII. Организация документов в делопроизводстве | 40 |
7.1. Составление номенклатур дел | 40 |
7.2. Формирование и оформление дел | 44 |
7.3. Организация оперативного хранения документов | 47 |
VIII. Порядок передачи документов на хранение в архив | 48 |
8.1. Экспертиза ценности документов | 48 |
8.2. Подготовка и передача документов в архив | 51 |
IX. Изготовление, использование, хранение и уничтожение простых печатей и штампов |
|
X. Приложения | |
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - органы исполнительной власти).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области.
1.3. Органы исполнительной власти области организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Нижегородской области и настоящей Инструкции.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями органов исполнительной власти области после согласования с комитетом по делам архивов Нижегородской области в части, касающейся архивного дела.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) органа исполнительной власти.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ
ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ
2.1. Деятельность органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа исполнительной власти, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями.
2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в Табеле унифицированных форм документов, утвержденном руководителем органа исполнительной власти.
III. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие требования к оформлению документов
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями органов исполнительной власти в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.
Правила оформления проектов распорядительных документов Губернатора, Правительства, членов Правительства изложены в 3 разделе Регламента Правительства Нижегородской области.
3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения (образцы оформления писем приведены в приложениях 1, 2).
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
- 20 - левое;
- 10 - правое;
- 20 - верхнее;
- 20 - нижнее.
3.1.2. Бланки документов.
3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).
3.1.2.2. Управление по работе с документами аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - Управление по работе с документами):
- разрабатывает, согласовывает и осуществляет изготовление образцов и макетов бланков правовых актов и организационно-распорядительных документов Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, членов Правительства Нижегородской области, руководителей органов исполнительной власти, органов исполнительной власти и их структурных подразделений;
- обеспечивает ведение перечня и эталонного экземпляра альбома образцов бланков правовых актов и организационно-распорядительных документов Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, членов Правительства Нижегородской области, руководителей органов исполнительной власти области, органов исполнительной власти области и их структурных подразделений;
- разрабатывает и внедряет альбом унифицированных форм документов.
3.1.2.3. В органах исполнительной власти и их структурных подразделениях применяются следующие бланки:
- бланк для письма (продольный, угловой вариант);
- бланк конкретного вида документа (указ, постановление, распоряжение, приказ и др.)
- общий бланк (продольный вариант);
- бланк должностного лица (письмо, поручение, резолюция и др.)
Вышеперечисленные бланки используются:
- должностными лицами исполнительной власти. Применение указанных бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности (бланк письма, поручения, резолюции);
- Правительством Нижегородской области. Применение бланка допускается Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности;
- аппаратом Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - аппарат Губернатора). Применение бланков допускается руководителем аппарата, его заместителями;
- министерствами, департаментами, комитетами, управлениями, инспекциями и иными органами исполнительной власти. Применение бланков допускается руководителями органов исполнительной власти и иных органов исполнительной власти, а также лиц их замещающих;
- структурными подразделениями аппарата Губернатора. Применение бланков допускается руководителями, заместителями руководителей структурных подразделений;
- совещательными органами (коллегией, научно-методическими, научно-техническими, экспертными и иными советами и комиссиями (при Губернаторе и Правительстве и др.). Документы совещательных органов оформляются на общем бланке. Применение бланков допускается председателями (руководителями) и заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями указанных совещательных органов.
3.1.2.4. Если при оформлении писем на имя Губернатора за подписью членов Правительства бланки документов не применяются, то в подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами бланки документов могут не применяться, в таком случае "внутренняя" переписка оформляется на листах бумаги формата А4 или А5.
Переписка между членами Правительства может осуществляться как с использованием бланка письма, так и без использования бланка. В последнем случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ.
