ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 08.10.2003 № 298
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах
государственной власти Нижегородской области, находящихся в
подчинении Губернатора Нижегородской области
__________________________________________________________________________
Утратил силу на основании
постановления правительства Нижегородской области от 16.11.2005 № 295
__________________________________________________________________________
В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", а также в целях приведения в соответствие основных положений организации и ведения делопроизводства и документооборота в указанных органах действующему порядку в федеральных органах исполнительной власти, Правительство Нижегородской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области.
2. Руководителям органов государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области, обеспечить неукоснительное соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
Губернатор Г.М. Ходырев
ОГЛАВЛЕНИЕ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ
III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И ПРАВОВЫХ АКТОВ
IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
XI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Нижегородской области
от 08.10.2003 № 298
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в органах
государственной власти Нижегородской области,
находящихся в подчинении Губернатора
Нижегородской области
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (далее именуется - Инструкция), разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (далее - органы государственной власти).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области.
1.3. Органы государственной власти области организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Нижегородской области и настоящей Инструкции.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями органов государственной власти после согласования с управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе государственной власти области, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа государственной власти области осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) органа государственной власти области.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах государственной власти возлагается на руководителей соответствующих органов.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ
2.1. Деятельность органа государственной власти области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа государственной власти области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом государственной власти области, другими органами управления и организациями.
2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в Табеле унифицированных форм документов, утвержденных руководителем органа государственной власти области.
2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 14 и N 12 (для оформления табличных материалов), через 1-2 интервала.
III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И ПРАВОВЫХ АКТОВ
3.1. Подготовка и оформление законопроектов, вносимых Губернатором в Законодательное Собрание области
3.1.1. Разработка проектов законов области (законопроектов) осуществляется органами государственной власти области в соответствии с принимаемыми Законодательным Собранием Нижегородской области программами и планами законопроектной деятельности.
3.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство области органами государственной власти области - головными исполнителями законопроектов с приложением следующих материалов:
текст законопроекта;
текст проекта постановления Законодательного Собрания Нижегородской области (в случае, если готовится проект закона области);
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта, а также перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию;
финансово-экономическое обоснование законопроекта;
заключение по результатам юридической экспертизы законопроекта.
Законопроект, подготавливаемый для внесения Губернатором в Законодательное Собрание Нижегородской области, печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и представляется с сопроводительным письмом в министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области на бумажном и на магнитном носителе (или по электронной почте) в виде файла формата RTF (приложение 1).
3.1.3. Законопроект, представленный в Правительство, должен быть завизирован лицом, возглавляющим орган власти, подготовивший (вносящий) законопроект, или лицом, его замещающим, и согласован с министерством государственно-правового обеспечения Нижегородской области, а также с другими заинтересованными органами (организациями). Согласование оформляется визой лица, возглавляющего орган (организацию), или уполномоченного им заместителя.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части. В случае наличия приложений в законопроекте визы проставляются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения в нижней его части.
3.1.4. Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их органам власти.
3.1.5. Министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области в соответствии с поручением Губернатора или первого заместителя Губернатора - члена Правительства обеспечивает в десятидневный срок с момента поступления законопроекта подготовку проекта заключения и представления его Губернатору или первому заместителю Губернатора - члену Правительства.
3.1.6. В целях подготовки заключения министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области имеет право запрашивать информацию у министерств, иных органов государственной власти, находящихся в подчинении Губернатора области, которые незамедлительно, в сроки, указанные в запросе, но не более 3-х рабочих дней с момента получения запроса, обязаны предоставить запрашиваемую информацию в полном объеме.
Проект заключения или официального отзыва на законопроект прорабатывается и оформляется (приложения 2, 3) министерством государственно-правового обеспечения Нижегородской области.
Заключение или официальный отзыв подписывается Губернатором или его первыми заместителями и направляется в Законодательное Собрание области.
3.1.7. Представление законопроектов при обсуждении их в комиссиях и комитетах Законодательного Собрания области, а также на заседании Законодательного Собрания осуществляет разработчик законопроекта - руководитель органа государственной власти области (лицо, его замещающее), либо лицо, уполномоченное Губернатором на представление законопроекта.
3.1.8. Законопроект, принятый Законодательным Собранием области в первом чтении и поступивший в Правительство в соответствии с решением Законодательного Собрания области, направляется Губернатором в министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области для его рассмотрения, подготовки и представления проекта согласованных поправок к законопроекту или иных предложений. Срок представления проекта поправок определяется, исходя из необходимых сроков их направления в Законодательное Собрание области.
Поправки к законопроекту, подписанные Губернатором, направляются в Законодательное Собрание области в срок, определенный решением Законодательного Собрания области, но не позднее 10 дней со дня поступления законопроекта в Правительство. По согласованию с Законодательным Собранием области этот срок может быть продлен.
3.2. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Нижегородской области
3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов Правительства производятся в установленном порядке в соответствии с Регламентом Правительства Нижегородской области.
3.2.2. Проекты актов Правительства Нижегородской области направляются в Правительство с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.
Письмо подписывается руководителем органа, представившего проект, либо лицом, его замещающим.
3.2.3. Если в тексте проекта акта Правительства упоминаются ранее принятые акты, то делается ссылка на номер и дату ранее принятого акта.
Если готовящийся акт Правительства влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства, эти изменения или дополнения представляются в виде отдельных актов одновременно с ним.
Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить готовящимся проектом акта Правительства, в обязательном порядке прилагаются к данному акту.
3.2.4. Проект акта Правительства по организации исполнения федерального закона, акта Президента Российской Федерации или акта Правительства Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон, акт Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.
3.2.5. Проект акта Правительства Нижегородской области печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 14 или № 12 (для оформления табличных материалов), через полуторный межстрочный интервал (материалы, представленные в табличной форме, допускается печать через одинарный межстрочный интервал).
В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
3.2.6. Каждый напечатанный лист документа должен иметь следующие размеры полей: левое - от 2,5 до 3,5 см; правое - от 1,0 до 2,5 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 1,5 см.
3.2.7. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Страницы текста приложений нумеруются отдельно.
3.2.8. Проекты актов Правительства оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения 4,5).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Проект акта имеет следующие реквизиты:
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним.
Наименование вида акта - постановление Правительства Нижегородской области или распоряжение Правительства Нижегородской области.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами.
Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера документа, например, № 143.
К порядковому номеру распоряжения Правительства через дефис добавляется буква "р", например, № 153-р.
Дата и номер постановления и распоряжения Правительства области располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа;
Заголовок - печатается на расстоянии 2-х одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номер одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления Правительства области центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Правительства области печатается от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом.
Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через полуторный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлении Правительства области завершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Нижегородской области, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Нижегородской области в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор", инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Нижегородской области. Слова " Губернатор " печатаются от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Нижегородской области печатаются у правой границы текстового поля.
