50. Вся поступающая корреспонденция подлежит регистрации (учету с присвоением регистрационного номера) и учету (учету в отдельном журнале без присвоения регистрационного номера).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
51. Регистрации подлежат документы, оформленные на бланках и имеющие исходящие номер и дату.
Учету подлежат:
- корреспонденция информационного характера;
- книги, журналы, газеты;
- планы, отчеты информационного и справочного характера;
- отдельные виды бухгалтерской корреспонденции (счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей и т. д.).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
52. Поступающие документы Министерства регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления.
Создаваемые документы - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
53. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются работником общего отдела Министерства.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
54. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и поступающие документы.
55. Документы, поступающие в Министерство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию (кроме документов, указанных в абзацах третьем - шестом пункта 51 настоящей Инструкции) в общем отделе Министерства.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
56. Конверты с документами вскрываются работником общего отдела Министерства (за исключением конвертов с пометкой "лично"). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе Министерства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.
Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.) (далее - судебные документы).
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
57. Предварительное рассмотрение документов, поступающих в Министерство, осуществляется в целях выделения из общего объема поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Министром, а также распределения поступивших документов должностным лицам Министерства.
58. Предварительное рассмотрение поступающих документов Министерства (за исключением документов, поступающих в департамент ЗАГС Министерства и в архивное управление Министерства) осуществляется начальником общего отдела Министерства исходя из оценки содержания поступивших документов на основании установленного в Министерстве распределения обязанностей.
59. В ходе предварительного рассмотрения документа основанием для принятия решения о направлении его на рассмотрение конкретному работнику Министерства является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу Министерства.
60. После предварительного рассмотрения документы регистрируются работником общего отдела Министерства, а затем с использованием СЭДО Министерства направляются на рассмотрение Министру (первому заместителю Министра или заместителям Министра) и далее - исполнителям.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
61. Прием и первичная обработка поступающих документов Министерства осуществляется работниками общего отдела Министерства, за исключением муниципальных нормативных правовых актов (сведений о них), поступающих для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Омской области. В указанном случае работник общего отдела Министерства передает полученный документ после проставления на нем регистрационного штампа и заполненного раздела "Дата" для регистрации работнику отдела по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Омской области департамента судебной и административно-правовой работы Министерства.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
62. Поступающие документы Министерства, полученные работниками Министерства и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в общий отдел Министерства в день их получения.