1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - Министерство) документов.
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области), приказом Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21 "О Регламенте взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области".
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - структурные подразделения Министерства) осуществляются работниками общего отдела департамента организации деятельности Министерства (далее - общий отдел Министерства).
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.
7. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.
8. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
поступающие документы:
- документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;
- документы, поступающие непосредственно в департамент записи актов гражданского состояния Министерства (далее - департамент ЗАГС Министерства), в отделы департамента ЗАГС Министерства или советникам департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области (далее - структурные подразделения департамента ЗАГС Министерства);
- документы, поступающие непосредственно в архивное управление Министерства;
отправляемые документы:
- документы, отправляемые Министерством в организации или физическим лицам;
- документы, отправляемые департаментом ЗАГС Министерства, отделами департамента ЗАГС Министерства, структурными подразделениями департамента ЗАГС Министерства в организации или физическим лицам;
- документы, отправляемые архивным управлением Министерства в организации, физическим лицам;
внутренние документы - документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т.п.);
электронные документы - документы, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
9. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются отдельно.