МИНИСТЕРСТВО ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 2 ноября 2004 г. N 27-п
Об утверждении Положений об архиве и Экспертной комиссии
Министерства имущественных отношений Омской области
______________________________________________
Утратил силу на основании приказа Министерства
имущественных отношений Омской области
от 1 марта 2006 г. N 5-п
______________________________________________
В целях совершенствования делопроизводства и архивного дела, обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности Министерства имущественных отношений,
приказываю:
1. Утвердить положение об архиве Министерства имущественных отношений Омской области (приложение N 1).
2. Утвердить положение об Экспертной комиссии Министерства имущественных отношений Омской области (приложение N 2).
Министр
А.М. Стерлягов
Приложение N 1
к приказу Министерства
имущественных отношений
Омской области
от 2 ноября 2004 г. N 27-п
Положение
об архиве Министерства имущественных отношений Омской области
1. Основные положения
1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы деятельности архива Министерства имущественных отношений Омской области (далее - Министерство).
2. Архив Министерства (далее - архив) создается с целью временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, и документов длительного практического значения, образующихся в процессе деятельности Министерства, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Государственный архив Омской области" (далее - Государственный архив Омской области).
3. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие научное, экономическое, социально-культурное или историческое значение, являются государственной частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на государственное хранение в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, федеральным и областным законодательством, настоящим Положением.
4. В своей работе архив руководствуется федеральным и областным законодательством Российской Федерации, правилами и инструкциями архивных органов, настоящим Положением.
2. Задачи и функции архива
5. Основными задачами архива являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен настоящим Положением;
2) учет и обеспечение сохранности документов;
3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой Российской Федерации и Государственным архивом Омской области;
6) осуществление методического руководства и проверок состояния архивного дела и организации делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.
6. Архив в целях выполнения возложенных задач осуществляет следующие основные функции:
1) принимает на хранение подготовленные в соответствии с порядком, установленным разделом 5 настоящего Положения, документы структурных подразделений Министерства;
2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых на хранение в архив дел и документов;
3) создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива (описи, каталоги, указатели, исторические справки, предисловия);
4) проводит экспертизу ценности документов и обработку дел постоянного хранения;
5) организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений Министерства;
6) ежегодно представляет на рассмотрение Экспертной комиссии Министерства описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
7) представляет в Государственный архив Омской области по установленным формам сведения о хранящихся документах;
8) участвует в работе Экспертной комиссии Министерства;
9) осуществляет использование документов, хранящихся в архиве;
10) информирует Министра имущественных отношений Омской области (далее - Министр) и работников Министерства о составе и содержании документов архива;
11) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
12) осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях Министерства;
13) участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации делопроизводства Министерства;
14) организует проведение мероприятий по повышению квалификации ответственного за архив и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства;
15) организует работу по составлению номенклатуры дел Министерства.
3. Состав документов архива
7. В архиве хранятся следующие документы:
1) законченные делопроизводством дела Комитета по управлению имуществом Омской области и Министерства:
- постоянного срока хранения;
- по личному составу (приказы, лицевые счета, личные дела, личные карточки);
- иные документы, относящиеся к деятельности предприятий;
- фотоальбомы, фотографии;
- видеофонодокументы;
2) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание дел архива (исторические справки, описи дел, предисловия, каталоги, обзоры).
4. Организация работы архива
8. Архив является структурным подразделением управления делами департамента правового и организационного обеспечения деятельности Министерства.
9. Архив возглавляет лицо, ответственное за архив. Лицо, ответственное за архив, назначается и освобождается распоряжением Министерства по представлению начальника управления делами, согласованному с руководителем департамента правового и организационного обеспечения деятельности Министерства.
10. Лицо, ответственное за архив, должно пройти инструктаж, а в необходимых случаях стажировку в Государственном архиве Омской области.
11. Лицо, ответственное за архив, осуществляет права и обязанности в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной распоряжением Министерства.
12. Работа архива планируется на год. План работы и план-график приема дел в архив, согласованный со структурными подразделениями Министерства, утверждается Министром.
5. Передача дел на хранение в архив из структурных
подразделений Министерства
13. Структурные подразделения Министерства передают на хранение в архив дела постоянного срока хранения, по личному составу и документы временного (свыше 10-ти лет) хранения. Передача дел на хранение в архив осуществляется по архивным описям установленной законодательством формы.
14. Дела временного (до 10-ти лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке после прохождения экспертизы ценности документов. Дела временного хранения могут передаваться в архив по решению Министра.
15. Передача дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с планом-графиком приема дел в архив.
16. В период подготовки дел в структурных подразделениях Министерства к передаче в архив лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, фактическому наличию дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений Министерства обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дела составляется справка.
17. Прием на хранение каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения Министерства. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передававшего дела на хранение.
6. Порядок использования документов архива
18. Дела из архива могут выдаваться для использования работникам Министерства с разрешения Министра или заместителей Министра на срок, не превышающий 30-ти дней.
19. Выдача копий документов, ознакомление с оригиналами документов производится на основании письменного разрешения Министра или заместителей Министра.
20. Архивные копии документов или справки выдаются организациям, ведомствам, а также гражданам по их письменным запросам на основании резолюции Министра или заместителей Министра.
21. При поступлении письменных запросов из судебных, правоохранительных и иных органов копии направляемых документов заверяются печатью управления делами Министерства.
Подлинники документов выдаются указанным органам только по решению Министра или заместителей Министра. При этом выдача документов во временное пользование оформляется актом в двух экземплярах, один из которых остается в архиве Министерства, другой выдается получателю. В деле, из которого выдается подлинник документа, в обязательном порядке остается заверенная копия.
После возвращения подлинника документа в Министерство, работником архива проверяется соответствие подлинника заверенной копии, хранящейся в деле. В случае обнаружения несоответствия об этом незамедлительно докладывается Министру.
7. Порядок передачи документов на государственное хранение
22. Документы Архивного фонда Российской Федерации (постоянного хранения), временно находящиеся в архиве Министерства, передаются на постоянное государственное хранение по истечении 10-ти лет в Государственный архив Омской области.
23. Документы передаются на постоянное государственное хранение по описям дел, утвержденным экспертно-проверочной комиссией при Министерстве государственно-правового развития Омской области.
При первой передаче документов в Государственный архив Омской области передается историческая справка на архивный фонд Министерства, при последующих передачах документов даются дополнения к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности, составе и состоянии переданных на государственное хранение документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов.
Прием документов на постоянное государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке, составленной на основании акта об утрате документов.
Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
24. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем Государственного архива Омской области проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Обнаруженные недостатки устраняются.
25. Документы передаются на постоянное государственное хранение вместе с тремя подшитыми экземплярами описей. Четвертый экземпляр вместе с актом приема-передачи остается в Министерстве.
8. Права архива
26. Архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:
1) требовать от структурных подразделений Министерства своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
2) не принимать на хранение дела, оформленные с нарушением основных правил работы архивов организаций;
3) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях Министерства;
4) запрашивать от структурных подразделений Министерства необходимые для работы архива сведения;
5) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Министерства и специалистов Государственного архива Омской области;
