МИНИСТЕРСТВО ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 1 марта 2006 года N 5-п
Об утверждении Положений об архивном фонде и Экспертной комиссии
Министерства имущественных отношений Омской области
(с изменениями на 19 ноября 2007 г.)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа Министерства
имущественных отношений Омской области от 26 апреля 2012 года N 18-п
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Министерства имущественных отношений Омской области от 27 марта 2007 года N 8-п;
приказом Министерства имущественных отношений Омской области от 19 ноября 2007 года N 24-п
____________________________________________________________________
В целях совершенствования делопроизводства и архивного дела, обеспечения сохранности документов, образующихся в процессе деятельности Министерства имущественных отношений Омской области,
приказываю:
1. Утвердить Положение об архивном фонде Министерства имущественных отношений Омской области (приложение N 1).
2. Утвердить Положение об Экспертной комиссии Министерства имущественных отношений Омской области (приложение N 2).
3. Признать утратившим силу приказ Министерства имущественных отношений Омской области от 2 ноября 2004 года N 27-п "Об утверждении Положений об архиве и Экспертной комиссии Министерства имущественных отношений Омской области".
Министр имущественных
отношений Омской области
А.М. Стерлягов
Приложение N 1
к приказу Министерства
имущественных отношений
Омской области
от 1 марта 2006 г. N 5-п
Положение
об архивном фонде Министерства имущественных отношений
Омской области
1. Основные положения
1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы создания и ведения архивного фонда Министерства имущественных отношений Омской области (далее - Министерство).
2. Архивный фонд Министерства (далее - архив *) создается с целью временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Государственный архив Омской области" (далее - Государственный архив Омской области).
3. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Омской области.
4. Ведение архива осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", иными федеральными законами, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Омской области, настоящим Положением (пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства имущественных отношений Омской области от 27 марта 2007 года N 8-п, - см. предыдущую редакцию).
________________________________
* Здесь и далее термин архив употребляется в значении архивный фонд.
2. Задачи архива
5. Основными задачами создания и ведения архива являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен настоящим Положением;
2) учет и обеспечение сохранности документов;
3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Министерством культуры Российской Федерации и Государственным архивом Омской области;
6) осуществление методического руководства и проверок состояния архивного дела и организации делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.
3. Состав документов архива
6. В архиве хранятся следующие документы:
1) законченные делопроизводством дела Комитета по управлению имуществом Омской области и Министерства:
- постоянного срока хранения;
- по личному составу (приказы, лицевые счета, личные дела, личные карточки);
- иные документы, относящиеся к деятельности предприятий;
- фотоальбомы, фотографии;
- видеофонодокументы;
2) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание дел архива (исторические справки, описи дел, предисловия, каталоги, обзоры).
4. Организация работы по ведению архива
7. Работа по ведению архива осуществляется лицом, ответственным за ведение архивного фонда (далее - лицо, ответственное за архив). Лицо, ответственное за архив, назначается и освобождается распоряжением Министерства по представлению начальника отдела по работе со служебной документацией департамента организационно-кадрового и финансового обеспечения Министерства (далее - отдел), согласованному с руководителем департамента правового и организационно-кадрового обеспечения Министерства (далее - департамент) (пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2008 г. приказом Министерства имущественных отношений Омской области от 19 ноября 2007 года N 24-п, - см. предыдущую редакцию).
8. В целях реализации задач создания и ведения архива лицо, ответственное за архив:
1) принимает на хранение подготовленные в соответствии с порядком, установленным разделом 6 настоящего Положения, документы структурных подразделений Министерства;
2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых на хранение в архив дел и документов;
3) создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива (описи, каталоги, указатели, исторические справки, предисловия);
4) участвует в организации и проведении экспертизы ценности документов и обработке дел постоянного хранения;
5) организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений Министерства;
6) ежегодно представляет на рассмотрение Экспертной комиссии Министерства описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
7) представляет в Государственный архив Омской области по установленным формам сведения о хранящихся документах;
8) участвует в работе Экспертной комиссии Министерства;
9) осуществляет использование документов, хранящихся в архиве;
10) информирует Министра имущественных отношений Омской области (далее - Министр) и работников Министерства о составе и содержании документов архива;
11) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
12) осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях Министерства;
13) участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации делопроизводства Министерства;
14) организует проведение мероприятий по повышению квалификации ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства;
15) организует работу по составлению номенклатуры дел Министерства.
9. Лицо, ответственное за архив, проходит инструктаж и консультирование в Государственном архиве Омской области.
10. Лицо, ответственное за архив, осуществляет права и обязанности в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной распоряжением Министерства.
11. Работа по ведению архива планируется на год. План работы и план-график приема дел в архив, согласованный со структурными подразделениями Министерства, утверждается Министром.
5. Полномочия лица, ответственного за архив
12. Лицо, ответственное за архив, уполномочено:
1) требовать от структурных подразделений Министерства своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
2) не принимать на хранение дела, оформленные с нарушением основных правил работы архивов организаций;
3) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях Министерства;
4) запрашивать от структурных подразделений Министерства необходимые для работы архива сведения;
5) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Министерства и специалистов Государственного архива Омской области;
6) информировать начальника отдела, руководителя департамента, Министра о фактах утраты документов (с объяснительной запиской), о состоянии архивного дела и вносить предложения по его совершенствованию (подпункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства имущественных отношений Омской области от 27 марта 2007 года N 8-п, - см. предыдущую редакцию).
6. Передача дел на хранение в архив
из структурных подразделений Министерства
13. Структурные подразделения Министерства передают на хранение в архив дела постоянного срока хранения, по личному составу и документы временного (свыше 10-ти лет) хранения. Передача дел на хранение в архив осуществляется на основании архивных описей по форме, установленной законодательством.
14. Дела временного (до 10-ти лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке после прохождения экспертизы ценности документов. Дела временного хранения могут передаваться в архив по решению Министра.
15. Передача дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с планом-графиком приема дел в архив.
16. В период подготовки дел в структурных подразделениях Министерства к передаче в архив лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, фактическому наличию дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений Министерства обязаны устранить. При отсутствии дела составляется справка.
17. Прием на хранение каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения Министерства. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передававшего дела на хранение.
7. Порядок использования документов архива
18. Дела из архива могут выдаваться для использования работникам Министерства с разрешения Министра или заместителей Министра на срок, не превышающий 30-ти дней.
19. Архивные копии документов или справки выдаются организациям, ведомствам, а также гражданам по их письменным запросам на основании резолюции Министра или заместителей Министра.
20. При поступлении письменных запросов из судебных, правоохранительных и иных органов копии направляемых документов заверяются печатью отдела.
Подлинники документов выдаются указанным органам только по решению Министра или заместителей Министра. При этом выдача документов во временное пользование оформляется актом в двух экземплярах, один из которых остается в архиве Министерства, другой выдается получателю. В деле, из которого выдается подлинник документа, в обязательном порядке остается заверенная копия.
После возвращения подлинника документа в Министерство, работником архива проверяется соответствие подлинника заверенной копии, хранящейся в деле. В случае обнаружения несоответствия об этом незамедлительно докладывается Министру.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства имущественных отношений Омской области от 27 марта 2007 года N 8-п, - см. предыдущую редакцию).
8. Порядок передачи документов на постоянное хранение
в Государственный архив Омской области
21. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в архиве Министерства, по истечении 10-ти лет передаются на постоянное хранение в Государственный архив Омской области.
22. Документы передаются на постоянное хранение по описям дел, утвержденным экспертно-проверочной комиссией при Министерстве государственно-правового развития Омской области.
При первой передаче документов в Государственный архив Омской области передается историческая справка на архивный фонд Министерства, при последующих передачах документов даются дополнения к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности, составе и состоянии переданных на хранение документов.
Передача производится в отношении каждого документа, учитываемого отдельно. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих документов. Номера отсутствующих документов указываются в акте приема-передачи. Причины отсутствия документов поясняются в прилагаемой к акту справке, составленной на основании акта об утрате документов.
