ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 29 мая 1997 года N 220-п

Об утверждении инструкции по делопроизводству
 в аппарате Администрации Омской области

(с изменениями на 6 октября 2005 г.)

____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
Указа Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________                                                
     Документ с изменениями, внесенными:
     постановлением Главы Администрации (Губернатора) Омской области от 13 июля 2000 г. N 253-п;
     Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 г. N 82;
     Указом Губернатора Омской области от 6 октября 2005 г. N 125

____________________________________________________________________       

В целях дальнейшего совершенствования работы с документами в аппарате Администрации области и внедрения основных положений государственной системы документационного обеспечения управления и ГОСТа 6.38-90 на организационно-распорядительную документацию

постановляю:  

1. Утвердить и ввести в действие с 1 июня 1997 года Инструкцию по делопроизводству в аппарате Администрации Омской области (прилагается).  

2. Управлению делами Администрации области (Айдаков О.Г.) обеспечить методическое руководство делопроизводством в аппарате Администрации области и контроль за соблюдением требований инструкции.  

3. Руководителям комитетов, управлений и отделов Администрации области до 1 августа 1997 года разработать и ввести в действие инструкции о делопроизводстве в аппаратах комитетов, управлений и отделов.  

4. Рекомендовать исполнительным органам районного самоуправления при разработке инструкций по делопроизводству в аппарате районных администраций использовать основные положения настоящей Инструкции.  

5. Считать утратившей силу Инструкцию о делопроизводстве в аппарате исполкома Омского областного Совета депутатов трудящихся N 227 от 25 мая 1976 года.  

          Глава Администрации
          (Губернатор) области
 Л.К. Полежаев

     Утверждена

     постановлением Главы

     Администрации (Губернатора)

     области

     от 29.05.97 N 220-п

 Инструкция

 по делопроизводству в аппарате Администрации Омской области  

 I. Общие положения  

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, призвана обеспечить рациональную организацию делопроизводства в аппарате Администрации Омской области.

1.2. Основные положения Инструкции разработаны в соответствии со следующими нормативно-методическими документами:

- "Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации", М., 1997.

- "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации", М., 1994.

- "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", М., 1991.

- "Система организационно-распорядительной документации, ГОСТ 6.38-90".

1.3. Установленные настоящей Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на документы несекретного характера, рассмотрение обращений граждан и подлежат выполнению всеми работниками аппарата областной Администрации.

1.4. Правила ведения секретного делопроизводства устанавливаются специальной инструкцией.

1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате областной Администрации в целом возлагается на заведующего общим отделом.

В каждом структурном подразделении отдела ответственным за делопроизводство является его руководитель.

1.6. Все руководители и исполнители обязаны готовить и оформлять документы в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции, сдавать своевременно все исполненные документы для формирования их в дела.

1.7. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой администрации, регламентом работы и Инструкцией о ведении делопроизводства в областной Администрации.

1.8. Работники Администрации области несут ответственность за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.9. Использование документов в печати допускается только с разрешения руководства Администрации области.  

 II. Подготовка документов  

2.1. Документирование управленческой деятельности Администрации Омской области.

2.1.1. (пункт исключен Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 г. N 82, - см. предыдущую редакцию)

2.1.2. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до сведения управлений, комитетов, отделов Администрации области и подведомственных им организаций, а также до сведения городского и районных органов местного самоуправления посредством:

- издания постановления или распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области, где излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к деятельности Администрации области и организации ее системы;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.

Постановления, распоряжения и письма, издающиеся на основе документа вышестоящего органа, должны содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования (Указ Президента Российской Федераций, постановление Правительства Российской Федерации и т.д.), его номера, даты и заголовка.

2.1.3. Постановления и распоряжения доводятся до исполнителей путем рассылки.

Рассылка принятых постановлений и распоряжений производится в соответствии с указателем рассылки через канцелярию, в трехдневный срок после подписания Главой Администрации (Губернатором) области или, в его отсутствие, первым заместителем Главы Администрации.

2.1.4. (пункт исключен Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 г. N 82, - см. предыдущую редакцию)
     
      2.1.5. (пункт исключен Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 г. N 82, - см. предыдущую редакцию)
 

2.1.6. Некачественно подготовленные проекты постановлений (распоряжений) возвращаются помощниками заместителей Главы Администрации (Губернатора) области для доработки организации (лицу), представившей проект.

2.1.7. (пункт исключен Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 г. N 82, - см. предыдущую редакцию)
  

2.1.8. (пункт исключен Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 г. N 82, - см. предыдущую редакцию)
      

2.1.9. (пункт исключен Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 г. N 82, - см. предыдущую редакцию)
  

2.1.10. (пункт исключен Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 г. N 82, - см. предыдущую редакцию)

2.1.11. Копии постановлений направляются в Главное Контрольное управление Администрации Президента Российской Федерации, Конституционный Суд РФ, Департамент по взаимодействию с регионами РФ, областную прокуратуру, а копии распоряжений - только в Главное контрольное управление Президента РФ.

2.1.12. Для оперативной передачи информации применяется телефонограмма. В рабочие дни телефонограммы в адрес исполнительных органов городского и районного самоуправления, управлений, комитетов, отделов Администрации области принимаются секретарями их руководителей. Принятая телефонограмма записывается в книгу с указанием ее порядкового номера, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема текста телефонограммы, должности и фамилии принявшего.

2.1.13. Телеграмма применяется в исключительных случаях, когда требуется срочное решение того или иного вопроса.

2.1.14. Оправки информационного характера составляются управлениями, комитетами, отделами Администрации области для внутреннего пользования (для заседаний коллегии, информации руководства и т.д.) либо для направления в вышестоящие органы. Справка не содержит выводов и предложений.

2.1.15. В докладной записке излагается состояние какого-либо вопроса и делаются выводы и предложения по затронутому вопросу.

2.1.16. Стенограммы и другие документы, связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в дела в подразделениях Администрации области в соответствии с номенклатурой дел.  

2.2. Основные требования к оформлению документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

2.2.1. Бланки документов.

Документы Администрации области оформляются на бланках установленного образца форматов А4 (210 х 297) и А5 (210 х 148).

Постановления и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области оформляются на специально разработанных для этих видов документов бланках (приложения N 1, 2).  

Заключения Главы Администрации (Губернатора) Омской области, выдаваемые на законопроекты о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, о выпуске областных займов, об изменении финансовых обязательств области, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет областного бюджета, оформляются на специальном бланке (Приложение N 2-а).  (абзац дополнительно включен Постановлением Главы Администрации (Губернатора) Омской области от 13 июля 2000 г. N 253-п)

Письма оформляются на бланках:

- Глава Администрации (Губернатор) Омской области (приложение N 9);

- Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) Омской области (приложение N 10);

- Администрация Омской области (для заместителей Главы) (приложение N 11);

- Управление делами Администрации области (приложение N 12);

- Совместный бланк "Законодательное Собрание Омской области, Администрация Омской области" (приложение N 13).

Бланки являются отчетными документами. Каждый вид бланков имеет единый порядковый номер. Учет и хранение бланков обеспечиваются канцелярией и протокольным сектором, выдаются они по мере необходимости под личную подпись:

- бланки "Глава Администрации (Губернатор) Омской области" только помощнику Главы администрации (Губернатора) области;

- "Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) Омской области" - помощнику первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области;

- "Администрация Омской области" - помощникам заместителей Главы Администрации (Губернатора) области;  

- "Постановление", "Распоряжение", "Заключение" Главы Администрации (Губернатора) области - помощникам заместителей Главы Администрации (Губернатора) области и управляющего делами;  (абзац в редакции, введенной в действие постановлением Главы Администрации (Губернатора) Омской области от 13 июля 2000 г. N 253-п, - см. предыдущую редакцию)

- "Управление делами Администрации области" - помощнику управляющего делами.

При подготовке писем за подписью заместителей Главы Администрации (Губернатора) области управления, комитеты, отделы Администрации области обращаются за бланками к помощникам в соответствии с функциональным распределением обязанностей между заместителями.

Исполнители, получившие бланки у помощников, несут ответственность за их сохранность и правильность использования.

Сверка бланков проводится в канцелярии ежемесячно, в протокольном секторе - ежеквартально. Испорченные бланки писем сдаются в канцелярию, постановления и распоряжения - в протокольный сектор, а затем погашаются и уничтожаются по акту.

При переписке внутри аппарата Администрации области бланк не используется.

Не разрешается изготовление бланков документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

Председатели комитетов и комиссий, входящих в структуру аппарата Администрации области, при переписке используют свои бланки (приложения N 14-22).

2.2.2. Текст документа, заголовок к тексту.

Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание. Печатается от левой границы текстового поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Формулируется он составителем документа. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно.

Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем?" и начинаться с предлога "о" ("об"). Например: "О выделении...", "Об отмене...", "Об изменении... ".