Утверждена
распоряжением
администрации края
от 5 января 2000 г. N 1-р
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края
1. Общие положения
1.1. Настоящая примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах.
Примерная инструкция составлена с учетом Закона Алтайского края "Об основах местного самоуправления" от 05.12.95 г. N 29-ЗС, ГСДОУ и ГОСТа Р6.30-97, а также Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (М., 1993).
По вопросам ведения делопроизводства, которые не предусмотрены настоящей Инструкцией, следует руководствоваться правилами и требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения, М., 1991, ГОСТ Р6.30-97.
Порядок ведения секретного делопроизводства и работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен особыми инструкциями.
Составление, оформление и учет документов по кадрам, по записи актов гражданского состояния, нотариальным действиям, учету военнообязанных производится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями вышестоящих и других органов.
1.2. На основе настоящей примерной инструкции органы местного самоуправления Алтайского края разрабатывают индивидуальные инструкции по делопроизводству, которые утверждаются руководителем.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства и полную сохранность документов Архивного фонда Алтайского края возлагается:
в администрациях районов и городов края на управляющих делами (секретарей администраций, заведующих общими отделами);
в администрациях сел и поселков - на заместителей глав этих администраций;
в отделах, управлениях и комитетах - на их руководителей.
1.4. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем с порядком работы данного учреждения и его Инструкцией по делопроизводству.
2. Прием, регистрация и рассмотрение
входящей корреспонденции
2.1. Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией.
2.2. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз.
2.3. Регистрация корреспонденции ведется работником, назначенным приказом, распоряжением руководителя учреждения.
2.4. При приеме и регистрации корреспонденции, необходимо:
проверить правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений;
вскрыть полученные пакеты, бандероли или посылки, креме тех, на которых имеется надпись "лично". При вскрытии конверта установить наличие вложенных в него документов и приложений, а в случае порчи или отсутствия их сообщить об этом отправителю;
прикрепить к поступившим документам конверты, если на самом документе отсутствует адрес отправителя, или когда почтовый штемпель позволяет установить время отправления и получения его. При получении доплатной корреспонденции конверты сохранить для представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов, во всех остальных случаях после проверки конверты уничтожить;
систематизировать документы на регистрируемые и не подлежащие регистрации;
передать адресатам или уполномоченным ими лицам именные пакеты с надписью "лично". Если окажется, что содержащаяся в них корреспонденция имеет служебный характер, зарегистрировать их;
передать или переслать неправильно присланные документы по принадлежности, известив об этом отправителей.
Телефонограммы принимаются техническим секретарем учреждения, а в нерабочее время, выходные и праздничные дни - дежурным.
Телефонограммы записываются в прошнурованную книгу с указанием их порядкового номера, наименования и номера телефона отправителя, наименования адресата, текста, времени приема телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего, должности и фамилии лица, принявшего телефонограмму. Ниже ставится подпись должностного лица, ознакомившегося с телефонограммой, и дата.
2.5. Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля.