АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 5 января 2000 года N 1-р

[Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края]

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Распоряжения Администрации Алтайского края от 05.04.2014 N 102-р.
____________________________________________________________________

 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 Текст документа с изменением и дополнением, внесенными:

 распоряжением администрации края от  17 апреля 2000 года № 346-р.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Утвердить прилагаемую примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края.

2. Рекомендовать органам местного самоуправления края на основании настоящей примерной инструкции разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.

3. Общему отделу администрации края (В.Н.Кутищев) и управлению архивного дела администрации края (Н.И.Разгон) оказывать организационно - методическую помощь по ведению делопроизводства в органах местного самоуправления.

4. Признать утратившим силу распоряжение администрации края от 05.05.92 г. N 474-р.

Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края

1. Общие положения

1.1. Настоящая примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах.

Примерная инструкция составлена с учетом Закона Алтайского края "Об основах местного самоуправления" от 05.12.95 г. N 29-ЗС, ГСДОУ и ГОСТа Р6.30-97, а также Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (М., 1993).

По вопросам ведения делопроизводства, которые не предусмотрены настоящей Инструкцией, следует руководствоваться правилами и требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения, М., 1991, ГОСТ Р6.30-97.

Порядок ведения секретного делопроизводства и работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен особыми инструкциями.

Составление, оформление и учет документов по кадрам, по записи актов гражданского состояния, нотариальным действиям, учету военнообязанных производится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями вышестоящих и других органов.

1.2. На основе настоящей примерной инструкции органы местного самоуправления Алтайского края разрабатывают индивидуальные инструкции по делопроизводству, которые утверждаются руководителем.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства и полную сохранность документов Архивного фонда Алтайского края возлагается:

в администрациях районов и городов края на управляющих делами (секретарей администраций, заведующих общими отделами);

в администрациях сел и поселков - на заместителей глав этих администраций;

в отделах, управлениях и комитетах - на их руководителей.

1.4. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем с порядком работы данного учреждения и его Инструкцией по делопроизводству.

2. Прием, регистрация и рассмотрение
входящей корреспонденции

2.1. Все поступающие служебные документы являются входящей    корреспонденцией.

2.2. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз.

2.3. Регистрация корреспонденции ведется работником,  назначенным приказом, распоряжением руководителя учреждения.

2.4. При приеме и регистрации корреспонденции, необходимо:

проверить правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений;

вскрыть полученные пакеты, бандероли или посылки, креме тех, на которых имеется надпись "лично". При вскрытии конверта установить наличие вложенных в него документов и приложений, а в случае порчи или отсутствия их сообщить об этом отправителю;

прикрепить к поступившим документам конверты, если на самом документе отсутствует адрес отправителя, или когда почтовый штемпель позволяет установить время отправления и получения его. При получении доплатной корреспонденции конверты сохранить для представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов, во всех остальных случаях после проверки конверты уничтожить;

систематизировать документы на регистрируемые и не подлежащие регистрации;

передать адресатам или уполномоченным ими лицам именные пакеты с надписью "лично". Если окажется, что содержащаяся в них корреспонденция имеет служебный характер, зарегистрировать их;

передать или переслать неправильно присланные документы по  принадлежности, известив об этом отправителей.

Телефонограммы принимаются техническим секретарем учреждения, а в нерабочее время, выходные и праздничные дни - дежурным.

Телефонограммы записываются в прошнурованную книгу с указанием их порядкового номера, наименования и номера телефона отправителя, наименования адресата, текста, времени приема телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего, должности и фамилии лица, принявшего телефонограмму. Ниже ставится подпись должностного лица, ознакомившегося с телефонограммой, и дата.       

2.5. Регистрации подлежат те документы, которые по своему  характеру требуют решения, ответа, контроля.

Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется ответственным за организацию делопроизводства и утверждается руководителем. Примерный перечень таких документов указан в приложении 1 к настоящей Инструкции.

2.6. Входящая корреспонденция регистрируется: срочная - вне    очереди, остальные - в течение дня ее поступления.

2.7. Для регистрации всех категорий входящих и исходящих  документов применяется, как правило, единая регистрационная карточка.

На каждый регистрируемый документ заполняется 2 экземпляра карточки. После регистрации одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая - после записи резолюции руководителя вместе с документом направляется в структурное подразделение для исполнения.

При этом должен соблюдаться следующий порядок заполнения  отдельных граф лицевой стороны регистрационной карточки:

в графе "Корреспондент" для входящего документа указывается наименование учреждения, откуда поступил документ, вид документа. В отдельных случаях может быть указана также должность и фамилия лица, подписавшего входящий документ;

для инициативного исходящего документа указывается наименование учреждения, куда он направляется;

при массовой рассылке документа указывается обобщенное название корреспондентов. Например, "Главы администраций", "Отделы, управления и организации". При регистрации инициативного исходящего документа в этой же графе указывается фамилия лица, подписавшего документ;

в графе "Дата и индекс документа" указывается дата документа  (число, месяц, год) и номер, присвоенный ему учреждением автором;      

графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только для входящих документов. В ней проставляется дата получения и индекс, присвоенный документу;

календарная шкала вверху карточки используется для контроля за  сроками исполнения документа. На ней отмечается дата, в которой документ должен быть исполнен (типовой срок, установленный для исполнения различных групп документов, в соответствии с пунктом 4.5 настоящей Инструкции либо дата, указанная руководителем в резолюции). Если срок исполнения продлен, то в шкале отмечается новая дата, а первая зачеркивается. Отметка о сроке исполнения делается в шкале на каждый документ, требующий ответа или исполнения, независимо от того, взят ли он на контроль. Для документа, взятого на особый контроль, перед сроком исполнения ставится красная буква "К". При взятии на контроль отдельного вопроса или пункта документа (постановления, распоряжения, поручения, письма) проставляется срок их исполнения;

в графе "Краткое содержание" указывается вид (решение, распоряжение и т.п.), заголовок документа, а при его отсутствии излагается его краткое содержание;

при регистрации документа, содержащего несколько поручений, исполняемых в разные сроки, исполняется дополнительный экземпляр карточки (продолжение), на котором в этой графе указывается содержание пунктов, взятых на контроль, и сроки их исполнения;

в графу "Резолюция" переносится резолюция с документа с  указанием должности лица, подписавшего ее, и дата;

в графе "Отметка об исполнении" отражается решение вопроса по  существу, дата и индекс ответного документа, результаты исполнения и направление его "В дело", N и дата.

Оборотная сторона регистрационной карточки заполняется в  процессе движения и исполнения документа. Записи должны быть краткими и соответствовать основному назначению - обеспечению контроля за движением, своевременным исполнением и возвратом документа.

Для документов, взятых на контроль по срокам исполнения,  запись делается по формуле:

дата - кому передан документ;

дата - факт напоминания о сроке исполнения;

дата - факт    возвращения исполненного документа.

2.8. Регистрационные карточки систематизируются и  расставляются в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам. Эта картотека делится на 2 части на исполненные и неисполненные документы. Карточки из разделов второй части по мере исполнения перемещаются в соответствующий раздел первой части картотеки.

2.9. Регистрационно - контрольные карточки изготавливаются  типографским способом на плотной бумаге формата А5 (210 х 148 мм) по ГОСТ-Р6.30-97 (приложение 2).

2.10. При объеме документооборота до 500 - 600 документов в год, а также в зависимости от имеющихся условий могут применяться журналы регистрации входящих документов, которые заполняются строго по форме (приложение 3).

2.11. Для регистрации документов могут использоваться компьютерная и вычислительная техника. В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машинно - ориентированной регистрационно - контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации, или путем прямого ввода их с документа.

2.12. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступления и индекс.

На документах, не подлежащих регистрации, указываются дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется.

Индекс входящего документа состоит из порядкового регистрационного номера и номера дела по утвержденной номенклатуре, в котором он должен храниться.

Если поступивший документ является ответом на письмо или информацией о выполнении решений, постановлений, распоряжений, то факт его получения отмечается в графе "Отметка об исполнении" регистрационной карточки исходящего документа или в журнале исходящей корреспонденции.

2.13. Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Документы правительства и государственных органов исполнительной власти передаются на рассмотрение руководителю.

2.14. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На нижнем поле этого листа указывается номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Резолюция должна содержать:

указание, кому конкретно поручается исполнение документа    (фамилия, инициалы), предписываемое действие, способ, порядок и срок его исполнения, личную подпись руководителя и дату ее написания.

На документе не должно быть более одной резолюции.

Ответственными за исполнение документа являются должностные лица, указанные в резолюции.

2.15. Текст резолюции переносится в регистрационную карточку или журнал регистрации входящей корреспонденции, а затем документ передается исполнителю.

Если документ в соответствии с резолюцией руководителя направляется для исполнения нескольким исполнителям, то ответственным за его исполнение является то должностное лицо, к ведению которого относится основной вопрос, или то лицо, которое в резолюции указано первым. Документ передается исполнителям либо поочередно, либо одновременно в размноженных копиях.

2.16. Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить те из них, которые требуют наиболее спешного исполнения.

2.17. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в учреждении, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации.

В случае направления документа или письма на рассмотрение и  для принятия мер в другие учреждения автор должен быть поставлен об этом в известность.

2.18. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних    документов на всех этапах их прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в соответствующей регистрационной карточке или журнале.

Под расписку передаются исполнителям контролируемые документы.