АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О разработке комплекса программных средств
"Электронный банк данных документов Архивного
фонда края"

____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
постановления Администрации Алтайского края от 2 октября 2001 года N 596
____________________________________________________________________

Внедрение системы автоматизированного документооборота ДОКА в органах государственной власти и управления края приводит к тому, что важная часть документов Архивного фонда края создается в электронном виде.

Система учета, передачи на государственное хранение, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата и организации использования данного вида документов не разработаны.

Перед архивными учреждениями края встает проблема обеспечения сохранности и организации использования документов, сформированных в электронном виде.

В соответствии с законом Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" и в целях обеспечения сохранности и эффективного использования электронных документов ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Управление архивного дела администрации края (Разгон Н.И.), комитету по информатизации администрации края (Смирнов Э.Б.), Алтайскому НИИ информационных технологий и телекоммуникаций (Патудин В.М.) Центру информационных технологий администрации края (Евстратов М.И.) осуществить в течение 1997-1996 гг. разработку комплекса программных средств "Электронный банк данных документов Архивного фонда Алтайского края" согласно технического задания (приложений 1).

2. Комитетам администрации края по экономике (Ступин В.И.), по финансам, налоговой и кредитной политике (Юрин А.В.) рассмотреть возможность финансирования работ согласно смете при утверждении краевого бюджета на 1997-1996 годы. (Приложение 2).

3. Управлению архивного дела администрации края (Разгон Н.И.) и комитету по информатизации администрации края (Смирнов Э.Б.) подготовить проекты законов Алтайского края и положений для обеспечения приема документов на государственное хранение в течение 1997 г. и 1 квартала 1998 года.

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации края Ступина В. И.

Наименование организации-разработчика ТЗ на АС:

- Управление архивного дела администрации Алтайского края.

Наименование вида АС:

- Система автоматизированного документооборота "ДОКА" (САД ДОКА);

- Подсистема "Электронный банк данных документов Архивного фонда Алтайского края".

Наименование объектов автоматизации:

- Органы государственной власти и управления;

- Учреждения - источники комплектования Архивного фонда и архивные учреждения Алтайского края.

Сокращенное название АС:

- "ЭБД АФАК".

Техническое задание на 19 листах, действует с 1996 г.

Разработчики:

- Алтайский НИИ информационных технологий и телекоммуникаций;

- Центр хранения Архивного фонда Алтайского края.

Научный руководитель Конев Д. Г..

Введение

Актуальность работы вызвана переходом организаций-источников комплектования, прежде всего органов государственной власти и управления к формированию документов на машинных носителях на стадии текущего делопроизводства. В связи с этим перед архивными учреждениями встала задача выработки единых подходов к формированию, обеспечению сохранности, организации использования документов на машинных носителях.

После вывода данной системы на промышленную эксплуатацию будут реализованы следующие функции:

Создание научно-справочного аппарата на этапе регистрации документа в организации источнике комплектования;

Автоматизированное проведение экспертизы документов;

Автоматизированный прием документов по средствам телекоммуникаций;

Прием документов на бумажной основе и их оцифровывание, при необходимости возможна его электронная реставрация;

Хранение документов как полнотекстовой базы данных документов, с проведением всех операций по учету и хранению документов;

Оперативный поиск необходимой информации.

Для обеспечения приема документов в центр хранения архивного фонда края необходимо принятие ряда законодательных актов и положений:

Закона "О придании юридической силы документам на машинной основе, получаемых в автоматизированные системы и из автоматизированных систем";

Закона "Об информационных ресурсах Алтайского края" Ответственные комитет по информатизации;

"Положение о пользователях информационной системы "ЭБД АФАК"";

"Положение о порядке предоставления информации в информационно-поисковую систему "ЭБД АФАК"".

Ответственные Управление по делам архивов администрации края.

Данные законодательные акты должны быть разработаны в течение 1997 г. и утверждены при выводе системы на опытную эксплуатацию в 1 кв. 1998 г.

Поставленные цели решаются с помощью подсистем, разработка которых определенна техническим заданием на "ЭБД АФАК".

Для обеспечения разработки системы в поставленные сроки необходимо определенное техническое обеспечение, сроки поставки которого должны быть согласованны со сроками проведения работ по этапам.

1. Общие сведения

Настоящее техническое задание составлено на разработку организационных, функциональных, программных, математических и технических средств, обеспечивающих единые принципы и порядок формирования, учета, поиска, экспертизы ценности, обеспечения сохранности и использования электронных документов в государственных архивных учреждениях и организациях-источниках комплектования.

1.1. Полное наименование системы и ее условное обозначение: Система автоматизированного документооборота "ДОКА" (САД ДОКА), подсистема "Электронный банк данных документов Архивного фонда Алтайского края".

1.2. Шифр темы или шифр номер договора: ЭБД АФАК. ТЗ. 01.01.01.М.

1.3. Наименование предприятий разработчика и заказчика их реквизиты:

Заказчик:

Управление архивного дела администрации Алтайского края.

Разработчик:

Центр хранения Архивного фонда Алтайского края;

Алтайский НИИ информационных технологий и телекоммуникаций;

Центр информационных технологий администрации Алтайского края;

Иные специализированные организации.

Адрес и расчетный счет разработчика Т3:

656035, г. Барнаул, пр. Ленина,61 расчетный счет 609403 РКЦ г. Барнаула МФО 101006 индекс 2221001736.

1.4. Перечень документов, на основании которых создается система, кем и когда утверждены документы:

Приказ государственной архивной службы России от 26.03.96 г. N 15 о проекте "Концепции информатизации архивного дела России";

Постановление администрации Алтайского края от 01.09.95 г. N 344 "О реализации государственной политики в сфере информатизации";

Постановление администрации Алтайского края от 10.12.93 г. N 369 "О реализации государственной политики в архивном деле";

Постановление администрации Алтайского края от 04.05.95 г. N 165 "О программе информатизации архивных учреждений Алтайского края";

Постановление администрации Алтайского края от 29.03.96 г. N 173 "О формировании информационных ресурсов края";

Письмо комитета по делам архивов администрации края от 13.09.95 г. приложение 1. "Заявочная карта".

1.5. Плановые сроки начала и окончания работ по созданию:

Начало: март 1996

Конец:

1.6. Сведения об источниках и порядке финансирования работ:

Финансирование предполагается из средств краевого бюджета;

Размеры уточняются ежегодно.

1.7. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию системы (ее частей), по изготовлению и наладке отдельных средств (программных, информационных) и программнотехнических (программно-методических) комплексов системы:

Разработчик выполняет работы в соответствии с планом-графиком и договором. Поэтапно передает в эксплуатацию методические материалы, проектную документацию, программное обеспечение в сроки, определяемые планом-графиком и договором. Передача оформляется актом сдачи-приемки научно-технической продукции, который утверждается заказчиком и исполнителем.

2. Назначение и цели развития системы

2.1. Цель создания системы

Главной целью реализации данной системы является ускоренное внедрение в научно-практический оборот документов органов государственной власти, и иных источников комплектования Центра хранения архивного фонда края, уменьшения расходов на хранение информации поступающей в архивный фонд края, ее учет и поиск.

Определение и разработка требований к формированию электронного документа. Разработка систем приема и хранения электронных документов от учреждений-источников комплектования в форме "электронной описи" в государственные архивные учреждения.

Основными пользователями системы будут являться учрежденияисточники комплектования, а также иные пользователи, которые будут заключать договора депозитарного хранения документов или иные договора (в том числе и коммерческие на передачу программных средств).

2.2. Назначение системы

Разрабатываемая система предназначается для автоматизации всех уровней управления документопотоком архива, обеспечение более оперативного доступа к документам, их учету и поиску.

2.2.1. Создание электронных документов и электронных дубликатов документов на бумажной основе находящихся в учреждениях-источниках комплектования.

2.2.2. Формирование системы учета, поиска и хранения электронных документов на этапе регистрации в делопроизводстве.

2.2.3. Произведение экспертизы ценности электронных документов в соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности учреждений, предприятий и о организации с указанием сроков хранения" (М., 1989), отраслевыми перечнями и номенклатурами дел.