АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О  программе    информатизации
архивных учреждений Алтайского
края

____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
постановления Администрации Алтайского края от 2 октября 2001 года N 596
____________________________________________________________________

Возросший общественный спрос на архивную информацию, широкие возможности Архивного фонда Алтайского края выдвигают на первый план задачу интенсификации использования документов, всемерного вовлечения их в решение приоритетных проблем развития общества. Сегодня назрел поворот от пассивной, обслуживающей роли архивов к инициативной опережающей работе на выявление и своевременное удовлетворение общественных потребностей в архивных документах.

К настоящему времени в архивах края хранится 2112734 единицы хранения, с 1847 по 1993 годы и лишь 9% архивных дел полностью обеспечены научно-справочным аппаратом, и то в основном на карточных носителях. В результате, как показывают исследования, в обороте практического использования находится не более 3-4% Архивного фонда Алтайского края.

В целях увеличения использования документов на основе автоматизации архивной технологии, внедрения современных средств обработки и поиска информации постановляю:

1. Утвердить программу информатизации архивной службы Алтайского края (приложение).

2. Комитетам администрации края по экономике (Сидоров А.Г.), по финансам, налоговой и кредитной политике (Юрин А.В.) предусмотреть финансирование утвержденной программы согласно представленной смете на 1995-1997 г.г. (приложение).

3. Комитету администрации края по делам архивов (Разгон Н.И.) и комитету по информатизации администрации края (Смирнов Э.Б.) обеспечить программное и научно-методическое руководство работы компьютерных служб администрации края и архивных учреждений края, установить между ними связь по сети 1995 г.

4. Комитету по информатизации края (Смирнов Э.Б.):

4.1. разработать унифицированный программный комплекс "Делопроизводство" с экспериментальной отработкой на базе государственного архива Алтайского края, для последующего тиражирования в органах государственной власти;

4.2. создать рабочую группу специалистов для разработки программного комплекса до 1 июля 1995 года.

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на председателя комитета администрации края по экономике Сидорова А.Г.

Программа информатизации
архивной службы Алтайского края

Архивные учреждения края организованы в сеть государственных, ведомственных и других архивов. Сеть государственных архивов включает 74 архивных учреждения края, которые хранят 11262 тыс. архивных фондов, 2112734 тыс. единиц хранения, составляющих огромный информационный потенциал.

Организацию и управление деятельностью Государственного архива Алтайского края /ГААК/, Центра хранения спецдокументации /ЦХСД/, Краевого межведомственного архива /КМА/ и архивных отделов /комитетов/ администраций городов и районов края осуществляет комитет администрации края по делам архивов.

Создание единой архивной технологии по всем направлениям деятельности архивов обеспечит в краевой компьютерной сети горизонтальная связь между архивными учреждениями и вертикальная связь всех архивов через комитет администрации края по делам архивов с Росархивом и администрацией Алтайского края /См. технико-экономическое обоснование (ТЭО) приложение 1/.

Работа в глобальной сети будет вестись по протоколам X.25, TCP/IP, в дальнейшем UUCP.

Предусматривается три этапа информатизации архивной службы края.

I этап:

В комитете по делам архивов автоматизации подлежат функции административно-управленческого характера:

- материально-техническое состояние отрасли;

- сеть архивных учреждений края;

- паспорт архива;

- планово-отчетная документация;

- создание единого фондового каталога;

- источники комплектования;

- кадры архивных учреждений края;

- учет основных средств;

- делопроизводство;

- нормативные документы;

- расчет заработной платы;

- контроль исполнения решения коллегии, ЭПМК комитета по делам

- контроль исполнения решения коллегии, ЭПМК комитета по делам архивов.

В 1995 году в Комитете по делам архивов предусматривается создать локальную сеть, для этого необходимо:

- разработать программы по указанным направлениям;

- создать базы данных.

В ГААК автоматизация началась в 1994 году. Разработана концепция компьютеризации "Основные направления разработки и внедрения автоматизированной архивной технологии на 1994-1997 годы".

Разработаны программы по основным направлениям деятельности:

- контроль за организациями источниками комплектования ГААК;

- государственный учет фондов;

- информационно-поисковая система "Решения и распоряжения органов государственной власти и управления".

По программам ведется создание баз данных, начата их опытная эксплуатация. Заканчивается разработка в рамках программы "Делопроизводство" модуля "Контроль и регистрация документов".

Создание программы "Делопроизводство" между администрацией края и комитетом администрации края по делам архивов будет вестись путем согласования на программном и методическом уровнях.

Первоначально будет осуществляться только учет документов на машинных носителях в организациях списка источников комплектования. Прием электронных документов будет осуществляться после создания в ГААК локальной сети, установления связи с администрацией края, при постановке программного комплекса "Делопроизводство" на опытную эксплуатацию и согласования ведомственных сроков использования документов.

В 1995 году планируется объединение баз данных и постановка на опытную эксплуатацию автоматизированной системы в ГААК, для этого необходимо:

- создание в ГААК локальной сети /спецификация по срокам внедрения, приложение 3/;

- создание отдела информатизации архивной службы края в ГААК со штатной численностью 3 человека;

- нач. отдела информатизации;

- инженера-оператора.

Одна шт.ед. архивиста будет преобразована в должность оператора.

Отдел информатизации будет являться методическим центром архивной службы края по вопросам компьютеризации, программного обеспечения, с оказанием методической, консультативной и иной помощи.

Инженер-программист с функциями методиста и администратора баз данных, кроме своих специфических функций, будет заниматься обследованием и постановкой на учет баз данных и документов на машинных носителях организаций списка источников комплектования, внедрением нормативно-методических документов на машинных носителях.

В 1995 году начнется автоматизация деятельности ЦХСД по следующим направлениям:

- создание информационно-поисковой системы с последующим созданием тематического электронного каталога по документам ЦХСД;

- контроль за работой организаций-источников комплектования, учет документов.

Для этого необходимо:

- укомплектовать ЦХСД одним компьютером и модемом;

- разработать программы, создать базы данных;

- провести обучение сотрудников работе с компьютерной техникой /см. ТЭО приложение 4/.

Таким образом, в 1995 году планируется создание локальной сети в комитете администрации края по делам архивов и ГААК и глобальной сети, объединяющей их с администрацией края.

На этом закончится первый этап информатизации деятельности государственной архивной службы края.

II этап:

На втором этапе в 1996 г. предусматривается расширение локальной сети ГААК до шести рабочих мест с постановкой сети на промышленную эксплуатацию /см. ТЭО приложение 3/.

В 1996 году начнется компьютеризация Краевого межведомственного архива документов по личному составу (КМА) по следующим направлениям:

- контроль за процессом ликвидации, реорганизации предприятий города;

- контроль за обеспечением сохранности документов по личному составу.

Для этого необходимо:

- укомплектовать КМА одним компьютером;

- разработать программы, создать базы данных;

- обучить сотрудников работе с компьютерной техникой.

На 1996 год планируется включение в глобальную сеть архивных отделов администрации городов Бийска, Камня-на-Оби, Рубцовска, Славгорода.

Необходимо создание информационно-поисковых систем органов власти с последующим созданием тематического каталога.

III этап:

В последующем глобальная сеть архивной службы края будет разрастаться за счет включения архивных учреждений городского и районного звена.

Покупка накопителей CD-R позволит вплотную приблизиться с созданию эталонного банка данных документов.

Объединение архивов в глобальную сеть позволит создать единую информационную среду архивной службы края, включая электронный каталог и эталонный банк документов.

Автоматизация архивной деятельности:

- дает возможность быстрого доступа к информации, получения всей ее совокупности в должном виде, оперативного внесения изменений в информацию и получения ее, как на экране дисплея, так и в печатном виде;

- повысит доступность всех информационных массивов, независимо от места хранения, на которые не распространяются ограничения функционального или служебного характера;

- обеспечит сбор, накопление, хранение и обновление информационных массивов на машинных носителях, дает получение выходной информации в удобной форме;

- уменьшит стоимость хранения единицы информации и объем занимаемых площадей при отсутствии свободных площадей;

- позволит выйти на республиканский и международный уровень обмена информацией.

Сводная смета расходов

1 этап - 1995 г.

Сумма
Доллары     Рубли

2 этап - 1996 г.

Сумма
Доллары     Рубли

3 этап - 1997 г.

Сумма
Доллары     Рубли