Приложение 1
к постановлению администрации края
от 13.03.2000 г. N 209
Условия
общественного смотра-конкурса сохранности документов
в агропромышленном комплексе края
В смотре-конкурсе принимают участие учреждения и организации - источники комплектования архивных учреждений края, муниципальные архивы, ведомственный архив Главного управления сельского хозяйства и продовольствия администрации края.
Целью общественного смотра-конкурса сохранности документов являются улучшение условий ведомственного хранения документов, постановки делопроизводства, обработки и подготовки документов для сдачи на государственное хранение в соответствии с законом края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах", с основными положениями ГОСТа Р.6.30-97, "Основными правилами работы ведомственных архивов", утвержденными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, "Правилами работы государственных районных и городских архивов", утвержденными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР и "Методическими указаниями по составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним", утвержденными управлением архивного дела администрации края.
Для подведения итогов создаются краевая и районные комиссии, в состав которых входят представители организаций-источников комплектования центра хранения Архивного фонда Алтайского края, муниципальных архивов, администраций городов и районов, Главного управления сельского хозяйства и продовольствия администрации края, управления архивного дела администрации края.
1. Основные показатели общественного смотра сохранности документов
В период проведения смотра его участники должны обеспечить выполнение мероприятий, способствующих обеспечению сохранности документов. Критериями оценки при подведении итогов будут являться следующие показатели:
- оформление и учет служебных документов в соответствии с требованиями основных положений и ГОСТа Р6.30-97;
- наличие лиц, ответственных за делопроизводство и архив, назначенных распорядительными документами руководителя или освобожденных штатных работников;
- активизация работы постоянно действующих экспертных комиссий, наличие утвержденных положений об экспертных комиссиях, документирование их работы (рекомендуется в случае отсутствия создать экспертные комиссии);
- наличие утвержденной номенклатуры дел, согласованной экспертно-проверочной методической комиссией управления архивного дела или муниципальным архивом и внедрение ее в делопроизводство, правильность формирования дел;
- условия хранения документов: наличие отдельных помещений для архива, оборудование его в соответствии с требованиями;
- материально-техническое обеспечение архивов;
- упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу по 1997 год;
- своевременность передачи дел постоянного хранения на государственное хранение;
- отсутствие утраты дел до упорядочения и внесения в утвержденные описи;
- качество научно-технической обработки документов;
- своевременное и качественное исполнение запросов граждан по социально-правовым вопросам;
- соблюдение правил пожарной безопасности и охраны помещений архивов, направленных на обеспечение сохранности архивных документов, в том числе выделение под архивы помещений, отвечающих требованиям пожарной безопасности и температурно-влажностного режима.
2. Подведение итогов общественного смотра
1. По итогам смотра до 1 ноября 2000 года необходимо представить справки совместных проверок за подписью руководителей архивных учреждений и управлений сельского хозяйства районов (или руководителей предприятий и организаций системы сельского хозяйства).
2. Для организации проведения смотра конкурса и подведения итогов создается краевая комиссия.
3. До 1 января 2001 года краевая комиссия подводит итоги, которые утверждаются на совместном заседании коллегий Главного управления сельского хозяйства и продовольствия и управления архивного дела администрации края.
3. Поощрения
По итогам смотра-конкурса руководители муниципальных и ведомственных архивов, а также отличившиеся работники архивов будут поощрены Почетными грамотами Главного управления сельского хозяйства и продовольствия и управления архивного дела администрации края, денежными премиями.