7.7.1. В архивы органов исполнительной власти (далее также - архивы) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в органе исполнительной власти.
7.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в органах исполнительной власти и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному сотрудником архива и утвержденному руководителем органа исполнительной власти.
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
7.7.5. В период подготовки дел к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
7.7.6. Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотрудника органа исполнительной власти. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи сотрудника архива и сотрудника органа исполнительной власти, передавшего дела.
(п. 7.7.6 в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
7.7.7. В случае ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в ведомственный архив или правопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.