7.2.1. Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов ведомственных архивов.
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела (приложение N 18 к настоящей Инструкции);
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия органа исполнительной власти, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) (приложение N 19 к настоящей Инструкции).
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
7.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;