4.2.1. Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятий, проводимых органами исполнительной власти, оформляются по указанию их руководителей.
(п. 4.2.1 в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
4.2.2. Стенограмма оформляется следующим образом (приложение N 12 к настоящей Инструкции):
- реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (если это необходимо) располагается на первом листе документа в правом верхнем углу;
- слово "СТЕНОГРАММА" печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
- наименование мероприятия печатается полужирным шрифтом ниже слова "СТЕНОГРАММА" и выравнивается по центру;
- реквизит "Дата документа" печатается полужирным шрифтом ниже наименования мероприятия и ограничивается правой границей текстового поля;
- обозначение места проведения (название города или наименование организации, где проводилось мероприятие) печатается от левой границы текстового поля на одной строке с реквизитом "Дата документа" полужирным шрифтом;
- текстовая часть отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.
4.2.3. Расшифрованные стенографические записи мероприятий визируются полистно сотрудником, производившим расшифровку стенографической записи. Виза ставится на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа.
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
4.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей мероприятий хранятся в течение года в службе ДОУ органа исполнительной власти, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в течение года, после чего уничтожаются по акту путем их размагничивания.
4.2.5. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении закрытого обсуждения вопросов, то стенографирование осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.