1. Порядок работы по рассмотрению писем и организации приема граждан изложен в "Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области (города, района)", утвержденной постановлением главы администрации области от 20.02.96 г. N 85.
Примечание: устные обращения должностных лиц к главе администрации области осуществляются после предварительного рассмотрения вопроса первым заместителем (заместителем) главы администрации курирующего соответствующую отрасль.
Устные и письменные обращения граждан личного характера регистрируются и обрабатываются в приемной администрации области по обращениям граждан и в день поступления передаются управляющему делами для доклада главе администрации, его заместителям, начальникам управлений, председателям комитетов и руководителям органов местного самоуправления районов, городов Смоленска, Десногорска для рассмотрения и принятия решения.
2. Каждое письмо, заявление или жалоба должны быть тщательно проверены лицами, которым поручено их исполнение и по результатам проверки составлена справка, где указываются принятые меры и о том, когда и кем поставлен в известность заявитель. Срок представления ответа заявителю не должен превышать 30 календарных дней, в исключительных случаях, требующих дополнительных расследований - 45 календарных дней. Результаты рассмотрения обращений граждан, направленных в управления, комитеты, органы местного самоуправления городов и районов с поручением главы администрации или его заместителей, докладываются им и снимаются с контроля только с их визой.
3. Ответ на письмо, заявление, обращение дает руководитель той организации, в которую было направлено поручение с письмом для рассмотрения и принятия решения, в случае постановки письма, заявления, обращения граждан на контроль в приемной администрации области, ответ должен быть направлен в два адреса - заявителю и приемную администрации, о чем сообщается в поручении.
4. Приемная администрации области по обращениям граждан проводит анализ обращений граждан, поступивших на имя главы администрации области и в комитеты на основании изучения корреспонденции и докладов, представляемых комитетами к 5 числу каждого месяца. Подготовленная информация представляется управляющему делами к 10 числу следующего месяца для доклада главе администрации области.
5. Прием граждан по личным вопросам руководящим составом администрации области осуществляется в приемной по обращениям граждан и проводится согласно ежемесячному графику, разрабатываемому управляющим делами на основании постановления главы администрации области.
Заместители главы администрации области, начальники управлений и председатели комитетов прием граждан ведут со своими госслужащими, которые в дальнейшем осуществляют контроль за поручением руководителей.
Общий контроль за выполнением графика приема осуществляет приемная по обращениям граждан администрации области.