1. Делопроизводство в администрации области, ее управлениях и комитетах ведется в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Инструкцией по документационному обеспечению в администрации области(городе,районе) (делопроизводству), утвержденной постановлением главы администрации области от 20.02.96 г. N 85, другими руководящими документами.
2. Все Указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации рассматриваются лично главой администрации области (в его отсутствие - первым заместителем главы администрации) в день поступления этих документов или до 10 часов следующего дня. В случае поступления в администрацию области проектов Указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, создается рабочая группа при заместителях главы администрации, курирующих ту или иную отрасль. При рассмотрении представленных проектов обобщаются все поступающие предложения и направляются по адресу за подписью главы администрации области.
3. С резолюцией главы администрации или первого заместителя (заместителя) главы администрации документ, отделом кадров управления делами доводится под роспись до приемной одного из заместителей главы администрации области, ведающего данной отраслью, где ставится на контроль исполнения помощником заместителя главы администрации и передается исполнителям.
Если в резолюции главы администрации или первого заместителя (заместителей) даны поручения нескольким должностным лицам, то работу по ее исполнению организует и координирует должностное лицо, указанное в резолюции первым, оно же контролирует исполнение документа в целом. Доклад об исполнении (подготовке материалов) представляется должностным лицом по согласованию с соисполнителями, если не содержится иных поручений.
4. В срок, указанный в резолюции (а если срок не указан, то не позднее, чем через 10 дней), исполнитель обязан представить помощнику заместителя главы администрации области проект постановления, распоряжения или другого документа во исполнение резолюции, о чем помощники заместителей главы администрации сообщают в отдел кадров управления делами, где делается пометка в контрольной карточке с конкретными указаниями содержания исполнения.
5. На каждый Указ, распоряжение Поручения Президента Российской Федерации, постановление и распоряжение Правительства Российской Федерации заводится контрольная карточка в двух экземплярах - в отделе кадров управления делами (юридический сектор) и в соответствующей приемной заместителей. Контроль за прохождением документов по подведомственным организациям, срокам и содержанием их исполнения осуществляют приемные заместителей главы администрации, которые в необходимых случаях делают напоминания исполнителям, наводят справки по существу исполнения поручения руководства о порядке и сроках исполнения.
6. Помощники первых заместителей (заместителей) главы администрации области получают от исполнителей отчеты и другой информационный материал об исполнении правительственных документов, проверяют полноту и содержание этих материалов и докладывают первым заместителям (заместителям) главы администрации, об исполнении и снятия с контроля копии отчетов по исполнению направляются в управление делами.
7. Управляющий делами до 5 числа следующего месяца готовит главе администрации области справку письменно или устно о ходе выполнения исполнителями указаний руководства по постановлениям вышестоящих органов исполнительной власти.
8. Вся поступающая в администрацию области корреспонденция регистрируется канцелярией общего отдела управления делами и в тот же день передается через управляющего делами, помощников заместителей главы администрации и приемные комитетов и управлений должностным лицам в соответствии с предназначением. Заместитель главы администрации - управляющий делами, помощники заместителей главы администрации и сотрудники приемных в день получения корреспонденции докладывают ее руководству.
Служебная корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни принимается дежурным приемной (или) передается в канцелярию к 9.00 следующего рабочего дня.
Служебная информация с пометкой "Срочно" передается немедленно дежурному секретарю приемной главы администрации, который принимает меры к доставке по назначению.
После изучения корреспонденции должностные лица принимают на решения по исполнению документа, которые должны кратко и точно определять характер поручений, сроки и ответственных исполнителей.
В тех случаях, когда в документах не указано время выполнения решения,поручения или указания, руководствоваться следующими сроками:
- поручения, указания, переданные телеграммой, телетайпо-граммой - в течение трех суток, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней;
- поручения, указания, переданные или содержащиеся в постановлении, распоряжении, информационном письме или решения (поручения) в протоколе совещания - в течение 30 (тридцати) календарных дней.
Информация о социально-экономической и другой обстановке в области представляется главе администрации (управлению делами) комитетами и управлениями согласно приложению.
9. По истечении указанного времени должностные лица, ответственные за выполнение,обязаны представить главе администрации области документ, подтверждающий исполнение поручения или указания, и(или) при наличии объективных факторов, препятствующих исполнению поручения в срок, запросить у главы администрации области дополнительный срок исполнения с объяснением мотивов и причин невозможности своевременного выполнения поручения, указания, решения.
10. Документы, в которых ставятся вопросы, подлежащие предварительному рассмотрению или окончательному решению в областных организациях и учреждениях муниципальных образований,городов (районов) должны быть направлены им в течение двух рабочих дней со дня поступления в администрацию области.
11. Контроль за исполнением законов Российской Федерации, Указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Смоленской области, постановлений и распоряжений главы администрации, решений судов, вступивших в законную силу осуществляется:
- управлением делами через помощников, первых заместителей (заместителей) главы администрации в части касающейся структурных подразделений администрации области по исполнению резолюции;
- комитетом по работе с территориями, через руководителей органов местного самоуправления в районах области.
Контроль за исполнением писем, запросов, поручений главы администрации области осуществляется канцелярией управления делами через помощников первых заместителей (заместителей) главы администрации;
- решений заседаний Административного Совета при главе администрации области, совещаний с главами исполнительной власти муниципальных образований , начальниками управлений и председателями комитетов - протокольной частью управления делами.
Справка по выполнению законов, указов, решений, постановлений, распоряжений, поручений или указаний по нормативно-правовым актам представляется указанными должностными лицами управляющему делами еженедельно по пятницам до 17.00.
12. Контроль за публикациями в средствах массовой информации, в том числе в теле- и радиопередачах сообщений о нарушениях должностными лицами и работниками администрации области федеральных законов, указов Президента Российской Федерации и,вступивших в законную силу решений судов осуществляется комитетом по средствам массовой информации и полиграфии пресс-центром.
Справка по публикациям предоставляется немедленно главе администрации.
13. Подготовка проектов писем в центральные органы управления возлагается на руководителей управлений и комитетов администрации области и рассылается после подписания главой администрации области. Проект письма должен визироваться всеми заинтересованными организациями, а также заместителями главы администрации, курирующих данную отрасль. Эти же управления и комитеты обязаны следить за прохождением писем в центральных органах и принимать меры к получению ответов на вопросы, поставленные в них.