ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 6 августа 2013 года N 303

Об утверждении Временного положения (регламента) о порядке работы с документами в системе электронного документооборота в органах исполнительной власти саратовской области

(с изменениями на 30 декабря 2013 года)

_______________________________________________________________

     В тексте документа учтены изменения и дополнения, внесенные
постановлением Губернатора Саратовской области от 30.12.2013 N 543.

_______________________________________________________________

     На основании Устава (Основного Закона) Саратовской области ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемое Временное положение (регламент) о порядке работы с документами в системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Саратовской области.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на министра области - руководителя аппарата Губернатора области Горячеву О.В.

(пункт в редакции, введенной постановлением Губернатора Саратовской области от 30.12.2013 N 543, см. предыдущую редакцию).

     3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

     

Губернатор области
В. В. Радаев

     

Приложение
к постановлению Губернатора области
от 6 августа 2013 года N 303

Временное положение (регламент) о порядке работы с документами в системе электронного документооборота в органах исполнительной власти саратовской области

     
I. Общие положения

1. Настоящее Временное положение (регламент) регулирует процесс создания и обмена документами между органами исполнительной власти Саратовской области и их самостоятельными структурными подразделениями, в том числе подписанных электронной подписью (далее - Положение).

Положение разработано в целях закрепления правовых основ документирования, организации работы с документами как на бумажном носителе, так и в электронной форме в автоматизированной системе электронного документооборота "Практика".

2. Система электронного документооборота используется в органах исполнительной власти области, их самостоятельных структурных подразделениях в целях оптимизации работы с документами путем сокращения количества документов на бумажных носителях, повышения оперативности доставки документов адресатам, формирования единого информационного пространства.

     3. Термины, используемые в настоящем Положении:

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот органов исполнительной власти области, их самостоятельных структурных подразделений - процесс создания электронных документов и обмена ими в органах исполнительной власти области, их самостоятельных структурных подразделениях с использованием системы электронного документооборота "Практика" (далее - СЭД);

участники сЭД - органы исполнительной власти области, их самостоятельные структурные подразделения, органы местного самоуправления и иные организации, подключенные к СЭД;

служба делопроизводства участника сЭД - ответственные за делопроизводство и работу в СЭД должностные лица (должностное лицо) или структурное подразделение органа исполнительной власти;

пользователь сЭД - субъект, имеющий непосредственный доступ к СЭД со своими учетной записью и персональным паролем;

     электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;

электронная копия документа - электронный образ документа, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе;

отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и (или) подписывает его электронной подписью и направляет его в адрес получателя;

получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

реквизиты электронного документа - обязательные элементы оформления документов, которые должны содержаться в электронном документе для признания его подлинным;

электронная регистрационная карточка - регистрационная карточка документа с определенным набором полей, формируемая в СЭД при его регистрации;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

II. Организация работы участников сЭД с документами, подписанными электронной подписью

4. В СЭД право использования электронной подписи имеют руководители органов исполнительной власти области и их заместители, а также руководители (заместители) их самостоятельных структурных подразделений (далее - руководители).

Использование электронной подписи осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

     5. Электронная подпись обеспечивает:
однозначную идентификацию автора документа;

     
     защиту документа от несанкционированного изменения (фальсификации).

6. Документы, направляемые в организации, не являющиеся участниками СЭД, должны подписываться руководителями собственноручно.

7. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих участнику СЭД, осуществляются службой делопроизводства участника СЭД.

8. Электронные документы в службах делопроизводства участников СЭД проходят первичную обработку и регистрацию. При первичном рассмотрении документов служба делопроизводства участника СЭД при необходимости готовит проект резолюции к документу для утверждения руководителем.

9. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, наличия указанных в содержании документа приложений. Неправильно оформленные или ошибочно доставленные электронные документы в течение одного рабочего дня подлежат возврату автору документа с помощью функционала возврата в СЭД ("Вернуть") с указанием причины отказа в регистрации.

10. В СЭД фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника СЭД).

III. Регистрация входящих и исходящих документов в сЭД

11. Регистрация документов в СЭД осуществляется в соответствии с принципом однократности регистрации документа (записи информации о документе). Документ, зарегистрированный в СЭД, имеет единую карточку, в которую каждым конкретным участником СЭД добавляется только входящий номер и дата регистрации документа.

     12. При регистрации документа в СЭД:

формируется электронная регистрационная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;

     документу присваивается регистрационный номер.

Регистрация созданных или поступающих документов на бумажном носителе включает в себя также создание электронных копий данных документов и прикрепление их к электронной регистрационной карточке документа в сроки, установленные пунктом 14.3 настоящего Положения.

13. Электронная регистрационная карточка документа содержит полный набор реквизитов, предусмотренных нормативными актами Российской Федерации.

Поля электронной регистрационной карточки, заполнение которых не предусмотрено путем выбора значений из справочников, заполняются путем ввода данных с клавиатуры. Поле "Краткое содержание" может заполняться в произвольной форме, в нем допускаются сокращения слов в соответствии с разделом II приложения N 5 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88 (далее - Инструкция по делопроизводству).

     14. Регистрация входящих документов.

14.1. При поступлении уже созданного электронного документа от одного участника СЭД к другому регистрация документа заключается в присвоении ему входящего номера и даты регистрации.

14.2. Резолюция вышестоящего должностного лица на документе, поступившем через СЭД, в электронную регистрационную карточку вводится службой делопроизводства.

14.3. Проверка поступления и регистрация электронных документов, поступающих к участнику СЭД, осуществляется не реже одного часа в течение рабочего дня.

Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня. Электронные документы, поступившие в праздничные дни, регистрируются в течение первой половины следующего рабочего дня.

В случае поступления ошибочно направленного документа (не по назначению) служба делопроизводства получателя обязана в течение одного рабочего дня оформить возврат отправителю согласно пункту 9 настоящего Положения.

15. Регистрация исходящих документов.

15.1. Регистрация исходящих документов в СЭД включает в себя следующие действия:

заполнение полей электронной регистрационной карточки документа;

присвоение номера исходящему документу в соответствии с номенклатурой дел;

создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях).

При регистрации ответа на входящий документ исполнитель обязан указать в соответствующем поле электронной регистрационной карточки номер документа, на который подготовлен ответ.

15.2. Временем отправки документа считается момент времени, когда в электронной регистрационной карточке документа сохраняются все необходимые сведения о документе.

     15.3. Регистрация ранее отправленных документов, вернувшихся отправителю.

Если из организации, не являющейся участником СЭД, отправителю документа был осуществлен возврат ошибочно отправленного документа, новая электронная регистрационная карточка для поступившего документа не создается. Для регистрации такого документа необходимо войти в электронную регистрационную карточку отправленного документа, зарегистрировать его как поступивший документ, используя специальные поля электронной регистрационной карточки, а также внести содержание резолюции при ее наличии в документе.

IV. Предотвращение дублирования документов

16. Если документ на бумажном носителе направляется отправителем, не являющимся участником СЭД, нескольким участникам СЭД, то электронная регистрационная карточка документа должна быть заполнена в СЭД только один раз (участником СЭД, который получил документ первым). Остальные участники СЭД должны войти в эту карточку для осуществления регистрации в своей организации.

17. Поиск поступившего документа необходимо осуществлять с использованием функционала СЭД "Расширенный поиск". Если документ не был ранее зарегистрирован в СЭД, он подлежит регистрации.

18. Во всех случаях, когда при регистрации поступающего документа СЭД автоматически выдается предупреждение о существовании документа с совпадающими реквизитами, необходимо выяснить причину возникновения предупреждения. Осуществлять регистрацию документа до выяснения причин возникновения предупреждения запрещается. Данное предупреждение означает, что электронная карточка документа уже существует в СЭД и заведена одним из участников СЭД, при этом доступ к документу открыт для всех адресатов, внесенных в электронную регистрационную карточку в соответствии с резолюцией или указанием адресата. Если документ прошел регистрацию одним из участников СЭД, для других она становится в очередь на регистрацию.

19. Участник СЭД, получивший документ первым, должен правильно зарегистрировать его с заполнением всех полей электронной регистрационной карточки и с указанием всех адресатов, причем необходимо вносить их в той последовательности, в которой они указаны в документе.

V. Рассмотрение и исполнение документов

20. Рассмотрение и исполнение документа включает в себя: внесение проектов резолюций и их утверждение;

внесение содержания резолюций в электронные регистрационные карточки; направление документа исполнителям (по принадлежности); исполнение документа;

внесение отметок об исполнении (с указанием номера документа ответа при наличии его в СЭД).

21. Документы рассматриваются руководителем и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются исполнителям автоматически с внесением соответствующей отметки в электронную регистрационную карточку. В СЭД все резолюции и отметки об исполнении автоматически выстраиваются в "дерево резолюций" согласно иерархии и указанной руководителем последовательности исполнителей. При получении документа в соответствии с резолюцией вышестоящего лица исполнитель добавляет свою резолюцию или отметку об исполнении, пользуясь соответствующими функциями СЭД "Добавить подрезолю-цию" и "Исполнение".

     22. Дальнейшая работа с документами осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

VI. Работа с организационно-распорядительными документами

23. Регистрация принятых правовых актов Губернатора области и Правительства области, органов исполнительной власти области (постановления, распоряжения, приказы, соглашения, договоры) осуществляется в блоке "Организационно-распорядительные документы" (далее - блок "ОРД").

24. Регистрация в СЭД правовых актов (далее - ОРД) позволяет осуществлять: поиск документа по любому из реквизитов или по комбинации реквизитов;

внесение резолюций (поручений) по исполнению документа в электронную регистрационную карточку; контроль исполнения поручений по документу.

25. Регистрация ОРД осуществляется аналогично регистрации входящих документов. При регистрации формируется электронная регистрационная карточка, в которую вносятся сведения о документе.