Формирование документального фонда Правительства Ульяновской области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Ульяновской области, Законом Ульяновской области от 09.06.2005 N 043-ЗО "О Правительстве Ульяновской области", положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (структурой) Правительства Ульяновской области, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы.
9.1.3. В Правительстве Ульяновской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 44 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Правительства Ульяновской области (далее - сводная номенклатура дел) (приложение N 45 к Инструкции).
Номенклатура дел структурного подразделения на следующий календарный год разрабатывается до 1 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел.
Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
Вновь образованное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в постоянно действующую экспертную комиссию Правительства Ульяновской области (далее - ЭК).
9.1.4. Сводная номенклатура дел составляется работниками службы делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.
9.1.5. Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
9.1.6. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке, подписывается руководителем службы делопроизводства, исполнителем, согласовывается с ЭК, представляется ЭПК на согласование и утверждается руководителем аппарата.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается на 5 лет. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем аппарата и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае изменения функций и структуры составляется новая сводная номенклатура дел.
9.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр, утвержденный руководителем аппарата, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы делопроизводства, второй экземпляр применяется в архиве, третий передается в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".
Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.
9.1.10. В сводной номенклатуре дел разделы расположены в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Правительства Ульяновской области. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.
9.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.
9.1.12. Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ульяновской области цифрового обозначения структурного подразделения, утвержденного руководителем аппарата, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 05 - 03, где:
05 - обозначение структурного подразделения;
03 - порядковый номер дела в разделе сводной номенклатуры дел.
В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В графу 2 "Заголовок дела" сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчетные документы, переписку, номенклатуру дел, контрольные карточки или другие учетные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановления, решения, поручения, располагаются перед заголовками дел правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области.