ГУБЕРНАТОР ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 августа 2002 года № 379-р
О порядке работы с электронной
почтой в исполнительных органах государственной власти области
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании распоряжения Губернатора Пермского края от 02.10.2015 N 258-р.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 31 марта 2004 года)
__________________________________________________________
Документ с изменениями , внесенными:
Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р
___________________________________________________________
В целях повышения оперативности, оптимизации и унификации документооборота на основе применения информационных технологий:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области.
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата администрации области обеспечить соблюдение установленных Порядком требований.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления разработать и утвердить порядок работы с электронной почтой и установить электронную почту специалисту делопроизводственной службы для приема-передачи служебных документов. (пункт в редакции Распоряжения Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
4. Признать утратившим силу распоряжение губернатора области от 1 ноября 2001 г. № 613-р "О порядке работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области".
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя губернатора области, руководителя аппарата администрации Шеина В.В.
Губернатор области
Ю.П.Трутнев
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Губернатора области
от 9 августа 2002 года № 379-р
(с изменениями, внесенными Распоряжением Губернатора
Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
ПОРЯДОК
работы с электронной почтой в исполнительных органах
государственной власти области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Официально зарегистрированные адреса электронной почты органов государственной власти области, органов местного самоуправления размещаются в Информационно-справочной системе администрации Пермской области и направляются во все исполнительные органы государственной власти области и органы местного самоуправления.
1.2. В администрации области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса obladm@permreg.ru осуществляются отделом служебной корреспонденции управления делопроизводства аппарата администрации области.
Для обработки, передачи и приема служебных документов по электронной почте в исполнительных органах государственной власти области, структурных подразделениях аппарата администрации области назначаются ответственные из числа специалистов делопроизводственной службы (ответственных за работу с документами) - операторы электронной почты.
Другие сотрудники, имеющие электронные адреса, осуществляют прием и передачу информационно-справочных материалов, необходимых для выполнения служебных обязанностей.
Прием и передача электронных документов осуществляются в течение рабочего дня.
(пункт в редакции Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
1.3. По электронной почте производится прием и передача:
планов работы администрации области;
обзоров актов губернатора области;
методической и справочной информации;
запросов на представление оперативной информации и ответов на них;
приглашений на совещания, семинары, конференции;
планов работы, справок-отчетов подразделений;
телефонных справочников;
других информационных и справочных документов.
(пункт в редакции Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
1.4. По указанию руководителей администрации области или руководителей исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата администрации области допускается рассылка по электронной почте служебных писем информационно-справочного характера.
С официального электронного адреса администрации области направляются служебные письма за подписью руководителей администрации области, с официального электронного адреса исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата администрации области направляются служебные письма за подписью руководителей этих подразделений.
Отделом правовых актов губернатора области управления делопроизводства аппарата администрации области производится направление по электронной почте в структурные подразделения аппарата администрации области, исполнительные органы государственной власти области, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и другие организации копий актов губернатора области и приказов руководителя аппарата администрации области как официальных электронных копий без последующего направления копий на бумажном носителе.
(пункт в редакции Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
1.5. Операторы электронной почты исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата администрации области обеспечивают возможность ежедневного получения и передачи документов по электронной почте. Проверка поступления документов по электронной почте производится не реже двух раз в день: с 9.00 часов до 10.00 часов и с 16.00 часов до 17.00 часов. (пункт в редакции Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
1.6. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты. (пункт в редакции Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
1.7. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе. (пункт в редакции Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
1.8. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом. (пункт в редакции Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
1.9. Подготовка документов и другой информации для отправки по электронной почте должна осуществляться в текстовом редакторе Microsoft Word 97 или в электронных таблицах Microsoft Excel 97. При использовании других программ при подготовке документов отправитель должен выяснить возможность принимающей стороны прочитать данное сообщение, а в сопроводительном письме указать формат переданного вложения. (пункт в редакции Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
1.10. В случае отсутствия в органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет для приема - передачи информации используется электронная почта ГАС "Выборы". При получении документа системным администратором ГАС "Выборы" документ распечатывается им и передается в делопроизводственную службу.
При использовании электронной почты ГАС "Выборы" данные перед отправкой подлежат обязательному сжатию средствами архивирования (архиватором arj), имя архива должно состоять не более чем из восьми латинских букв или символов. Без согласования с получателем запрещается передача информации размером более 100 Кб.
(пункт в редакции Распоряжением Губернатора Пермской области от 31 марта 2004 года № 160-р)
2. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ, ПЕРЕДАЧИ
И ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
2.1. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, и представляет электронную копию документа на дискете оператору электронной почты.
2.2. Оператор электронной почты отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале регистрации электронной почты. После отправки электронная копия на дискете возвращается исполнителю.
2.3. После получения уведомления о получении документа оператор электронной почты указывает в журнале регистрации электронной почты дату, время, фамилию должностного лица, подтвердившего получение.
2.4. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера, с которого передали информацию.
2.5. При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в канцелярии или делопроизводственной службе и вместе с файлами передается адресату.
2.6. При получении электронного сообщения оператор электронной почты:
распечатывает электронную копию на бумагу в 1 экз., регистрирует в журнале регистрации электронной почты;
передает копию документа на бумажной основе в канцелярию или делопроизводственную службу для регистрации и передачи адресату;
передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.
После распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера сохраняется в течение месяца.
2.7. Передаваемая и принимаемая по электронной почте корреспонденция регистрируется в журнале.
В журнале регистрации входящей корреспонденции, получаемой по электронной почте, указываются:
дата, время получения;
входящий номер;
автор - отправитель;
адресат - получатель;
краткое содержание;
имя файла - документа;
фамилия, инициалы оператора.
В журнале регистрации исходящей корреспонденции, отправляемой по электронной почте, указываются:
дата, время передачи;
исходящий номер;
адресат - получатель;
автор - отправитель;
краткое содержание;
имя файла - документа;
фамилия, инициалы оператора;
дата, время, фамилия и инициалы лица, подтвердившего получение.
