ГУБЕРНАТОР ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 1 ноября 2001 года № 613-р
О порядке работы с электронной почтой в исполнительных органах
государственной власти области
__________________________________
Утратило силу на основании:
Распоряжения губернатора области от 9 августа 2002 года № 379-р
__________________________________
В целях повышения оперативности, оптимизации и унификации документооборота на основе применения информационных технологий:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области.
2. Руководителям управлений по фармацевтической деятельности и производству лекарств, ветеринарии, государственной вневедомственной экспертизы и главного управления архитектуры и градостроительства области установить до 1 декабря 2001 г. электронную почту.
3. Руководителям исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата администрации области обеспечить соблюдение установленных Порядком требований.
4. Рекомендовать руководителям органов местного самоуправления до 1 декабря 2001 г. разработать и утвердить порядок работы с электронной почтой.
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя губернатора области, руководителя аппарата администрации Шеина В.В.
Губернатор области
Ю.П.Трутнев
УТВЕРЖДЕН
распоряжением губернатора области
от 1 октября 2001 года
№613-р
П О Р Я Д О К
работы с электронной почтой в исполнительных органах
государственной власти области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Официальным адресом электронной почты администрации области является адрес: obladm@permreg.ru
Допускается специалистам аппарата администрации иметь индивидуальные адреса электронной почты.
1.2. В администрации области прием электронных копий документов для отправки и отправка осуществляются в течение рабочего дня главным специалистом по информатизации делопроизводства общего отдела аппарата администрации или в его отсутствие - специалистами канцелярии общего отдела.
1.3. По электронной почте производится направление в исполнительные органы государственной власти области, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и другие организации (далее - подразделения):
планов работы администрации области;
обзоров правовых актов губернатора области;
методической и справочной информации;
запросов на представление оперативной информации;
приглашений на совещания;
других информационно-справочных документов.
1.4. По указанию руководителей администрации области или просьбе руководителей исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений аппарата администрации области допускается рассылка служебных писем администрации области, актов губернатора области как неофициальных электронных копий с последующим направлением копий на бумажном носителе.
1.5. Подразделения должны обеспечить бесперебойное функционирование электронной почты с выходом на связь не реже двух раз в день: с 9.00 до 10.00 и с 16.00 до 17.00.
1.6. Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в подразделении назначается ответственный (по возможности из числа специалистов делопроизводственной службы) - оператор электронной почты.
1.7. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты.
1.8. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.
1.9. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
1.10. Подготовка документов и другой информации для отправки по электронной почте должна осуществляться в текстовом редакторе Microsoft Word 97 или в электронных таблицах Microsoft Excel 97. При использовании других программ для подготовки документов отправитель должен выяснить возможность принимающей стороны прочитать данное сообщение, а в сопроводительном письме указать формат переданного вложения.
1.11. В случае отсутствия в органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет для приема-передачи информации может использоваться электронная почта ГАС «Выборы» (почтовый ящик администрации области в ГАС «Выборы»: obladm@S59.prm.ru).
Делопроизводственные службы органов местного самоуправления могут завести отдельные почтовые ящики в ГАС «Выборы» при наличии необходимых программных и технических средств, сделав заявку в Пермскую областную избирательную комиссию.
Прием-передачу информации в ГАС «Выборы» осуществляют специалисты делопроизводственных служб либо системные администраторы ГАС «Выборы» (при отсутствии отдельного почтового ящика в делопроизводственной службе). При получении документа системным администратором ГАС «Выборы» документ распечатывается им и передается в делопроизводственную службу.
При использовании электронной почты ГАС «Выборы» данные перед отправкой подлежат обязательному сжатию средствами архивирования (архиватором arj). Без согласования с получателем запрещается передача информации размером более 500 Кбт.
Обмен сообщениями между администрацией области и органами местного самоуправления, использующими электронную почту ГАС «Выборы», производится только общим отделом аппарата администрации области.
2. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ, ПЕРЕДАЧИ И ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ
ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
2.1. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, и представляет электронную копию документа на дискете оператору электронной почты.
2.2. Оператор электронной почты отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале регистрации электронной почты. После отправки электронная копия на дискете возвращается исполнителю.
2.3. После получения уведомления о получении документа оператор электронной почты указывает в журнале регистрации электронной почты дату, время, фамилию должностного лица, подтвердившего получение.
2.4. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера, с которого передали информацию.
2.5. При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в канцелярии и вместе с файлами передается адресату.
2.6. При получении электронного сообщения оператор:
распечатывает электронную копию на бумагу в 1 экз., регистрирует в журнале регистрации электронной почты;
передает копию документа на бумажной основе в канцелярию для регистрации и передачи адресату;
передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.
После распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера сохраняется в течение месяца.
2.7. Передаваемая и принимаемая по электронной почте корреспонденция регистрируется в журнале.
В журнале регистрации входящей корреспонденции, получаемой по электронной почте, указываются:
дата, время получения;
входящий номер;
автор-отправитель;
адресат-получатель;
краткое содержание;
имя файла-документа;
фамилия, инициалы оператора.
В журнале регистрации исходящей корреспонденции, отправляемой по электронной почте, указываются:
дата, время передачи;
исходящий номер;
адресат-получатель;
автор-отправитель;
краткое содержание;
имя файла-документа;
фамилия, инициалы оператора;
дата, время, фамилия и инициалы лица, подтвердившего получение.
