АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от 30 июня 2010 года N 40
Об утверждении административного регламента Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по предоставлению государственной услуги
(утратил силу:
приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 05.06.2013 N 23, НГР: RU07000201300348)
В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской республики от 21 сентября 2006 года N 265-ПП,
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги "Рассекречивание архивных документов по заявкам пользователей и предоставление доступа к ним".
2. Начальникам управлений и отделов Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики обеспечить исполнение административного регламента Архивной службы КБР.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника административного управления Батырову М.М.
И.о.Руководителя
Архивной службы
Н.И.Зумакулова
Утвержден
приказом Архивной службы КБР
от 30июня 2010 N 40
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги: "Рассекречивание архивных документов по заявкам пользователей и предоставление доступа к ним"
I. Общие положения.
1. Административный регламент (далее Регламент) по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР) государственной услуги по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей и предоставлению доступа к ним определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) АС КБР.
2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 21.07.1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" (в ред. от 06.10.1997 г. N 131-ФЗ; от 30.06.2003 г. N 86-ФЗ); "Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне", утвержденным Указом Президента РФ от 30.11.1995 г. (вред. Указа Президента РФ от 11.02.2006 г. N 90);
ст. 24, 25 Федерального закона от 22. 10. 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Положением о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС, утвержденным решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14.07. 2001 г. N 75;
Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.06.2006 г. N 375/584 /352;
п. 5.2. "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. N 19;
3. Государственную услугу по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляет Архивная служба КБР (структурные подразделения: сектор по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС АС КБР (далее сектор), управление центрального государственного архива -далее УЦГА; управление центра документации новейшей истории - далее УЦДНИ). При этом в функции УЦГА и УЦДНИ входит прием и рассмотрение заявок пользователей, проведение предварительной экспертизы документов, подготовка заключения для Комиссии по рассекречиванию документов, хранящихся в Архивном фонде КБР (далее Комиссия) и техническое оформление результатов рассекречивания. Принятие решений о рассекречивании документов относится к компетенции Комиссии.
Предметом данной государственной услуги могут быть только документы с истекшими, согласно действующему законодательству, сроками засекречивания, созданные органами и организациями КПСС и другими организациями и ведомствами Кабардино-Балкарской Республики (и предшествующих административно-территориальных единиц).
В компетенцию Комиссии не входит решение вопросов о рассекречивании документов федерального уровня, то есть созданных в деятельности ЦК КПСС, высших органов государственной власти и государственного управления СССР и РСФСР, Министерства обороны СССР и т.д.
II. Требования к порядку предоставления государственной услуги.
Порядок информирования о государственной услуге.
1. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется в виде организации доступа к рассекреченным по заявке документам и научно - справочному аппарату к ним на общих основаниях.
2. Почтовый адрес Архивной службы КБР: 360000, г. Нальчик, ул. ГорькогоДЗ.
Телефоны структурных подразделений Архивной службы КБР, ответственных за предоставление государственной услуги: сектора - 42-19-26; УЦГА- 42-60-67; УЦДНИ-47-40-53.
3. Информация по процедуре предоставления государственной услуги может предоставляться:
по письменным обращениям; по телефону;
на личном приеме.
По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.
По телефону и на личном приеме должностные лица обязаны дать необходимую информацию непосредственно в момент обращения. Прием проводится в рабочие дни недели с 09.00 до 18.00 с перерывом с 13.00 до 14.00. Выходные дни - суббота, воскресенье.
По электронной почте переписку по вопросам рассекречивания документов по заявкам пользователей АС КБР не ведет.
4. Основанием для предоставления государственной услуги является мотивированная заявка пользователя в письменном виде в адрес АС КБР.
Заявка составляется в произвольной форме, но с обязательным указанием следующих сведений:
для физических лиц - фамилия, имя, отчество заявителя, год рождения, адрес, место работы, паспортные данные, гражданство, контактный телефон;
для юридического лица - название, адрес организации, ФИО руководителя и исполнителя, контактные телефоны. Запрос юридического лица должен быть оформлен на фирменном бланке;
название фонда, виды и хронологические рамки документов с истекшими сроками засекречивания, которые необходимы пользователю, тема его исследования;
цели использования документов, обоснование необходимости их экстренного рассекречивания;
перечень научных и иных работ пользователя, его участие в общественно значимых проектах по популяризации архивных документов и иные данные, подтверждающие компетентность пользователя и значимость решаемых им задач.
Условия и сроки предоставления государственной услуги.
Заявка пользователя рассматривается в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) в 30-дневный срок с момента ее регистрации, в течение которого определяются возможности рассекречивания документов, изучается их объем, рассчитываются трудозатраты на проведение экспертизы и подготовку заключений. С учетом объема работы, наличия бюджета рабочего времени и графика заседаний Комиссии определяются сроки исполнения услуги, которые составляют не менее 3 месяцев (при заявке до 20 дел);
не менее 6 месяцев (при заявке до 50 дел);
не менее 9 месяцев (при заявке до 100 дел).
При более объемных заказах заявленный фонд или комплекс документов включается в плановое рассекречивание следующего года (при условии поступления заявки до октября текущего года).
О результатах рассмотрения заявки и расчетных сроках рассекречивания заявитель информируется письменно.
Если Комиссия не полномочна рассекречивать запрашиваемые сведения, АС КБР в месячный срок с момента поступления заявки направляет ее в
соответствующий государственный орган, полномочный рассматривать вопрос об их рассекречивании, и информирует об этом пользователя.
Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.
Государственная услуга не предоставляется в случаях:
если пользователь не указал в заявке необходимые реквизиты и не обосновал необходимость срочного рассекречивания запрашиваемой информации;
если пользователь запрашивает рассекречивание документов, срок засекречивания которых в соответствии с действующим законодательством еще не истек;
если пользователь запрашивает рассекречивание документов, содержащих конфиденциальную персональную информацию на третьих лиц, на доступ к которой он не имеет необходимых полномочий и которые, после снятия грифов секретности, перейдут в категорию несекретных документов ограниченного доступа;
если структурные подразделения АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) не имеют необходимого для сверхпланового рассекречивания бюджета рабочего времени, или его лимит уже исчерпан.
Другие положения, характеризующие требования к предоставлению
государственной услуги.
Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется бесплатно.
III. Административные процедуры.
Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.
1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры АС КБР (УЦГА и УЦДНИ):
регистрация заявки;
проведение в установленном порядке экспертизы документов на предмет рассекречивания и подготовка заключения для Комиссии;
информирование пользователя о результате рассмотрения заявки;
техническое оформление результатов рассекречивания;
информирование пользователя о переводе заявленных документов на режим открытого доступа.
2. Поступившие в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) заявки пользователей на рассекречивание документов регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день. Регистрация заявки является юридическим фактом, служащим основанием для начала ее рассмотрения.
После регистрации запрос рассматривается руководством АС КБР и передается в сектор. Должностное лицо за организацию рассекречивания документов передает запрос на исполнение в структурные подразделения (УЦГА и УЦДНИ), где запрос изучается должностными лицами, ответственными за планирование и исполнение работ по рассекречиванию. Заведующий сектором докладывает предложения структурных подразделений руководителю АС КБР, который на их основании выносит письменную резолюцию на заявке пользователя с указанием возможности, сроков рассекречивания заявленных документов. Данная резолюция является юридическим фактом для начала работы по рассекречиванию документов. О принятом решении зав. сектором письменно информирует заявителя в 10-дневный срок с момента вынесения резолюции.
АС КБР при необходимости уведомляет заявителя о предоставлении им дополнительных сведений для исполнения запроса.
3. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей исполняется должностными лицами АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), имеющими необходимые полномочия для выполнения этого вида работы, в установленном нормативно-методическими документами порядке.
Информация о ходе рассекречивания относится к категории служебной информации и до пользователя не доводится.
После получения решения Комиссии и проведения технического оформления результатов рассекречивания зав. сектором докладывает руководству АС КБР о выполнении заявки и информирует об этом пользователя. Предоставление доступа к рассекреченным документам осуществляется на общих основаниях в структурных подразделениях АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственными за обслуживание пользователей в читальном зале и работу по использованию документов. При этом доступ к рассекреченной конфиденциальной персональной информации ограничивается в соответствии с действующим законодательством.
4. Максимальный срок выполнения действия не лимитируется и зависит от объема работы и штатно-технических возможностей АС КБР. Минимальный срок выполнения услуги составляет не менее 3 месяцев.
5. Должностные лица АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственные за предоставление государственной услуги по рассекречиванию документов по заявкам пользователей, могут принять решение:
- о приоритетном исполнении заявки в зависимости от ее целей и общественного значения;
- о неполном (частичном) исполнении заявки с учетом возможностей архивов и характера документов;
- о приостановлении, продлении или прекращении выполнения заявки, если в процессе экспертизы дел будет установлено наличие в них:
документов, требующих дополнительных процедур, не зависящих от АС КБР;
документов федерального уровня;
документов с конфиденциальной персональной информацией, не подлежащей конвертованию или обособлению иными способами;
документов в ветхом состоянии, требующих реставрации или ремонта перед их использованием.
