4. Управление осуществляет централизованный учет и хранение государственных наград и бланков документов к ним, производит заказы на их изготовление, контролирует выполнение этих заказов.
5. Работники орденской кладовой Управления получают государственные награды и бланки документов к ним от предприятий-изготовителей на основании доверенности, выданной центральной бухгалтерией Управления делами Президента Российской Федерации.
6. Перевозка государственных наград и бланков документов к ним от предприятий-изготовителей осуществляется работниками орденской кладовой Управления. Для этих целей Управление делами Президента Российской Федерации предоставляет Управлению специально оборудованный автотранспорт в сопровождении охраны.
7. Прием государственных наград и бланков документов к ним, поступающих в Управление в посылках фельдсвязью или привезенных от предприятий-изготовителей, производится комиссией в составе работника орденской кладовой Управления, работника бухгалтерии Управления и работника Управления (далее именуется - комиссия Управления). Перед вскрытием посылок проверяется сохранность их упаковок и пломб. Наличие в посылках государственных наград и бланков документов к ним сверяется с накладной, вложенной в одну из посылок. Пломба, упаковка посылки с реквизитами и упаковочный талон каждой посылки сохраняются до конца проверки ее содержимого.
8. На принятые государственные награды и бланки документов к ним составляется приемный акт (форма N 1), который подписывается членами комиссии Управления и утверждается начальником Управления. Государственные награды и бланки документов к ним вместе с копией приемного акта передаются работнику орденской кладовой Управления под расписку на приемном акте. Вторая копия приемного акта направляется в центральную бухгалтерию Управления делами Президента Российской Федерации. Приемный акт остается в бухгалтерии Управления. Работник орденской кладовой Управления записывает принятые государственные награды и бланки документов к ним по их наименованиям в книгу (карточку) учета (форма N 2) в графу "Приход".
9. Обнаруженная при вскрытии посылки с государственными наградами и бланками документов к ним недостача или несоответствие их наименованию оформляется актом, составленным в двух экземплярах. Один экземпляр акта вместе с пломбой, упаковкой посылки с реквизитами и упаковочным талоном направляется отправителю посылки с сопроводительным письмом, другой - остается в орденской кладовой Управления.
10. Работники орденской кладовой Управления обязаны проверить качество поступивших государственных наград и бланков документов к ним.
Государственные награды или бланки документов к ним, имеющие брак либо повреждения, возвращаются предприятию-изготовителю с сопроводительным письмом по описи с указанием наименований, номеров государственных наград или бланков документов к ним и причин возврата.
11. Бухгалтерский учет поступающих государственных наград и бланков документов к ним ведется в количественном выражении по каждому наименованию.
12. Бухгалтерия Управления на основании приемного акта записывает государственные награды и бланки документов к ним по их наименованиям в книгу (карточку) учета в графу "Приход".
13. Государственные награды и документы к ним умерших награжденных при отсутствии наследников, не врученные награжденным, изъятые правоохранительными и таможенными органами, найденные либо поступающие в Управление по другим причинам, принимаются комиссией Управления по акту, сдаются в орденскую кладовую Управления, приходуются и учитываются отдельно.
Подтверждение о получении государственных наград и документов к ним высылается в адрес отправителя.
14. На основании указов Президента Российской Федерации о награждении Управление направляет государственные награды и бланки документов к ним фельдсвязью в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации для вручения награжденным.
15. Отправку посылками или выдачу по доверенности государственных наград и бланков документов к ним работники орденской кладовой Управления производят на основании требования (форма N 3) и накладной (форма N 4). Требование и накладная оформляются бухгалтерией Управления. Требование подписывается начальником Управления и работником бухгалтерии Управления, накладная - работниками бухгалтерии Управления и орденской кладовой Управления.
16. На основании требования комплектуется посылка с государственными наградами и бланками документов к ним, в которую вкладываются накладная, сопроводительное письмо со списком награжденных и бланк подтверждения (форма N 5). Копия накладной остается в орденской кладовой Управления. Ответственность за правильность комплектования посылок несут лица, производившие отправку.
17. Отправленные посылками или выданные по доверенности государственные награды и бланки документов к ним работник орденской кладовой Управления списывает в графу "Расход" по книге (карточке) учета по их наименованиям, исполненное требование, копию требования и копию списка награжденных передает в бухгалтерию Управления.
18. Бухгалтерия Управления на основании исполненного требования записывает выданные государственные награды и бланки документов к ним по счету орденской кладовой Управления в графу "Расход", а по счету подотчетного органа (подотчетного лица) - в графу "Приход" в книгу (карточку) учета по наименованиям государственных наград и бланков документов к ним. На каждый подотчетный орган (подотчетное лицо) в книге (карточке) учета открывается отдельный счет.
19. Требование, копия требования и список награжденных передаются в центральную бухгалтерию Управления делами Президента Российской Федерации. Центральная бухгалтерия Управления делами Президента Российской Федерации проверяет перечисленные документы и возвращает их в бухгалтерию Управления, за исключением копии требования.
20. Бухгалтерия Управления, получив от федерального органа государственной власти, органа государственной власти субъекта Российской Федерации сводный отчет о вручении государственных наград и документов к ним (форма N 6) и сверив его с протоколами вручений и протоколами передачи государственных наград, списывает с подотчетных органов врученные государственные награды и документы к ним.
21. Основанием для списания государственных наград и документов к ним, возвращенных награжденным, выданных дубликатов и муляжей государственных наград, дубликатов документов к государственным наградам являются расписки награжденных в их получении, а для переданных государственных наград и документов к ним наследникам награжденных посмертно или умерших награжденных, которым при жизни государственные награды не были вручены, протоколы передачи государственных наград и документов к ним.
22. Испорченные при заполнении или имеющие повреждения бланки документов к государственным наградам возвращаются в орденскую кладовую Управления и не реже одного раза в квартал уничтожаются комиссией Управления по акту, который утверждается начальником Управления. Один экземпляр акта передается в центральную бухгалтерию Управления делами Президента Российской Федерации.
23. Хранение государственных наград и бланков документов к ним должно быть организовано с учетом их полной сохранности от хищений, пожаров и порчи в местах хранения.
24. Государственные награды и бланки документов к ним должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Помещение, а также металлические шкафы и сейфы, где хранятся государственные награды и бланки документов к ним, должны по окончании рабочего дня опечатываться или опломбировываться. Доступ посторонних лиц в места хранения государственных наград и бланков документов к ним не разрешается.
25. Работники орденской кладовой Управления несут материальную ответственность за соблюдение правил приема государственных наград и бланков документов к ним, поступающих на хранение, за их сохранность и выдачу. Управление делами Президента Российской Федерации заключает с работниками орденской кладовой Управления договор о коллективной материальной ответственности.
26. В случае недостачи, порчи государственных наград или бланков документов к ним из-за нарушения условий хранения, халатности или иных противоправных действий работников орденской кладовой Управления с виновных лиц взыскивается в установленном законодательством Российской Федерации порядке сумма причиненного ущерба по действующему уровню цен.
27. Ответственность за создание необходимых условий, обеспечивающих сохранность государственных наград и бланков документов к ним, возлагается на Управление делами Президента Российской Федерации.