МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

от 17 ноября 1983 года N 1325


Об утверждении Инструкции по ведению первичного
учета и составлению отчетности в аптеках,
состоящих на централизованном учете

(с изменениями на 20 июля 1994 года)

В целях совершенствования учета и отчетности, обеспечения сохранности государственных средств в хозрасчетных аптечных учреждениях

утверждаю:

Согласованную с Управлением бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР "Инструкцию по ведению первичного учета и составлению отчетности в аптеках, состоящих на централизованном учете".

Приказываю:

1. Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, начальникам главных аптечных управлений минздравов союзных республик, начальникам краевых, областных, АССР, городских аптечных управлений:

1.1. Довести утвержденную настоящим приказом Инструкцию до каждого аптечного учреждения и установить строгий контроль за выполнением изложенного в ней порядка ведения первичного учета и составления отчетности в аптеках, состоящих на централизованном учете.

1.2. Организовать изучение Инструкции работниками централизованных бухгалтерий и бухгалтерий, ведущих учет самостоятельно, а также работниками аптечных учреждений, на которых возложены обязанности документального оформления производимых финансово-хозяйственных операций в аптеках.

1.3. При проведении документальных ревизий деятельности хозрасчетных аптек строго контролировать соблюдение порядка, предусмотренного Инструкцией по ведению первичного учета и составлению отчетности в аптеках, состоящих на централизованном учете.

1.4. Разрешается размножить приказ в необходимом количестве.

2. С введением в действие настоящего приказа считать утратившей силу Инструкцию по ведению первичного учета и составлению отчета в аптеках, состоящих на централизованном учете, утвержденную Министерством здравоохранения СССР 12 мая 1961 года.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на Главное аптечное управление Министерства здравоохранения СССР (тов. Клюев М.А.).

Инструкция
по ведению первичного учета и составлению
отчетности в аптеках, состоящих на
централизованном учете

(с изменениями на 20 июля 1994 года)

Общие положения

Первичный учет в аптеках содействует проведению и укреплению хозяйственного расчета, осуществлению контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, обеспечению составления и представления в установленные сроки периодических отчетов и балансов по утвержденным формам, определению результатов социалистического соревнования и росту производительности труда работников аптек.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности материальная ответственность возлагается на работников аптеки, которые принимают участие в изготовлении, приеме, хранении и отпуске товарно-материальных ценностей и с ними в соответствии с приказом Министерства здравоохранения СССР от 18 декабря 1981 года N 1283 заключаются договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В аптеках, где коллективная (бригадная) материальная ответственность не введена, на заведующего аптекой и других материально ответственных лиц возлагается полная материальная ответственность за доверенные им материальные ценности, и с ними заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В хозрасчетных аптеках учету подлежат: денежные средства, товары, тара, основные средства, малоценный и быстроизнашивающийся инвентарь, строительные материалы и другие ценности, взаимные расчеты, затраты труда и расчеты по заработной плате, личный состав и трудовые книжки и др. Все документы в аптеках хранятся в специально выделенных шкафах и столах под замком.

Ответственность за постановку и ведение первичного учета в аптеке и за сроки представления отчетности в централизованные бухгалтерии вышестоящих аптечных учреждений возлагается на заведующего аптекой. В аптеках с раздельной материальной ответственностью она возлагается:

а) за товары, тару, вспомогательные материалы - на заведующего аптекой, его заместителей, на заведующих отделами и их заместителей;

б) за оборудование, инвентарь, спецодежду, топливо, горючее, строительные материалы и другие основные средства и ценности - на заведующего аптекой и заведующих отделами;

в) за наличные деньги - на кассиров или лиц, уполномоченных заведующим аптекой в приеме денег от покупателей за проданные товары;

г) за наличные деньги, товары, тару, инвентарь и другие ценности - на заведующих киосками, аптечными пунктами.

Оформление первичных документов заведующий аптекой осуществляет в точном соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 года N 105, а также инструктивными указаниями Министерства здравоохранения СССР и Главного аптечного управления Минздрава СССР.

Обязательным условием ведения и получения документов в аптеках являются:

- своевременное оформление их до начала или в момент совершения хозяйственных операций;

- наличие обязательных реквизитов: название (акт, приемная квитанция, требование, приказ и др.), дата составления, содержание документа и его основание, измерители в количественном и стоимостном выражении, должности и подписи лиц, ответственных за правильное оформление документа, необходимое количество экземпляров.

При комплексной механизации первичного учета документы должны быть приспособлены к требованиям машиносчетных станций и вычислительных центров. При этом необходимо использовать Методические указания по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники, разработанные и утвержденные Министерством финансов СССР и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 года за N 35/34-Р/426.

  Организация бухгалтерского учета в аптеках осуществляется по единым типовым специализированным формам первичного учета для хозрасчетных аптек, утвержденным приказом Минздрава СССР от 20 октября 1982 года N 1031 и другими нормативными документами*.

* Приказ МЗ СССР от 20.10.82 N 1031 утратил силу с выходом приказа МЗ СССР от 8.01.88 N 14. (примечание составителей).

1. Учет денежных средств

1.1. Кассовые операции, их оформление и учет должны осуществляться в соответствии с Положением о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, организациями и учреждениями, утвержденным постановлением Совета Министров СССР 6 августа 1973 года N 552 (приказ Минздрава СССР от 21 августа 1973 года N 643).

1.2. Ведение кассовых операций поручается кассиру. В тех аптеках, где должность кассира не предусмотрена, прием, выдачу и хранение наличных денег производит работник, на которого по письменному приказу заведующего аптекой возлагается ведение кассовых операций.

С изданием приказа о назначении кассира (работника, исполняющего его обязанности) он должен быть ознакомлен с Положением о ведении кассовых операций. После чего кассир или лицо, выполняющее его обязанности, подписывает договор о полной материальной ответственности и обязательство кассира по форме N 26-АП.

На работников бухгалтерской службы (бухгалтеров и других счетных работников) не могут быть возложены обязанности кассира.

1.3. Прием наличных денег от населения в аптеках, где имеются кассиры, производится через кассу либо с помощью механического кассового аппарата по пронумерованным чекам (талонам), выписываемым кассиром.

В аптеках, где отсутствуют должности кассиров и механические кассовые аппараты, прием выручки производится заведующим аптекой, его заместителем или лицом, уполномоченным исполнять обязанности кассира.

1.4. Из отделов товары отпускаются после оплаты их стоимости. Прием наличных денег от населения, где имеется кассовый аппарат, производится через кассу. Порядок работы на кассовых аппаратах регламентируется Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых аппаратов в предприятиях торговли и общественного питания, утвержденными приказом Государственного комитета Совета Министров СССР по торговле от 24 августа 1964 года N 88. Правилами предусмотрено обязательное применение контрольной ленты.

1.5. Перед началом рабочего дня (смены) старший кассир, заведующий аптекой или лицо, им уполномоченное, совместно с кассиром заполняют начало кассовой ленты с указанием номера кассового аппарата, даты, часа начала работы, показаний контрольного и суммирующих счетчиков на начало смены.

В конце рабочего дня (смены) эти же работники проверяют показания контрольного счетчика и снимают показания суммирующих счетчиков аппарата. Эти данные также записывают в контрольную кассовую ленту и подтверждают своими подписями.

1.6. Записи, произведенные в кассовой ленте, одновременно заносят в книгу кассира-операциониста по форме N 28-АП, заверенной в вышестоящей организации, которая является контрольно-регистрационным журналом показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков кассового аппарата.

Сумму денежной выручки за день (смену) определяют как разность показаний счетчиков кассового аппарата на конец и на начало рабочего дня (смены) и затем записывают в соответствующих графах книги кассира-операциониста.

1.7. Пункт не действует на территории Российской Федерации - приказ Министерства здравоохранения и медицинской промышленности РФ от 20.07.94 N 148.

1.8. Пункт не действует на территории Российской Федерации - приказ Министерства здравоохранения и медицинской промышленности РФ от 20.07.94 N 148.

1.9. Пункт не действует на территории Российской Федерации - приказ Министерства здравоохранения и медицинской промышленности РФ от 20.07.94 N 148.

1.10. Контрольные кассовые ленты в опечатанном виде храняться в бухгалтерии или у заведующей аптекой и уничтожаются через 15 дней после подведения результатов последней инвентаризации. При обнаружении недостачи контрольные кассовые ленты хранятся до окончания разбора дела о недостаче (пункт в редакции приказа Министерства здравоохранения и медицинской промышленности РФ от 20.07.94 N 148).

1.11. При ежедневном и ежесменном снятии показаний суммирующего счетчика аппарат на нули не переводится.

Перевод показаний счетчика на нули производится по письменному распоряжению руководителей вышестоящей организации и с участием ее представителя при вводе нового кассового аппарата и в случаях их ремонта, а также по распоряжению представителя инвентаризационной комиссии в момент проведения инвентаризации (внезапной, годовой или при смене материально ответственных лиц). При этом составляется акт о переводе показаний суммирующих счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков кассового аппарата по форме N 31-АП. Акт составляется в 2 экземплярах: первый представляется в централизованную бухгалтерию, второй хранится в аптеке.

При наличии кассовых аппаратов, которые производят автоматический сброс показаний счетчика, акт составляется с участием представителя вышестоящей организации.

1.12. Ключи от контрольно-кассовых аппаратов, за исключением ключей для перевода суммирующих счетчиков на нули, хранятся у заведующего аптекой (в его отсутствие у другого уполномоченного лица) или провизора-технолога (фармацевта) члена бригады материально ответственных лиц.

1.13. Ключи для перевода суммирующих счетчиков на нули хранятся в централизованной бухгалтерии вышестоящей организации у главного бухгалтера или его заместителя и выдаются представителю комиссии под расписку в книге регистрации выдачи ключей.

При ремонте контрольно-кассовых аппаратов непосредственно в аптеках или при сдаче их в ремонт составляют акт о снятии показаний контрольных и денежных счетчиков при сдаче контрольно-кассового аппарата в ремонт и при возвращении его из ремонта по форме N 30-АП в 2 экземплярах в присутствии работника бухгалтерской службы.

При получении денег от населения непосредственно материально ответственными лицами, кассиром или лицом, исполняющим его обязанности в аптеках, где имеется один отдел, о выручке за день (смену) составляется заявление-справка по форме N 2 - торговля по материально ответственному лицу. В аптеках, где кассиры получают деньги от населения, при отсутствии кассовых аппаратов и наличии двух и более отделов в аптеке ежедневно (за смену) составляется справка кассира-операциониста по форме N 21, утвержденная приказом Министерства торговли СССР 14 июня 1972 года N 134.

1.14. Прием выручки от мелкорозничной сети (филиалы аптек, аптечные пункты, киоски и т.д.) оформляется выпиской приходного кассового ордера по форме КО-1 кассиром, а в аптеках, где не имеется кассира, материально ответственным лицом (заведующим аптекой), как правило, ежедневно.

1.15. Приходный кассовый ордер подписывает кассир, в аптеках без кассира - материально ответственное лицо (заведующий аптекой) и при сдаче отчета в централизованную бухгалтерию - главный бухгалтер. Документы, приложенные к ордеру, погашаются штампом или надписью "Получено" с указанием даты (год, месяц, число). Лицу, сдавшему деньги, в подтверждение приемки денег, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.

При приемке денег (выручки) аптеки, магазины, операции которых учитываются в централизованной бухгалтерии, применяют квитанции на прием выручки по форме N 3-торговля, утвержденной письмом Министерства торговли СССР 10 октября 1974 года N 0194-75. Эти же квитанции используются при приеме денег (выручки) в вечерние часы, когда бухгалтерия уже не работает. Квитанции регистрируются в книге учета квитанций по форме N 6-торговля. На следующий день принятую таким образом выручку оформляют приходным кассовым ордером с приложением к нему копии квитанции по реестру.

Квитанцию выдают лицу, сдавшему выручку. Копию квитанции сдают вместе с кассовым отчетом по форме N 32-АП, корешок квитанции остается в книжке.

1.16. В конце рабочего дня (смены) в аптеках, не имеющих отделов, на выручку выписывается приходный кассовый ордер, а в аптеках, имеющих отделы, по каждому отделу отдельно.

1.17. Выдача предметов санитарии, гигиены и физиотерапии по уходу за больными напрокат оформляется дачей обязательства по форме N 6-АП. С получателя предметов проката взимают только стоимость проката.

Стоимость проката пробивают по отдельному счетчику кассового аппарата или по счету отдела аптеки, выдавшей предметы ухода напрокат (в аптеках, не имеющих кассовых аппаратов). Получателю выдается чек, который вместе с подписанным в аптеке обязательством хранится в отделе. При отпуске предметов напрокат в аптеке ведется книга учета выдачи предметов проката по форме N 7-АП.

1.18. Провизор-технолог (фармацевт), принимающий рецепты на изготовление лекарственных средств, производит таксировку их по ценам прейскуранта розничных цен и определяет стоимость (включая стоимость медикаментов, рецептурной посуды, коробок и др.), которая отмечается на рецепте.

1.19. Для учета стоимости и количества лекарственных средств, изготовленных аптекой по рецептам, поступившим от населения (экстемпоральная рецептура), провизор-технолог (фармацевт), принимающий рецепты, записывает заказы в N 59-АП*.

* Формы утратили силу, см. приказ МЗ СССР от 8.01.88 N 14.

Книжка состоит из корешка и отрывной квитанции (талона), обозначенных одним порядковым номером. Корешки квитанций служат для учета лекарственных средств, изготовленных по индивидуальным рецептам (экстемпоре). Подсчитанная за день (смену) по корешкам квитанций сумма заказов указывается на обороте последнего корешка, ставится дата и подпись материально ответственного лица.

1.20. Для учета индивидуально изготовленных лекарственных средств без квитанций принятые заказы регистрируются в рецептурном журнале по форме N 65-АП*.

* Формы утратили силу, см. приказ МЗ СССР от 8.01.88 N 14.

Сумма выручки по индивидуально изготовленным лекарственным средствам без квитанций определяется путем подсчета чеков, которые накапливаются отдельно от чеков за готовые лекарственные средства. В конце рабочего дня (смены) подсчитывается итог по рецептурному журналу, который подписывается провизором-технологом и используется для последующего учета.

1.21. На основании подсчета корешков квитанций на заказанные лекарства, итогов рецептурного журнала по форме N 65-АП и кассовых чеков (талонов) на готовые лекарственные средства в конце рабочего дня (смены) в журнале учета рецептуры по форме* N 71-АП записываются одной строкой данные о количествах и суммах экстемпоральных рецептов и готовых лекарственных форм, изготовленных и отпущенных по рецептам.