"Журнал учета неисправностей технических средств" является основной формой учета неисправностей в подразделениях ТСТК. Журналы ведутся в каждом отделе (группе) ТСТК таможенных органов.
Количество журналов и ответственных за их ведение исполнителей определяет начальник отдела (группы) ТСТК с учетом числа и территориального размещения постов контроля. При этом должен быть обеспечен полный учет всех неисправностей ТС. В журнал заносят также неисправности вспомогательных средств, используемых для технического обслуживания ТС и их ремонта, и другого оборудования (оргтехника, копировально-множительная, вычислительная и пр.), восстановленного специалистами отдела.
Журнал должен быть взят на учет (иметь инвентарный номер), листы в нем должны быть прошиты и пронумерованы.
Срок хранения оконченных журналов - 2 года, после чего их можно уничтожить по акту, утвержденному начальником таможенного органа.
Начальник отдела (группы) обязан периодически (не реже 1 раза в квартал) проверять состояние, правильность ведения и полноту учета неисправностей ТС в "Журнале учета неисправностей технических средств" и делать следующую запись: "Проверил ведение журнала. Замечаний нет." Дата. Подпись. Фамилия. (или "Замечания: 1..., 2.... Срок устранения ...)