В графе "Дата" записывают: слева - дату выпуска (число, месяц, год), справа - дату ввода в эксплуатацию (число, месяц, год).
В графе "Наработка" указывают наработку изделия на момент обнаружения неисправности в часах, циклах и других единицах измерения, указанных в эксплуатационной документации (наработку в днях, месяцах и годах не указывать).
При отсутствии счетчика наработку указывают ориентировочно, исходя из режима использования изделия.
В графе "Дата обнаружения, вид работ, внешнее проявление неисправности" записывают дату обнаружения неисправности (число, месяц, год), вид работ (досмотровые работы с прибором, профилактические работы с указанием периодичности: ежемесячные, ежеквартальные и др.) и внешнее проявление неисправности (как визуально проявляется неисправность).
В графе "Причина неисправности" указывают конкретную причину изменения качественного состояния или свойств функционального узла, платы или элемента, приведшую к неисправности изделия. Например: "Пробой выпрямительного диода VD15 типа КД202Б в схеме источника напряжения + 12В блока питания".
Если причина отказа связана с влиянием внешних факторов, таких как внешние источники электропитания (броски напряжений и токов, изменение частоты питающей сети и т.д.), атмосферные воздействия (температура, влажность и др.), ошибки обслуживающего персонала (несоблюдение последовательности действий с органами управления, невыдерживание временных и температурных режимов работы, нарушение ограничений при работе с аппаратурой) и других причин, то их также необходимо указать в этой графе.
В графе "Дата и способ устранения, сведения о трудозатратах и простое" указывают конкретный способ устранения неисправности (замена, пайка, клепка, склеивание, сращивание и др.) и полное наименование замененного или подвергнувшегося восстановительному ремонту элемента, узла, платы, блока. Здесь же указывают трудозатраты на поиск неисправности, ее устранение и настройку после ремонта и суммарное время простоя аппаратуры в неисправном состоянии.
В графе "Примечание" записывают дополнительные сведения, не вошедшие в предыдущие графы: сведения об отправке в ремонт, отметки о составлении карточки учета неисправности, рекламационного акта, стоимости ремонта, если он выполняется по отдельному договору, записи контролирующих лиц и другие сведения, которые могут потребоваться при дальнейшей эксплуатации. В журнале учитываются также случаи неподтвердившихся либо самоустраняющихся неисправностей. При их повторении на одном и том же типе аппаратуры необходимо проводить дополнительные исследования для выявления причин таких неисправностей.