304. Все исполненные документы, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, группируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
305. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется работником, ответственным за делопроизводство.
306. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем лицу ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении для формирования их в дела.
307. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
а) раздельно группировать в дела документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу;
б) помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
в) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
г) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, или в Департамент управления делами и кадров, лишние экземпляры, черновики;
(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом Минздрава России от 9 января 2018 года N 6. - См. предыдущую редакцию)
д) по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
308. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. К распорядительным документам (приказы Министерства, протоколы) составляется внутренняя опись документов. Образец оформления внутренней описи документов дела приводится в приложении N 32.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ними. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.
Документы Министерства группируются в несколько дел: протоколы заседаний коллегии, документы к заседаниям коллегии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по оперативным вопросам.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела по фамилиям и располагаются в них в алфавитном порядке.
Переписка группируется в основном за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство соответствующих структурных подразделений, несут личную ответственность за полную сохранность документов и дел.
309. Документы структурных подразделений, отобранные для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу (длительного хранения) подлежат полному оформлению, а дела временного хранения (до 10 лет) - частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает:
а) подшивку или переплет документов в твердые обложки из картона на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста с резолюциями к ним;
б) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 33);
в) нумерацию листов в деле;